2026A PT 221043008

Marca Temporal	6/4/2026, 12:42:28 PM
1. Presentación de la empresa.	La Cámara de Comercio de Pasto es una entidad privada sin ánimo de lucro, de carácter corporativo y gremial, encargada de cumplir funciones propias reconocidas por el Código de Comercio, la Ley 1727 de 2014 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en su gestión institucional maneja información registral, contractual, administrativa y de proveedores, por lo que requiere procesos documentados, trazables y controlados, de acuerdo con su Manual de Calidad, la entidad orienta su misión al desarrollo empresarial regional mediante la seguridad jurídica en registros públicos, la promoción de iniciativas empresariales, el fortalecimiento del tejido empresarial y la articulación público-privada, esta misión exige que los procesos de apoyo, entre ellos Gestión Administrativa y Logística, funcionen con oportunidad, orden documental y confiabilidad operativa. El proceso de Gestión Administrativa y Logística cumple una función de apoyo esencial: garantizar la disponibilidad de recursos, compras, insumos, servicios, información de proveedores y soportes administrativos necesarios para que las demás áreas puedan operar, su gestión se articula con la Coordinación Administrativa, la Coordinación de Compras, el Departamento Administrativo y Financiero, Secretaría General, Planeación, Control de Gestión y el Sistema de Gestión de Calidad. La problemática detectada aparece en un momento de transición institucional: la creación de una nueva Coordinación Administrativa modificó roles, responsabilidades y flujos de trabajo, pero dichos cambios no fueron actualizados con la misma oportunidad en la documentación del proceso, en el gestor ISWO ni en los permisos del aplicativo JSP7, por eso, el proceso quedó expuesto a fallas de trazabilidad, retrasos operativos y debilidad probatoria frente a auditorías internas.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El diagnóstico se construye con base en tres fuentes internas: el informe de auditoría de Gestión Logística de la vigencia 2025, el acta de seguimiento al plan de acción del 14 de abril de 2026 y el formato F-GC-036 de plan de acción y seguimiento del proceso, estas fuentes permiten identificar que la situación no corresponde a una falla menor, sino a un incumplimiento integral de acciones comprometidas frente al Sistema de Gestión de Calidad. En el acta de seguimiento se establece que no se presentaron acciones para subsanar los hallazgos y, en consecuencia, no existían evidencias por parte de la oficina Administrativa y Logística, igualmente, se dejó constancia de que el área tenía cuatro hallazgos pendientes y ninguno había sido subsanado, esta conclusión activa la necesidad de un plan de mejoramiento con soportes de cierre verificable; el informe de auditoría interna de Gestión Logística, correspondiente a la auditoría número 08 de septiembre de 2025, tuvo como objetivo revisar el cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001:2015 en los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio de Pasto, dentro de la lista de verificación se revisaron requisitos asociados con información documentada, planificación de cambios, control operacional, recursos, control de servicios suministrados externamente, auditoría interna, análisis, evaluación y mejora. La situación crítica se concreta en cuatro hallazgos: la falta de ajuste del proceso ante la creación de la Coordinación Administrativa, la desactualización de la caracterización y de los numerales 10 y 10. 3, la ausencia de usuario del aplicativo de gestión para la coordinación de compras y la necesidad de digitalizar y sistematizar la base de datos de proveedores.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La consecuencia más relevante es el debilitamiento del Sistema de Gestión de Calidad, porque un hallazgo sin evidencia de subsanación no permite demostrar mejora, control ni eficacia de las acciones implementadas, este punto es sensible para la entidad, ya que la auditoría interna y el seguimiento de acciones son mecanismos formales para verificar el cumplimiento de requisitos y la mejora continua, en términos operativos, la falta de alineación entre proceso, roles y plataformas genera demoras en solicitudes de compra, ingreso de productos, consulta de proveedores y toma de decisiones, cuando el líder del proceso no cuenta con usuario y permisos en JSP7, se obliga a depender de terceros, lo cual aumenta tiempos de respuesta y dificulta el seguimiento de responsabilidades. En términos documentales, la caracterización desactualizada produce una brecha entre lo que el proceso realmente hace y lo que el Sistema de Gestión de Calidad tiene publicado, esta diferencia es crítica porque la información documentada debe orientar la operación real, no quedarse como un archivo formal sin correspondencia con la práctica diaria, en términos de trazabilidad, la base de proveedores sin digitalización ni centralización dificulta identificar información vigente, soportes contractuales, historial de relación comercial y controles de actualización. Además, al tratarse de datos de contratistas y proveedores, la entidad debe manejar esta información con criterios de seguridad, actualización, confidencialidad y disponibilidad.
