2023A PT 217043327

MarcaTemporal	5/28/2023, 6:58:03 PM
1. Presentación de la empresa.	La alcaldía municipal es una entidad pública ubicada en la localidad de Belén Nariño Capital Marroquinera del Cuero, su destino se encuentra a 95 kilómetros de la Ciudad de Pasto Nariño. MISIÓN El Municipio de Belén, a través de la gestión y planificación integral, proveerá las condiciones pertinentes para proporcionar una oportuna prestación de los servicios públicos y sociales, propendiendo por el desarrollo sostenible y sustentable del territorio y de su población Belenita, en un contexto de participación ciudadana, plural, pacífico, solidario y democrático. VISIÓN En el año 2030 el municipio de Belén será el centro de desarrollo industrial del cuero y de la marroquinería de la región del Pacífico y del departamento de Nariño, con procesos totalmente amigables con el ambiente, bajo un marco de construcción ciudadana continua, forjándose un territorio de paz donde se fomenta la defensa de los derechos de los niños, niñas, jóvenes, la mujer, y la ciudadanía en general, acciones favorecidas por la permanente probidad de la economía colaborativa y el fortalecimiento de la gobernanza territorial y ambiental estrategias clave para el cierre de brechas y la reducción de las iniquidades. Fuente Consultada: Alcaldía Belén. (2023). Obtenido de Alcaldía Belén: http://www.belen-narino.gov.co/ La empresa cuenta con un organigrama muy bien definido constituido por tres secretarias como son: la secretaria de planeación, secretaria de obras públicas y secretaria de gobierno. La secretaria de Planeación delega funciones a Oficinas de la Umata, Banco de Proyectos, Sisbén y Vive Digital. La secretaria de Gobierno asigna funciones a Oficinas como Inspección de Policía, Contratación, cultura y Recreación de Deportes, Archivo, Atención al Usuario, Celaduría, Familias en Acción y Desarrollo del Talento Humano. También existen dependencias como Tesorería municipal, Almacén, encargado del sistema de gestión de la seguridad y Dirección Local de Salud que delega funciones a oficinas como Salud Publica Aseguramiento y Saneamiento Publico. Finalmente está la oficina de Control Interno que ejerce como una dependencia de evaluación y de control totalmente independiente de las demás.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El servicio al usuario siempre será la primera cara de toda empresa u organización puesto que es el primer contacto con el usuario lo que se busca, es saber la importancia que tiene la atención al ciudadano en empresas del sector público. Como se mencionó anteriormente, es demasiado importante la forma en que se atienda a un usuario y todo el entorno para poder desenvolverse y lograr con éxito dicha asesoría. Cuando se desarrollan estrategias para atender a los ciudadanos, se debe tener claro que todo es importante, y cuando se refiere a todo, es desde la persona que se encuentra a la entrada, la forma de expresarse, el orden entre otras. La persona que se encuentra a la entrada de la Administración Municipal es la más importante, ya sea de la oficina donde directamente se va a atender al usuario, o de cualquiera oficina que se visite un día cualquiera; es difícil comprender lo anterior, pero esta es la primera persona con la que se va a tener un contacto y de esta persona depende continuar el proceso para llegar a lo que se busca. Si esta persona es grosera y poco atenta, se generará una predisposición que no va a ayudar a las siguientes personas que tengan contacto con el usuario y peor aún, no se ira satisfecho. Aspectos tan básicos resultan siendo muy relevantes a la hora de desarrollar una estrategia o proceso para la atención de los usuarios en la empresa. El desconocimiento de los funcionarios de la administración sobre la importancia de efectuar un adecuado análisis de los riesgos que pueden estar generando incumplimiento sobre los objetivos y de la misma manera el tratamiento de los riesgos a partir de los controles, utilizando para ello la metodología dispuesta por función publica.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	a) La no participación ciudadana genera en la administración municipal dificultades para la entrega de información e incorporación a los planes de desarrollo y de gestión de políticas y programas. Es importante señalar que los cambios favorables, con respecto a los cambios efectivos en el sistema de información y comunicación, es una favorable señal de que el ciudadano propende por informarse, requisito esencial para desarrollar su capacidad de participación. Un ciudadano informado es el primer paso para generar capacidad ciudadana de ejercer el control social como derecho. Estar informado, para el ciudadano, es primordial para ejercer posteriormente una actitud hacia la participación y por ende la oportunidad para estar más vigilante frente a lo público. b) La ausencia participativa del proceso P.Q.R.S en atención al usuario ocasiona dificultades para la comunicación y la interacción de la Administración Municipal con el ciudadano, ya que es uno de los aspectos principales para potenciar el control social de parte del ciudadano individual y colectivamente. c) No poder participar de los procesos de planeación en la Administración Municipal, implica no potenciar la capacidad del ciudadano para ejercer el derecho y el deber del control, por consiguiente, participar en los procesos de formulación ejecución y evaluación de políticas y planes, por parte del ciudadano, requiere de información y apoyo de la administración pública a las instrucciones con respecto al control social. d) Los riesgos son factores internos y externos que causan incertidumbre en la empresa. Estas incertidumbres combinadas con una mala gestión pueden llevar a pérdidas y provocar sanciones a la administración municipal. La gestión de riesgos es un proceso que se aplica en toda la organización para identificar eventos potenciales. Cuando se habla de eventos, se menciona todas las situaciones que pueden afectar negativamente a la institución.
