2023A PT 218142109

MarcaTemporal	6/14/2023, 11:08:01 PM
1. Presentación de la empresa.	El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es la entidad del Estado colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, infancia y adolescencia, el fortalecimiento de los jóvenes y las familias en Colombia, brindando atención especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos, llegando a cerca de 3 millones de colombianos con sus programas, estrategias y servicios de atención con 33 sedes regionales y 215 centros zonales en todo el país. Es una entidad desconcentrada, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, creado por la Ley 75 de 1968 y reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario No. 2388 de 1979, que mediante Decreto No. 4156 de 2011 fue adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. MISIÓN Promover el desarrollo y la protección integral de niños, niñas y adolescentes, así como el fortalecimiento de las capacidades de los jóvenes y las familias como actores clave de los entornos protectores y principales agentes de transformación social. VISIÓN Lideramos la construcción de un país en el que los niños, niñas, adolescentes y jóvenes se desarrollen en condiciones de equidad y libre de violencias.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), Zona Regional Túquerres, se generan una serie de actividades que se identifican como una importante labor por parte del Instituto, ya que se centraliza en la protección de los niños, las niñas, madres gestantes, lactantes y niños que se encuentran vulnerables por el conflicto armado que se presenta en el departamento de Nariño. Para que se generen estos procedimientos es necesario trabajar de en conjunto con la familia, la sociedad y el Estado por los derechos de los niños. El Instituto como entidad sin ánimo de lucro que presta un servicio para la protección de los niños y niñas, requiere vincular a una serie de contratistas quienes son los encargados de prestar los diferentes servicios de protección según las modalidades que se estén ejecutando: Hogares Comunitarios de Bienestar; Familia, Mujer e infancia ICBF; Instituto colombiano de Bienestar Familiar (HCB FAMI), Centro de Desarrollo Infantil (CDI) y el Desarrollo Infantil en Medio Familiar (DIMF). Este proceso misional de protección está constituido por 15 contratos de aportes con sus diferentes Entidades administradoras del Servicio (EAS), estas entidades son las encargadas de manejar cada uno de los servicios que el ICBF presta, entre ellos se encuentran los siguientes:. Asociaciones de Usuarios del Programa Hogares de Bienestar Amigos en la Niñez, Asociación de Usuarios del Programa Hogares Comunitarios de Bienestar Gualcala, Asociación de Usuarios del Programa Hogares Comunitarios de Bienestar Los Sabaneritos, Asociación de Usuarios del Programa Hogares Comunitarios de Bienestar La Unión la Esperanza, Asociación de Usuarios de Programa Hogares Comunitarios de Bienestar Futuros del Pacual, Asociación de Usuarios del Programa Hogares Comunitarios de Bienestar Los Girasoles, Asociación de Usuarios del Programa Nuevo Horizonte (son dos asociaciones con el mismo nombre), fundación de servicios integrales para el progreso Social (son tres fundaciones con el mismo nombre), Fundación Un Mundo Sin Fronteras (son dos fundaciones con el mismo nombre), Cabildo indígena del resguardo de Túquerres y Asociaciones de autoridades indígenas Awa Camawari; estos contratistas al manejar recursos públicos deben acatar todas las cláusulas que están estipuladas en los contratos para prestar el servicio de protección para los niños de la mejor manera. Para proceder a la descripción del problema se deben tener en cuenta a los grupos de atención técnica por parte del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Centro Zonal Túquerres, estos son los principales encargados de apoyar con los diferentes contratos, la dificultad que se ha identificado es que los diferentes contratistas quines son los encargados de la elaboración de los informes financieros y de las compras locales de cada uno de los contratos no realizan un debido procedimiento, encontrando dificultades en cada uno de los informes financieros y compras locales que ellos elaboran, esto genera una inconformidad por parte de los funcionarios que trabajan en el área financiera, ya que no pueden ejercer su labor de una manera eficiente y eficaz, por lo que los errores se generan una cadena de retrasos, debido a estas dificultades los informes financieros deben ser regresados a los proveedores para que estos corrijan cada uno de los errores que persisten en los informes para realizar la respectiva legalización. En este sentido se requiere de apoyo técnico para trabajar en conjunto con las revisiones y gestiones del mecanismo financiero de los diferentes contratos que existen, así mismo con la respectiva aprobación de los documentos correspondientes a las obligaciones contractuales de los demás componentes.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La consecuencia que esta problemática crea son los retrasos que se vienen generando por los informes financieros que envían los contratistas, ya que al no enviar esta actividad de la mejor manera, genera una inconsistencia al hacer las revisiones de cada uno de ellos trayendo consigo retrasos en la legalización, por otra parte al no entregar las compras locales adecuadamente hay demoras en dicho proceso, por lo que no se puede hacer una validación oportuna, implicando un retraso para los productos que los contratistas pueden adquirir destinados a los niños y niñas que se encuentran en los HCB FAMI, CDI y en los DIMF, generando inconformidad en este proceso misional.