4. Posible solución a explorar.	El plan se fundamenta en la Gestión por Procesos y en la mejora continua mediante el ciclo PHVA, este enfoque es el más pertinente porque la problemática identificada se origina en una desalineación entre proceso, responsables, documentos, tecnología y evidencias, no se trata de una actividad aislada, sino de un sistema de trabajo que debe ser corregido de manera integral, la Gestión por Procesos entiende la organización como un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas en resultados con valor para usuarios internos y externos, el propio Manual de Calidad de la Cámara de Comercio de Pasto reconoce que su Sistema de Gestión de Calidad está basado en procesos secuenciales e interdependientes, orientados a generar valor y satisfacer necesidades de clientes internos y externos. El ciclo PHVA, asociado a Deming y usado ampliamente en gestión de calidad, permite estructurar la mejora de forma ordenada: Planear las acciones con base en diagnóstico y causa raíz; Hacer los ajustes documentales, tecnológicos y operativos; Verificar evidencias, indicadores y eficacia; y Actuar mediante estandarización de controles para evitar que el hallazgo se repita. La NTC ISO 9001:2015 refuerza esta decisión metodológica porque exige enfoque a procesos, información documentada, planificación de cambios, soporte, operación, evaluación de desempeño y mejora, además, ISO mantiene la edición 2015 como la quinta y actual versión de la norma mientras se desarrolla una nueva revisión, por lo que resulta correcto articular el plan a dicho marco normativo.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología se organiza en cuatro fases consecutivas, pero con verificación permanente. Cada fase genera productos y evidencias que deben incorporarse a una carpeta digital de cierre del plan. El propósito es que el proceso no solo declare avances, sino que pueda demostrar documentalmente cada acción realizada.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Cada evidencia debe cumplir cuatro condiciones: identificarse con el hallazgo que cierra, tener fecha, permitir verificar quién ejecutó o aprobó la acción y demostrar el resultado real, no se recomienda presentar únicamente correos de solicitud; se debe anexar la respuesta, captura, documento publicado, acta o registro que demuestre la implementación. La carpeta digital del plan debe organizarse en subcarpetas: H1 Procedimiento de compras, H2 Caracterización ISWO, H3 Usuario JSP7, H4 Base proveedores y Control transversal. Cada subcarpeta debe contener un archivo índice con nombre de evidencia, fecha, responsable y estado.
7. Producto a entregar (PPM).	Plan De Mejoramiento Estratégico De Reingeniería Y Acción Correctiva Los productos deben ser concretos y suficientes para que Control Interno, Calidad o Planeación puedan revisar el cierre sin depender de explicaciones verbales. Se proponen los siguientes entregables: • Matriz de diagnóstico consolidada con los cuatro hallazgos, causa raíz, riesgo, acción, responsable y fecha de cierre. • Justificación técnica de incumplimiento previo, enfocada en la transición de liderazgo sin empalme documental y tecnológico completo. • Caracterización del proceso Gestión Administrativa y Logística actualizada y publicada en ISWO. • Procedimiento de compras integrado formalmente bajo la nueva Coordinación Administrativa, con flujo actualizado de adquisición e ingreso de productos. • Control de cambios documental, incluyendo versión, fecha, responsable, aprobador y ubicación en el gestor documental. • Solicitud, creación y evidencia de usuario/permisos en JSP7 para la Coordinación de Compras o líder definido. • Acta o registro de capacitación en JSP7, con asistentes, fecha, tema y soporte de ejecución. • Base de datos de proveedores digitalizada, centralizada y depurada con campos mínimos y responsable de actualización. • Instructivo corto para actualización de proveedores y periodicidad de revisión. • Tablero de indicadores del plan de mejoramiento con línea base, meta, avance y estado por hallazgo. • Actas de seguimiento semanal con compromisos y cierre de pendientes. • Informe final de cierre y solicitud formal de verificación de eficacia al área de Calidad y Planeación.
8. Cronograma de trabajo.	03-04 junio 2026 Apertura del plan, revisión documental, matriz de hallazgos y causa raíz. Acta de inicio, matriz de diagnóstico y carpeta digital. 04-05 junio 2026 Solicitudes formales de actualización documental, permisos JSP7 y credenciales para proveedores. Correos/oficios radicados y responsables definidos. 05-08 junio 2026 Ajuste de caracterización, procedimiento de compras y numerales 10 y 10. 3. Documento ajustado y enviado a Calidad/ISWO. 08-10 junio 2026 Activación de usuario JSP7, permisos y capacitación. Capturas de permisos, acta o listado de capacitación. 09-11 junio 2026 Digitalización y depuración de base de proveedores. Base centralizada, campos mínimos e instructivo. 11 junio 2026 Validación interna del paquete de evidencias. Lista de chequeo de evidencias y ajustes finales. 12 junio 2026 Entrega formal del plan y evidencias de subsanación. Informe de cierre y solicitud de verificación. 13-30 junio 2026 Seguimiento de eficacia y cierre técnico. Acta de verificación, tablero final y decisiones de mejora.
