2022B PT 217043036

MarcaTemporal	1/12/2023, 10:44:35 PM
1. Presentación de la empresa.	La Fundación hospital San Pedro fue constituida en 1930, Esta empresa fue constituida como ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO y se dedica a Actividades de hospitales y clínicas con internación, su actividad principal es Actividades de hospitales y clínicas con internación, tiene como domicilio principal de su actividad la dirección, CALLE 16 CARRERA 43 ESQUINA BARRIO SAN PEDRO en la ciudad de PASTO, NARIÑO. Con su Portafolio de servicios: Atención al Usuario, urgencias, Hospitalización, Unidades de cuidados críticos, Servicios quirúrgicos, Consulta externa, Apoyo diagnóstico, Unidad Funcional de Cáncer del Adulto – UFCA, Apoyo terapéutica, Unidad Renal, Servicio farmacéutico, Docencia servicio, Centro de Investigaciones Clínicas - CIC, Unidad de trasplantes, Unidad de Alta Dependencia Obstétrica (UADO), Banco de sangre. Es importante señalar que la Junta de Acreditación en Salud en su sesión del pasado 19 de mayo de 2020, ratificada por el Consejo Directivo del ICONTEC el 20 de mayo de 2020, una vez analizado el informe de visita de evaluación de otorgamiento de Acreditación en Salud y con base en lo establecido en el Decreto 1011, Decreto 903 de 2014, la Resolución 2082 de 2014 y el manual de estándares hospitalario y ambulatorio, aprobó el otorgamiento del Certificado de Acreditación en la categoría de Institución Acreditada a la FUNDACIÓN HOSPITAL SAN PEDRO ubicado en la ciudad de Pasto, Departamento de Nariño. El hospital, logró las calificaciones necesarias por grupos de estándares, para obtener el reconocimiento en la categoría de INSTITUCIÓN ACREDITADA EN SALUD y desde el Concejo de Pasto se hace un merecido reconocimiento a esa labor ardua de compromiso con la calidad en la prestación de los servicios de salud, lo cual nuestra región se consolida como una de las líderes en el país con mayor número de entidades acreditadas
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el área de Subgerencia Administrativa y Financiera de la Fundación Hospital San Pedro se maneja procesos contractuales administrativos por lo tanto desde el área se realiza las solicitudes de contratos de acuerdo con las necesidades que surjan en el hospital con un formato ya establecido que contiene el nombre del contratista, Nit, objeto de contrato, responsabilidades del contratista y contratante, fecha de inicio, fecha de terminación, valor a pagar, forma de pago, y datos de contacto. Además, existen diferentes tipos de contratos: de obra, prestación de servicios, comodato, mantenimiento, suministro, y supervisados por otras dependencias, en cada contrato se presentan propuestas o cotizaciones en las cuales el Subgerente Mauricio Calvache se reúne con los gerentes, o representantes legales de las empresas que presten el servicio o ya bien sea el proveedor, luego se procede a Gerencia y por último a el área de Jurídica, si es bien tiene que ver con el aspecto jurídico, el seguimiento desde la subgerencia es fundamental y es constante desde el momento que se los elabora, estar pendiente cuales están por vencer, gestionar los documentos de representación legal, y los anticipos en los contratos, estos se realizan teniendo en cuenta el tipo de contrato y la forma de pago. El proceso de anticipos se hace según el tipo de contratos, en el contrato de compraventa por lo general se hacen anticipos al 100% los demás se realizan a 40% 20% 10% depende el acuerdo con el proveedor o contratista. El subgerente y el representante determinan las cotizaciones, forma de pago, y se lo ejecuta desde la subgerencia, lo primero que se hace es crear el usuario que se encarga el área contable y los Rut que solicita pues dependiendo de ello se aplica las retenciones y los diferentes impuestos, nuestra área pregunta cuales son las retenciones las cuales varían según el Rut actualizado, siempre se pregunta pues si se realiza mal algún procedimiento se vería afectado en más o menos dinero. Cuando es por servicios y supera la base el salario mínimo se hace retener una fuente y se solicita planilla de seguridad social. Luego se traslada al área de pagaduría lo cual muchas veces los pagos no se efectúan a tiempo y lo que se quisiera es mejorar una comunicación entre contabilidad y pagaduría y en si mejorar el control y seguimiento de este proceso, siendo desde el área de subgerencia los veedores para que estos se efectúen bien.