4. Posible solución a explorar.	El servicio al ciudadano debe actualizarse y evaluarse periódicamente, es de total importancia que se realicen capacitaciones al personal de la administración municipal desde el vigilante de la empresa hasta los empleados de dependencias superiores y alcalde. Capacitar a los empleados es una inversión que no se compara con la que se debe hacer para prestar una buena atención al ciudadano. Hacer de la gestión de riesgos una prioridad estableciendo reuniones periódicas para su control. Fomentar que todos los empleados de la empresa se ocupen de manera continua de la identificación de riesgos. Tratar de sensibilizar a los empleados de la administración municipal acerca de los riesgos, que implican las actividades en ejecución. Mantener informado al personal de la empresa en todo momento del estado actual de los riesgos.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1) Consulta de información primaria (Cuarto componente del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano vigencia 2023). 2) Consultar la Guía de Administración de Riesgos y Diseño de Controles en Entidades Públicas versión 6. 3) Procesamiento y análisis de información.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	1) Creación y consolidación de competencias técnicas, comunicativas y de colaboración en los funcionarios públicos y contratistas de la administración municipal. 2) Ofrecer un servicio de atención al usuario de mayor calidad en todas las oficinas de la administración municipal. 3) Mitigar los riesgos en los procesos en las diferentes oficinas para cumplir satisfactoriamente con todas las funciones asignadas en la empresa.
7. Producto a entregar (PPM).	1) Informe Final referente al Plan de Propuesta de Mejoramiento (P.P.M), para enfrentar la problemática existente en la administración municipal dentro del área de atención y servicio al ciudadano. 2) Diapositivas finales para socialización, a través de la Plataforma Digital Facebook live. 3) Implementación de estrategias con respecto al Código de Ética frente el servicio al ciudadano.
8. Cronograma de trabajo.	SEMANA 1 y 2: Inducción y presentación general hacia el grupo de trabajo de la empresa. SEMANA 3: Desarrollo de actividades de divulgación de los canales de atención al ciudadano como: Realización de una cartelera de atención al usuario, que permita mas el contacto y acercamiento del ciudadano con la oficina. SEMANA 4: Elaborar un consolidado PQRS de manera trimestral que contenga como mínimo, la siguiente información: El tema o asunto que origina la petición o la consulta, su fecha de recepción o radicación, el término para resolverla, la dependencia responsable del asunto, la fecha y número de oficio de respuesta y gestionar su publicación en la página web Institucional, Sección Atención al Ciudadano, Menú Transparencia y Acceso a la Información Pública Seguimiento de actividades de Participación Ciudadana en Gestión Publica con dependencias y comités de la Administración Municipal. SEMANA 5: Efectuar un Proceso de Autodiagnóstico del Servicio al Ciudadano a partir de la Matriz dispuesta en el Micro sitio de Función Pública. Reunión virtual Primera visita por parte del asesor de la practica empresarial. SEMANA 6 Y 7: Efectuar un proceso de capacitación con los funcionarios de la administración municipal donde se den a conocer los tiempos de respuesta establecidos normativamente, para dar respuesta ante las diferentes modalidades de petición de información por parte de los ciudadanos Desarrollo de preguntas Medición y Desempeño Furag 2022. SEMANA 8: Promoción e incorporación por lo menos de un ejercicio de capacitación en materia relacionada con el Lenguaje Claro donde se tenga presente lo dispuesto en los cursos de capacitación ofertadas por el DNP. Desarrollo de iniciativas en pro del cumplimiento de la circular 100-010-2021 así como el fortalecimiento ante el cumplimiento del Lenguaje Claro. SEMANA 9 Y 10: Emprender un proceso de capacitación a los funcionarios de la administración sobre los protocolos de servicio al ciudadano en todos los canales para garantizar la calidad, confiabilidad y cordialidad en la atención al ciudadano. Reunión Virtual Segunda Visita por parte del asesor de la practica empresarial. SEMANA 11 Y 12: Efectuar una encuesta semestral donde se incluya una muestra de 50 usuarios y donde a partir de los resultados se tomen las acciones de mejora. SEMANA 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 13, 14, 15 Y 16: (Actividad Largo Tiempo). Identificación de riesgos y análisis de objetivos estratégicos y de los procesos en las diferentes oficinas de nivel superior de la Administración Municipal. Identificación de los puntos de riesgo en las oficinas de estudio de la Alcaldía. Identificación de riesgos y diseño de controles para la mitigación de los riesgos. Descripción de los riesgos. Clasificación de los riesgos. Análisis de riesgos a través de la matriz actividades relacionadas con la gestión en entidades públicas, matriz criterios para definir el nivel de probabilidad y matriz criterios para definir el nivel de impacto. Evaluación de los Riesgos mediante la matriz formato Mapa de Riesgos. Reunión Virtual Tercera Visita por parte del asesor de la practica empresarial. Semana 17: Efectuar por lo menos un encuentro trimestral con el comité municipal de Gestión y Desempeño institucional a fin de socializar el estado del servicio al ciudadano de la entidad y tomar las acciones de mejora pertinentes. SEMANA 17 18 Y 19: Elaboración de informe final Propuesta de Plan de Mejoramiento. (P.P.M). SEMANA 19 Y 20: Mejoramiento (P.P.M) a través de la plataforma digital Facebook Live.
Nombres	Nicolas Estevan
Apellidos	Ortega Gomez
Código	217043327
Celular	3233375409
Sede o Extensión	nicolasestevan1010@gmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Miriam Florez Villota
Observaciones.