Nombres	Luis Camilo
Apellidos	Jimenez Portillo
Código	221043008
Celular	3146191797
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	luiscamilo883@gmail.com
Asesor	Oscar Ramos
Observaciones.	Ninguna

2026A PT 221043037

Marca Temporal	6/4/2026, 9:54:31 AM
1. Presentación de la empresa.	La empresa donde se desarrolla la práctica profesional corresponde a una entidad financiera del sector bancario colombiano, enfocada en brindar servicios financieros a clientes urbanos y rurales, especialmente a microempresarios y pequeñas y medianas empresas del país. Su labor se orienta al acompañamiento financiero de las personas y organizaciones, contribuyendo al crecimiento económico y al fortalecimiento de proyectos productivos mediante diferentes servicios de ahorro, crédito e inversión. La entidad cuenta con una amplia trayectoria y presencia en diferentes departamentos de Colombia, lo que le ha permitido consolidarse como una organización comprometida con el desarrollo social, económico y empresarial de las comunidades donde tiene participación. Asimismo, dispone de múltiples puntos de atención y un equipo de colaboradores que apoyan el cumplimiento de los objetivos institucionales y la prestación eficiente de los servicios ofrecidos. Debido a la naturaleza de sus operaciones, la organización mantiene altos estándares de cumplimiento normativo, gestión administrativa y control interno, especialmente en aspectos relacionados con seguridad de la información, administración de riesgos y continuidad del negocio. Esto le permite garantizar la confiabilidad de sus procesos y fortalecer la relación con clientes, proveedores y demás grupos de interés. La empresa se encuentra conformada por diferentes áreas administrativas y operativas que trabajan de manera articulada para asegurar el adecuado funcionamiento institucional. Entre estas se destacan las áreas relacionadas con compras, riesgos, tecnología, operaciones y gestión administrativa, las cuales cumplen funciones fundamentales para el desarrollo de las actividades financieras y el cumplimiento de los requerimientos regulatorios del sector. De igual manera, la entidad promueve una cultura organizacional basada en la mejora continua, la responsabilidad, el compromiso y la generación de confianza, buscando fortalecer constantemente sus procesos internos y adaptarse a las necesidades del entorno financiero y tecnológico actual.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Dentro de la entidad financiera se identificó una problemática relacionada con el control, organización y actualización de la documentación correspondiente a los proveedores críticos de la organización. Esta situación se evidenció principalmente en el área encargada de la gestión y seguimiento de terceros, debido a que gran parte de la información requerida para procesos de validación, cumplimiento normativo y gestión de riesgos se encontraba incompleta, desactualizada o dispersa en diferentes registros y carpetas institucionales. La problemática toma mayor relevancia teniendo en cuenta que, por tratarse de una entidad perteneciente al sector financiero, existe la necesidad de cumplir con diferentes requerimientos regulatorios y de supervisión relacionados con la validación de proveedores críticos, especialmente en temas asociados a documentación legal, financiera, SARLAFT, riesgo operativo, seguridad de la información y continuidad del negocio. La Superintendencia Financiera de Colombia (2023) establece que las entidades vigiladas deben implementar mecanismos de control y monitoreo que permitan identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados a terceros y proveedores que participan en procesos críticos de la organización. Inicialmente, se evidenció que no todos los proveedores contaban con la documentación completa dentro de los archivos institucionales, lo cual dificultaba el proceso de revisión y seguimiento. Entre los documentos faltantes o pendientes de actualización se encontraban soportes como cámara de comercio, RUT, estados financieros, composición accionaria, documentación de representantes legales y diferentes certificados asociados a la gestión de riesgos y seguridad de la información. Asimismo, se identificó que algunos proveedores no contaban con registros completos dentro de la plataforma Bantotal, especialmente en aspectos relacionados con la composición accionaria y el registro de representantes legales. Esta situación representaba una dificultad para la correcta validación y trazabilidad de la información de terceros dentro del sistema institucional. Adicionalmente, el proceso presentaba dificultades en cuanto al seguimiento oportuno de la documentación solicitada, debido a que algunos proveedores demoraban el envío de los soportes requeridos o informaban restricciones para compartir determinada información por temas de confidencialidad y políticas internas. Esto generaba retrasos en la consolidación de la información y en el proceso de validación documental requerido por las áreas encargadas de riesgos y cumplimiento. Otra de las dificultades identificadas estaba relacionada con la organización de la información, ya que no existía una estructura unificada y actualizada que permitiera clasificar fácilmente los documentos legales, financieros y de riesgos