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	*Dificultad seguimiento de los contratos que están próximos a vencer *Pago inoportuno de anticipos por parte del área de pagaduría *La Subgerencia Administrativa y Financiera de la FHSP tiene como estrategia agendar por un tiempo anticipado (3 meses) los contratos que están próximos a vencer. Se tiene un documento en Excel dónde se establece la fecha de inicio y finalización del mismo, sin embargo, es necesario que se establezca una estrategia de seguimiento para verificar qué contratos necesariamente se deben renovar, para así, proceder con la solicitud de cotización, y documentos de representación legal. *Enviar a cada contratista correos repetitivos solicitando documentos de representación legal: Cédula, cámara de comercio, RUT actualizado, algunos no envían a tiempo *Inconvenientes con la responsabilidad contractual del contrato. *Con lo anterior, Realizar solicitudes de contratos después de la fecha de vencimiento, implica problemas para las afiliaciones de seguridad social (si es referido a persona natural y prestación de servicio) *Problemas para el establecimiento de pólizas
4. Posible solución a explorar.	*Crear estrategias para facilitar este proceso o un sistema que permita estar monitoreando. *Crear formato de alerta en Excel para conocer que tipos de contratos están por vencer. *Mejorar la comunicación que existe entre contabilidad, pagaduría y Subgerencia Administrativa y evitar problemas futuros relacionados con ella.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	*Crear la matriz Dofa sobre el proceso de contratos *Solicitar al área Jurídica los contratos actuales 2023 y conocer cuales se renovaron, a partir de ello crear el formato para contratos en Excel y permitir crear alerta en fechas de contratos que están por vencer. *Elaborar la plataforma, sistema o formato para el proceso de contratos *Crear carpeta en el correo de Subgerencia con todos los correos de los diferentes contratistas para poder solicitar documentos necesarios. *Dinámicas semanales de comunicación interna
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	*Permitir y garantizar que los procesos contractuales se puedan efectuar eficazmente, así misma salvaguardar de manera legal a la Institución frente a diferentes procesos o actividades que se vayan a realizar. *Lograr un control apropiado en los anticipos y su correcta contabilización así darán el insumo de información para proceder con el cierre contable y gestión por pagaduría.
7. Producto a entregar (PPM).	Formato y estrategias para facilitar el proceso contractual administrativos desde la misma solicitud, hasta su legalización, los anticipos, acuerdos, pagos, la respectiva autorización de cada área involucrada y la solicitud de documentos a los contratos próximos a vencer.
8. Cronograma de trabajo.	21 de noviembre al 30 de diciembre de 2022: Conocer todos los procesos de la subgerencia administrativa y el de mayor interés fue el proceso de contratos. 2 a 20 de enero del 2023: Avanzar en el plan de trabajo y si es posible modificarlo mientras se conoce mejor el proceso de contratos 23 de enero al 24 de febrero 2023: Investigar y consultar sistemas, estrategias, formatos o plataformas que permitan monitorear los contratos, también consultar y apoyarse en investigaciones vía web que alternativas hay para mejorar procesos de contratos. 27 de febrero al 31 de marzo 2023: con la supervisión de la secretaria de Subgerencia la estudiante de la universidad de Nariño dará a conocer su plan de trabajo para su respectiva opinión y observaciones. Mayo 2023: socialización del plan de trabajo.
Nombres	Evelyn Maryeli
Apellidos	Benavides Zambrano
Código	217043036
Celular	3126181407
Cede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	evelynbenavides@outlook.com
Asesor	Oscar Benavides Paz
Observaciones.	Ninguna