2023A PT 218142086

MarcaTemporal	5/20/2023, 9:20:33 PM
1. Presentación de la empresa.	El Hospital San José del municipio de Túquerres conocido como RED MEDICRON IPS tiene como misión brindar servicios de atención médica primaria y complementaria en el suroccidente de Colombia. Trabajando en conjunto con una red de proveedores de servicios de salud integrados, siguiendo un modelo de atención con enfoque en el riesgo y centrado en el usuario y su familia. Presenta equipos competentes y en constante desarrollo, comprometidos con la calidad, seguridad y humanización de la atención médica. Además, los procesos vienen integrados a la par de sistemas de información basados en las mejores prácticas del mercado y adaptados a las necesidades de los grupos de interés, contribuyendo activamente al mantenimiento de la salud de los usuarios y al equilibrio financiero del sistema y la organización. Para el año 2023, Red Medicron tiene como objetivo convertirse en una Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) certificada en calidad, destacándose como líder gracias a su modelo de atención integral en salud con enfoque de riesgo centrado en el usuario y su familia. Aspirando a un reconocimiento enmarcado por la capacidad resolutiva, servicio humanizado y los elevados niveles de seguridad para el usuario.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La gestión documental que la empresa Red Medicron IPS efectúa en el área de Recursos Humanos, debe enmarcarse en el uso eficiente de toda la información relacionada; si no se utilizan herramientas de gestión documental correctas se vuelve una tarea ardua para el almacenamiento de la documentación de forma ordenada y segura, y al mismo tiempo tener actualizada bases de datos de los empleados y otras herramientas. En el área de Recursos Humanos, la gestión documental incluye contratos, documentos personales del empleado, nóminas, bajas médicas y demás información. Por ende, según lo observado durante el desarrollo de la práctica empresarial, el área de Recursos Humanos evidencia situaciones que pueden afectar significativamente a la empresa, en cuanto a hojas de vida se encuentran soportes vencidos y faltantes los cuales son de vital importancia para el colaborador y fundamentales en las auditorias que se llevan a cabo, al no tener estos certificados actualizados se corre el riesgo de afectaciones drásticas, situación similar a la que sucede con determinadas hojas de vida que no cuentan con Rethus, soporte importante que certifica como profesional en áreas de salud al colaborador. El contexto descrito bajo líneas generales atestigua que la empresa presenta los siguientes inconvenientes propios de la problemática descrita: Deficiente acceso a la información, pérdida de documentos, almacenamiento de documentos en la nube sin control, disminución de la capacidad analítica, pérdida de tiempo en búsqueda de documentos y el no aprovechamiento de recursos tecnológicos.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La inferencia negativa de los inadecuados procesos de gestión documental, trae consigo dificultades evidentes en el quehacer del área de Recursos Humanos, evidentemente se ha reflejado que no tener acceso a los datos en el momento que se necesitan incrementa el riesgo de la multiplicación de tareas e ineficiencia en los procesos generando retrasos en la consecución de las metas corporativas. De igual manera esta serie de inconvenientes provoca demoras en los trabajos virtuales a efectuarse, es de conocimiento general que la tecnología como insumo básico se ha convertido en una de las herramientas que contribuye al cumplimiento de actividades de manera online, pero ante el inexistente procesamiento de los datos es imposible desarrollar determinadas tareas. Como secuencia de los males anteriormente descritos, la inferencia de tales procesos ejecutados de forma errática repercute en fallas comunicacionales entre los colaboradores he incluso con aquellos que conforman las diferentes áreas de la empresa. La inadecuada gestión de los archivos puede producir un retraso en las actividades que se realizan dentro de la organización, un procesamiento y organización de los documentos inadecuado repercute en la funcionalidad de la organización y provoca un colapso al momento de contar con los documentos necesarios, dilatando otras operaciones secuenciales. Es por esto por lo que el eficaz funcionamiento de la empresa también debe propender por la correcta utilización de la información para controlar, evaluar y redireccionar todo lo que acontece en la gestión de archivo.
4. Posible solución a explorar.	Automatización en la gestión de documentos para que los colaboradores puedan saber de manera inmediata qué tipo de certificados están vencidos, hacen faltan, están próximos a vencerse y que cursos se deben realizar.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	- Recolección de información necesaria mediante la observación de la situación actual del sistema de gestión de documental en la empresa Red Medicron IPS por medio de entrevistas y/o encuestas. - Diagnóstico para la implementación del sistema, detallando la situación actual de la organización, estado en que se encuentran los procesos documentales a automatizar, tareas que se ejecutan, cómo se realizan, quién las realiza y a través de qué herramientas; evaluando los factores como la cultura corporativa, el tamaño de la compañía, la adaptabilidad al cambio, infraestructura tecnológica, sistemas previos existentes y los recursos económicos con los que cuenta la organización para la automatización de sus procesos. - Diseño de la propuesta a presentar. - Presentación de propuesta para la automatización del sistema de gestión documental ante la empresa.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Tomar la decisión de organizar adecuadamente los documentos, es fundamental para evitar los riesgos de pérdidas de datos y tiempo, por tanto, muchas organizaciones ya han obtenido significativos ahorros en sus resultados gracias a la transformación de sus procesos tradicionales, en procesos digitales más convenientes y basados en flujos documentales electrónicos. Lo anterior dará hincapié en mejorar el registro y consulta de los diferentes documentos necesarios para los colaboradores, aumentar la seguridad y el control, sumado al tratamiento oportuno de todos los soportes. Es importante para la institución contar con un archivo digital y disponer de los beneficios que ofrece la digitalización, tales como: seguridad, información en línea, respaldos digitales, disminución de costos, etc. - Diseño de la propuesta a presentar. - Presentación de propuesta para la automatización del sistema de gestión documental ante la empresa. - Sobresalir en las auditorias. -Aprovechar el auge de la tecnología. -Solución a conflictos que se puedan llegar a presentar. -Llevar a cabo un nuevo mecanismo para que no se generen controversias entre las demás personas que tuvieron acceso a este tipo de base de datos. -Integración de nuevas aplicaciones. -Integración de la empresa. -Mejor gestión del riesgo.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta Plan de Mejoramiento en el área de Recursos Humanos mediante la automatización base de datos de nómina y contratistas de la empresa Red Medicron IPS.
8. Cronograma de trabajo.	- Mayo, cuarta semana (23 al 31): Se explicará la propuesta planteada a la Ingeniera Karen Caicedo encargada de procesos y riesgos. - Junio (1 al 31): se realizará una encuesta a la doctora Mary Ordoñez Realpe encargada de gestión humana, igualmente a la especialista de Seguridad y Salud en el trabajo Karen Araujo. - Julio (1 al 30): Con la colaboración del Ingeniero que labora en el Hospital San Jose (Red Medicron IPS) se buscará una alternativa para crear un software o una aplicación que permita de forma inmediata contener la información requerida. - Agosto, presentación de la propuesta de plan de mejoramiento ante la empresa y la Universidad.
Nombres	Yesica Alejandra
Apellidos	Morillo Erazo
Código	218142086
Celular	3154070742
Sede o Extensión	morilloyesica49@gmail.com
Correo Electrónico	Tuquerres
Asesor	Lina María Dueñas Paz
Observaciones.	Ninguna.