de cada proveedor crítico. Esto ocasionaba mayor tiempo en la búsqueda de información, dificultades en los procesos de revisión y limitaciones para realizar un seguimiento eficiente del estado de cumplimiento documental. Según Quiceno Rúa (2017), una gestión adecuada de proveedores requiere información actualizada, verificable y disponible oportunamente, debido a que la calidad de los registros influye directamente en los procesos de evaluación y administración de riesgos asociados a terceros. Frente a esta situación, surgió la necesidad de fortalecer el proceso de organización, actualización y validación documental de los proveedores críticos, mediante actividades enfocadas en la revisión de información existente, solicitud de documentos faltantes, seguimiento continuo a proveedores, actualización de registros en la plataforma Bantotal y consolidación de una matriz de control que permitiera identificar el estado de cumplimiento de cada uno de los terceros evaluados. Todo lo anterior con el propósito de contribuir al fortalecimiento del control interno, facilitar la gestión documental de proveedores y apoyar el cumplimiento de los requerimientos establecidos por las áreas de riesgos y control de la entidad financiera.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La falta de actualización, organización y control adecuado de la documentación correspondiente a los proveedores críticos genera diferentes impactos dentro de la entidad financiera, afectando tanto los procesos administrativos como el cumplimiento normativo y la gestión integral de riesgos. Debido a que la organización pertenece al sector financiero, la validación y seguimiento de terceros constituye un aspecto fundamental para garantizar la seguridad, continuidad y transparencia de las operaciones institucionales. Uno de los principales impactos identificados corresponde al riesgo de incumplimiento frente a los requerimientos establecidos por los entes de control y supervisión financiera. La ausencia de documentación actualizada o la falta de soportes relacionados con aspectos legales, financieros y de riesgos puede generar observaciones, requerimientos o hallazgos durante procesos de auditoría, revisiones internas o supervisiones regulatorias. Esto representa una afectación importante para la organización, considerando que el sector financiero exige altos niveles de control y trazabilidad documental. De igual manera, la carencia de información completa de los proveedores críticos dificulta la adecuada evaluación de riesgos asociados a terceros. Al no contar con documentos actualizados relacionados con seguridad de la información, continuidad del negocio, ciberseguridad, gestión de incidentes o riesgo operativo, la entidad puede presentar limitaciones para identificar posibles vulnerabilidades que podrían afectar el funcionamiento de los procesos institucionales y la prestación de los servicios financieros. Torres Vargas, Casas Castellanos y Ferreira Lazo (2013) indican que la identificación y evaluación de riesgos requiere información confiable y actualizada, ya que la ausencia de datos relevantes limita la capacidad de anticipar posibles eventos que afecten la continuidad de las operaciones. Otro impacto importante se relaciona con la afectación en la eficiencia operativa de las áreas encargadas de la gestión documental y validación de proveedores. La información dispersa, incompleta o desorganizada incrementa los tiempos de búsqueda, revisión y consolidación documental, generando retrasos en las actividades administrativas y aumentando la carga operativa del personal encargado del proceso. Asimismo, la falta de registros completos dentro de la plataforma Bantotal, especialmente en aspectos relacionados con composición accionaria y representantes legales, limita la trazabilidad y actualización de la información de terceros dentro del sistema institucional. Esto puede generar inconsistencias en los registros internos y dificultades para realizar procesos de validación y seguimiento de manera eficiente. La problemática también puede generar riesgos reputacionales para la entidad, debido a que una gestión inadecuada de proveedores críticos podría afectar la percepción de control, seguridad y cumplimiento frente a clientes, aliados estratégicos y organismos supervisores. En el sector financiero, mantener relaciones adecuadas con terceros y contar con controles sólidos sobre la información constituye un aspecto fundamental para preservar la confianza institucional. Adicionalmente, la demora en la recepción de documentación por parte de algunos proveedores ocasiona retrasos en la consolidación de reportes y en los procesos de revisión realizados por el área de riesgos. Esto afecta la oportunidad con la que se ejecutan las validaciones internas y dificulta el seguimiento oportuno del estado de cumplimiento de cada proveedor crítico. Finalmente, la ausencia de una estructura organizada y centralizada para el almacenamiento documental puede generar duplicidad de información, pérdida de soportes importantes y dificultades para mantener actualizados los registros institucionales, afectando directamente la capacidad de respuesta de la empresa frente a requerimientos internos y externos relacionados con control y supervisión documental.
4. Posible solución a explorar.	Como posible solución frente a la problemática identificada, se plantea el fortalecimiento del proceso de gestión, organización y validación documental de los proveedores críticos de la entidad financiera, mediante la implementación de mecanismos de control y seguimiento que permitan mantener la información actualizada, centralizada y disponible para los diferentes procesos internos relacionados con riesgos, cumplimiento y supervisión. Según la Norma ISO 27001 (ISO, 2022), las organizaciones deben establecer controles para garantizar la disponibilidad, integridad y adecuada gestión de la información, especialmente cuando esta es compartida con terceros que participan en procesos críticos. Inicialmente, la solución se enfoca en realizar una revisión detallada de la documentación existente de cada proveedor crítico, con el propósito de identificar documentos faltantes, vencidos o pendientes de actualización. Esta actividad permite establecer un diagnóstico del estado actual de cumplimiento documental y facilita la priorización de los soportes requeridos para cada tercero. Posteriormente, se propone la creación de una estructura organizada de almacenamiento documental, separando la información en carpetas específicas para documentos legales y financieros, así como para documentos asociados a riesgos y seguridad de la información. Esta clasificación facilita el acceso a la información, optimiza los tiempos de búsqueda y mejora el control interno sobre los soportes entregados por los proveedores. Como parte de la solución, también se plantea fortalecer la comunicación y seguimiento con los proveedores críticos mediante el envío de correos electrónicos y llamadas de verificación orientadas a solicitar la documentación pendiente y realizar seguimiento oportuno a los requerimientos realizados por la entidad. Esto permite mejorar la gestión de respuesta de los terceros y contribuir al cumplimiento de los tiempos establecidos para la consolidación de la información. Adicionalmente, se propone la implementación y actualización constante de una matriz de control documental que permita registrar el estado de cumplimiento de cada proveedor frente a los requisitos solicitados. En dicha matriz se contemplan aspectos relacionados con documentación legal, financiera, SARLAFT, riesgo operativo, ciberseguridad, continuidad del negocio y seguridad de la información, permitiendo identificar fácilmente si cada proveedor cumple, no cumple o cumple parcialmente con los requerimientos establecidos. La solución también contempla la actualización y registro de información faltante dentro de la plataforma Bantotal, especialmente en temas relacionados con composición accionaria y representantes legales. Esto contribuye a mejorar la trazabilidad de la información institucional y fortalecer los registros internos asociados a la gestión de terceros. De igual manera, se plantea mantener observaciones y anotaciones específicas dentro de la matriz cuando algún proveedor presente restricciones para compartir determinada documentación por temas de confidencialidad o políticas internas. Esto permite conservar evidencia del seguimiento realizado y mantener soporte frente a posibles revisiones o auditorías. Finalmente, la consolidación de toda la documentación y validaciones realizadas permitirá generar reportes organizados para el área de riesgos, encargada de efectuar la revisión final y el análisis correspondiente de los proveedores críticos. Con ello, se busca contribuir al fortalecimiento del control interno, mejorar la eficiencia administrativa del proceso y apoyar el cumplimiento de los requerimientos regulatorios y de gestión de riesgos establecidos para la entidad financiera.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para el desarrollo de la solución planteada frente a la problemática identificada, se implementará una metodología de trabajo basada en la revisión documental, organización de información, seguimiento continuo y validación de cumplimiento de los proveedores críticos de la entidad financiera. Esta metodología permitirá fortalecer el control interno y facilitar la consolidación de información requerida por las áreas encargadas de riesgos y supervisión. Hernández Sampieri y Mendoza (2018) afirman que los procesos de diagnóstico, recolección de información y seguimiento sistemático permiten identificar oportunidades de mejora y fortalecer la gestión organizacional mediante acciones basadas en evidencia. El proceso inicia con una etapa de diagnóstico y revisión de la documentación existente de cada proveedor crítico. En esta fase se realiza la verificación de los soportes que ya se encuentran almacenados dentro de los archivos institucionales y plataformas internas, con el fin de identificar documentación faltante, vencida, incompleta o pendiente de actualización. Esta actividad permite establecer el estado actual de cumplimiento documental de cada tercero y determinar los requerimientos necesarios para completar la información. Posteriormente, se desarrolla una etapa de organización documental mediante la creación y estructuración de carpetas específicas para cada proveedor crítico. Con el propósito de mejorar el acceso y control de la información, la documentación será clasificada en dos grupos principales: Documentos legales y financieros. Documentos asociados a riesgos y seguridad de la información. Esta clasificación permitirá mantener una estructura más ordenada y facilitará los procesos posteriores de revisión y seguimiento. Como parte de la metodología, se llevará a cabo el proceso de solicitud de documentación faltante a los proveedores críticos. Para ello, se realizará el envío de correos electrónicos formales especificando los documentos requeridos y los plazos establecidos para su entrega. Asimismo, se efectuarán llamadas de seguimiento y acompañamiento con el objetivo de verificar el avance del proceso y promover el envío oportuno de la información solicitada. Una vez recibida la documentación, se procederá a realizar la validación de cada soporte mediante una matriz de control documental diseñada para el seguimiento de proveedores críticos. En esta matriz se registrará el estado de cumplimiento de cada requisito solicitado, utilizando criterios como: Cumple. No cumple. Cumple parcialmente. De igual manera, en los casos donde los proveedores informen restricciones para compartir determinada información debido a políticas internas o temas de confidencialidad, se registrarán las observaciones correspondientes dentro de la matriz, dejando evidencia del proceso de gestión realizado. Adicionalmente, dentro de las actividades planteadas se contempla la actualización y registro de información faltante en la plataforma Bantotal, especialmente en aspectos relacionados con representantes legales y composición accionaria de algunos proveedores críticos. Esta actividad se realizará con apoyo de la persona encargada de la administración de la plataforma, permitiendo fortalecer la trazabilidad y confiabilidad de los registros institucionales. Otra de las actividades fundamentales corresponde a la consolidación y actualización continua de la información recolectada, permitiendo mantener un control permanente sobre el estado documental de los 24 proveedores críticos identificados por la entidad. Esto facilitará la generación de reportes organizados y actualizados para el área de riesgos, encargada de realizar la revisión y análisis correspondiente frente a los requerimientos normativos y de gestión de riesgos. Finalmente, la metodología contempla un seguimiento constante al avance del proceso, con el fin de identificar pendientes, realizar controles periódicos y garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos dentro del plan de mejora.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de la solución propuesta permitirá generar diferentes beneficios para la entidad financiera, especialmente en aspectos relacionados con control documental, gestión de riesgos, eficiencia administrativa y cumplimiento normativo. El fortalecimiento del proceso de validación y seguimiento de proveedores críticos contribuirá a mejorar la organización de la información y facilitará las actividades desarrolladas por las diferentes áreas involucradas en el proceso. De acuerdo con ISO (2022), la adecuada gestión y control de la información contribuye al fortalecimiento de los procesos organizacionales, mejora la capacidad de respuesta frente a auditorías y facilita la gestión integral de riesgos. Uno de los principales resultados esperados corresponde a la consolidación de una base documental más organizada, actualizada y centralizada de los proveedores críticos de la entidad. Esto permitirá contar con información de fácil acceso y consulta, reduciendo los tiempos invertidos en la búsqueda y validación de documentos requeridos para auditorías, revisiones internas y solicitudes realizadas por las áreas de riesgos y cumplimiento. Asimismo, se espera mejorar el nivel de cumplimiento documental de los proveedores críticos, mediante la actualización de soportes legales, financieros y de gestión de riesgos que anteriormente se encontraban incompletos o desactualizados. Esto permitirá fortalecer los controles internos de la organización y contribuir al cumplimiento de los requerimientos establecidos por los entes de supervisión del sector financiero. Otro beneficio importante será el fortalecimiento de los procesos de gestión de riesgos asociados a terceros. Al contar con documentación relacionada con ciberseguridad, continuidad del negocio, gestión de incidentes, seguridad de la información y riesgo operativo, la entidad tendrá mayores herramientas para realizar análisis y validaciones más completas sobre los proveedores que participan en procesos críticos de la organización. Quiceno Rúa (2017) sostiene que la evaluación continua de proveedores críticos permite disminuir la exposición a riesgos operativos, legales y reputacionales dentro de las organizaciones. De igual manera, la actualización de registros dentro de la plataforma Bantotal permitirá mejorar la trazabilidad y confiabilidad de la información institucional relacionada con representantes legales y composición accionaria de los proveedores. Esto contribuirá a mantener registros internos más completos y alineados con las necesidades de control y seguimiento de la entidad. La solución también permitirá optimizar la eficiencia operativa de las áreas involucradas en el proceso, debido a que la organización documental y la implementación de una matriz de seguimiento facilitarán el control del estado de cumplimiento de cada proveedor crítico. Esto ayudará a disminuir reprocesos, reducir tiempos administrativos y mejorar el seguimiento de la documentación pendiente. Adicionalmente, se espera fortalecer la comunicación y relación institucional con los proveedores, mediante procesos de seguimiento más organizados y estructurados que permitan mantener una interacción más eficiente frente a la solicitud y entrega de documentación requerida. Otro resultado esperado corresponde al apoyo brindado al área de riesgos, ya que la consolidación de información actualizada permitirá generar reportes más completos y confiables para los procesos de revisión y análisis interno. Esto facilitará la identificación de posibles riesgos asociados a terceros y contribuirá a una mejor toma de decisiones dentro de la organización. Finalmente, el desarrollo de esta solución contribuirá al fortalecimiento del control interno y a la mejora continua de los procesos administrativos de la entidad financiera, permitiendo generar mayor orden, trazabilidad y seguridad en la gestión documental de los proveedores críticos, aspectos fundamentales para el adecuado funcionamiento y cumplimiento de las exigencias del sector financiero.
7. Producto a entregar (PPM).	Como resultado del desarrollo del plan de práctica y de las actividades ejecutadas para contribuir al fortalecimiento del proceso de gestión documental de proveedores críticos, se espera realizar la entrega de diferentes productos que evidencien el trabajo desarrollado y el avance obtenido dentro de la entidad financiera. Uno de los principales productos a entregar corresponde a la matriz de seguimiento y validación documental de los proveedores críticos, en la cual se consolida la información relacionada con el estado de cumplimiento de cada uno de los requisitos solicitados. Esta matriz permitirá evidenciar de manera organizada los documentos entregados por los proveedores, así como las validaciones realizadas frente a aspectos legales, financieros y de riesgos. Dentro de esta matriz se incluirán campos relacionados con documentación como cámara de comercio, RUT, estados financieros, composición accionaria, representantes legales, certificaciones de riesgos, seguridad de la información, continuidad del negocio, ciberseguridad y demás soportes requeridos por la entidad. Asimismo, se registrarán observaciones, anotaciones y estados de cumplimiento correspondientes a cada proveedor crítico evaluado. Otro producto a entregar será la organización y consolidación de las carpetas documentales de los proveedores críticos, clasificadas en: Documentos legales y financieros. Documentos asociados a riesgos y seguridad de la información. Esta estructura documental permitirá mejorar el acceso, consulta y control de la información institucional relacionada con terceros. Adicionalmente, se entregará el registro y actualización de información dentro de la plataforma Bantotal, específicamente en aspectos relacionados con representantes legales y composición accionaria de los proveedores críticos que presentaban información incompleta o inexistente dentro del sistema. También se contempla como producto la consolidación de evidencias de gestión realizadas durante el proceso, tales como correos electrónicos enviados a proveedores, seguimiento mediante llamadas, respuestas obtenidas y observaciones registradas frente a documentación restringida o pendiente de entrega. Estas evidencias permitirán soportar el trabajo de seguimiento y validación desarrollado durante la práctica. Otro producto importante corresponde a la elaboración de reportes dirigidos al área de riesgos, en los cuales se refleje el avance del proceso, el estado de cumplimiento documental de los proveedores críticos y las principales novedades identificadas durante la revisión y validación de la información. Finalmente, se espera entregar un informe consolidado del proceso desarrollado, donde se describan las actividades realizadas, los avances alcanzados, las dificultades identificadas y los resultados obtenidos frente al fortalecimiento del control documental y seguimiento de los proveedores críticos de la entidad financiera.
8. Cronograma de trabajo.	El cronograma de actividades fue diseñado para organizar y realizar seguimiento al proceso de gestión documental y actualización de proveedores críticos de la entidad financiera durante los meses de febrero a mayo. En la primera semana de febrero se llevó a cabo la inducción al proceso, con el fin de conocer los procedimientos, herramientas y lineamientos necesarios para el desarrollo de las actividades. Posteriormente, durante las semanas dos y tres, se realizó la revisión documental de los proveedores, verificando la información existente y el cumplimiento de los requisitos establecidos. Durante las semanas tres y cuatro de febrero se identificaron los documentos faltantes y se inició la organización de las carpetas físicas y digitales, facilitando el acceso y control de la información. Asimismo, entre la última semana de febrero y la primera semana de marzo se efectuó la solicitud de documentos a los proveedores que presentaban información incompleta o desactualizada. En marzo se desarrolló el seguimiento a los proveedores para garantizar la entrega oportuna de los documentos requeridos. Una vez recibida la información, se inició el proceso de validación documental entre finales de marzo y principios de abril, verificando la vigencia, autenticidad y cumplimiento de los soportes entregados. Durante abril se llevó a cabo la clasificación documental y el registro de observaciones identificadas en la revisión, permitiendo mantener un control detallado sobre las novedades encontradas y los aspectos pendientes de subsanación. Finalmente, en mayo se realizó la actualización de la información en la plataforma BANTOTAL, asegurando que los registros de los proveedores reflejaran información actualizada y confiable. Posteriormente, se consolidó toda la información obtenida durante el proceso y se elaboraron los reportes correspondientes para el área de riesgos, dando cierre a las actividades programadas y contribuyendo al fortalecimiento del control documental de los proveedores críticos de la entidad financiera.
Nombres	Dayana Alexandra
Apellidos	Obando Pantoja
Código	221043037
Celular	3136027868
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	dayanaobando2904@gmail.com
Asesor	Nelson Mora
Observaciones.	Ninguna

2026A S15 221043030

Marca Temporal	4/6/2026, 7:16:24 a. m.
Nombres	KAROL MANUELA
Apellidos	MORALES PANTOJA
Código	221043030
Celular	3052076278
Sede	Pasto
Asesor	Jairo Medina Morillo
Correo	manupantoja19@gmail.com
Cargo	aprendiz en el area trade y marketing
Empresa	Postobon
Semana	15
Actividades	• Actualizar base de datos de movimientos de neveras y activos. • Autorizar boletas de salida y entrada. • Programar envíos y retiros de activos al taller. • Reportar daños de neveras. • Realizar radicados de daños. • Registrar mantenimientos. • Controlar inventarios del taller. • Elaborar avisos de saneamiento. • Crear movimientos en SAP. • Actualizar almacén, zona e interlocutore en SAP (MIGO). • Gestionar contratos y anexos en WEBDOX. • Registrar movimientos en Excel. • Completar formatos físicos de movilidad. • Digitalizar y subir documentos escaneados. • Validar documentación de cada movimiento. • Hacer seguimiento diario a radicados en REMEDY. • Generar avisos en SAP para movimientos especiales. • Registrar movimientos en Excel. • Completar formatos físicos de movilidad. • Digitalizar y subir documentos escaneados. • Validar documentación de cada movimiento. • Hacer seguimiento diario a radicados en REMEDY/SAC. • Generar avisos en SAP para movimientos especiales. • Elaborar reportes de movimientos de activos.
Observaciones

2026A V1JI 221043009

Marca temporal	4/6/2026, 12:06:26 a. m.
Empresa	BANCO CONTACTAR
Nombres del Jefe Inmediato	VICTOR LIBARDO
Apellidos del Jefe Inmediato	JURADO RIVERA
Género	Hombre
Edad	50
Correo Electrónico del Jefe Inmediato	victorjurado@bancocontactar.com
Celular del Jefe Inmediato	+573117595176
Cargo del Jefe Inmediato	LÍDER DE CRÉDITO Y CARTERA
Área o División de la Empresa	OPERACIONES
Antigüedad en el Cargo (Años)	1
Apreciación Cuantitativa	9
Apreciación Cualitativa	Mi jefe inmediato ha demostrado ser un excelente líder, caracterizado por su profesionalismo, responsabilidad y calidad humana. Durante mi práctica me ha brindado orientación, apoyo y confianza, contribuyendo significativamente a mi aprendizaje y desarrollo profesional. Además, fomenta un ambiente de trabajo respetuoso, colaborativo y motivador, lo que facilita el cumplimiento de los objetivos y el trabajo en equipo. Su desempeño y liderazgo son altamente destacables.
Fortalezas del Jefe Inmediato	Liderazgo, responsabilidad, comunicación efectiva, capacidad de trabajo en equipo, compromiso, organización y disposición para apoyar el desarrollo profesional de sus colaboradores.
Nombres del Practicante	JUAN CAMILO
Apellidos del Practicante	BURBANO PANTOJA
Código	221043009
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico del Practicante	juan.burbano1069@gmail.com
Celular del Practicante	+573214640457
Observaciones	Ninguna
Sugerencias	Ninguna

2026A V1JI 221043071

Marca temporal	3/6/2026, 11:24:32 p. m.
Empresa	Banco contactar
Nombres del Jefe Inmediato	Víctor
Apellidos del Jefe Inmediato	Jurado
Género	Hombre
Edad	50
Correo Electrónico del Jefe Inmediato	victorjurado@bancocontactar.com
Celular del Jefe Inmediato	+573117595176
Cargo del Jefe Inmediato	Líder de crédito y cartera UOC
Área o División de la Empresa	Operaciones
Antigüedad en el Cargo (Años)	1
Apreciación Cuantitativa	8
Apreciación Cualitativa	Es un líder comprometido, con buena disposición para apoyar al equipo, orientar las actividades y promover un ambiente laboral respetuoso y colaborativo.
Fortalezas del Jefe Inmediato	1. Liderazgo y orientación del equipo. 2. Toma de decisiones oportunas. 3. Organización y seguimiento de procesos. 4. Capacidad de análisis. 5. Resolución de problemas. 6. Comunicación efectiva. 7. Orientación al cumplimiento de metas y resultados.
Nombres del Practicante	Valentina
Apellidos del Practicante	Agreda Narváez
Código	221043071
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico del Practicante	valentina.agredaa@gmail.com
Celular del Practicante	+573155740313
Observaciones	Ninguna
Sugerencias	Ninguna