4. Posible solución a explorar.	En el desarrollo de la practica en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Centro Zonal Túquerres, se me han asignado una serie de tareas para desarrollar en el apoyo del área financiera, la cual se las ha venido desempeñando de la mejor manera, por lo que al hacer cada una de las revisiones de los 15 contratos que están establecidos a manejar en el Centro Zonal Túquerres y al encontrar cada uno de los errores que se presenta en los informes financieros, se ha quitado una carga laboral a los financieros, generando un buen trabajo en equipo con ellos y dando así mismo una posible solución a las diferentes problemáticas que se han encontrado en dichos informes, para ello se ha hablado con cada una de las Entidades Administradoras de Servicios (EAS) expresando la inconformidad que se tiene con cada uno de los contratos y generando ahí mismo la metodología de como ellos tienen que enviar cada informe financiero para seguir con la legalización de cada contrato y así mismo generando soluciones previas por medio de correos electrónicos dándoles a entender como tienen que enviar las compras locales para así actuar con su respectiva validación del presupuesto. Para ello se proponen medidas para mejorar los procedimientos y la calidad de los informes financieros y compras locales. Esto podría implicar proporcionar capacitación adicional a los contratistas sobre los requisitos y estándares adecuados, establecer controles de calidad con criterios y fomentar una comunicación más fluida y efectiva entre los financieros y las Entidades Administradoras de Servicio (EAS).
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Implementar capacitaciones con el fin de asegurar que las Entidades Administradoras de Servicio (EAS) sigan los protocolos y procedimientos adecuados. Estas capacitaciones tienen como objetivo garantizar que las entidades estén enfocadas en seguir los protocolos y procedimientos correctos. Es fundamental realizar evaluaciones regulares de los procedimientos realizados para hacer los ajustes necesarios. Esta práctica permitirá identificar áreas de mejora y asegurar la eficiencia y eficacia de los procesos en todo momento. Durante estas evaluaciones se obtiene una visión objetiva de cómo se están realizando a cabo las tareas y actividades en las Entidades Administrativas de Servicio. Esto ayuda a identificar posibles obstáculos, ineficiencias o deficiencias en los procedimientos existentes. Además, se pueden encontrar oportunidades para simplificar procesos, reducir tiempos de espera, eliminar pasos innecesarios o implementar tecnologías que mejoren la eficiencia operativa.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	El resultado que se quiere lograr es garantizar el cumplimiento de los procedimientos y corregir cualquier deficiencia identificada. Esto ayudará a agilizar el proceso de revisión y legalización de los contratos, mejorando la eficiencia y eficacia del trabajo de los financieros en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Centro Zonal Túquerres.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de plan de mejora en el área financiera con referencia a los contratos de HCB FAMI, CDI y DIMF en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Centro Zonal Túquerres.
8. Cronograma de trabajo.	SEMANA 1 y 2. Inducción por parte de los colaboradores del ICBF. SEMANA 3, 4 y 5. Mediante observación se identifica el problema en el área financiera. Una vez identificado es importante establecer una comunicación con los colaboradores para discutir y recopilar sus aportes sobre posibles soluciones. SEMANA 6 a 13. Se implementará la capacitación y se realizará el seguimiento con el fin del cumplimiento de procedimientos y corregir cualquier deficiencia que sea identificada. SEMANA 14 y 15. Se entrega el PPM para revisión final y se hacen las respectivas correcciones si el asesor lo sugiere. SEMANA 16, 17 y 18. Socialización del PPM.
Nombres	Diana Veronica
Apellidos	Ramirez Azain
Código	218142109
Celular	3184487808
Sede o Extensión	dianaveronicaramirezazain@gmail.com
Correo Electrónico	Tuquerres
Asesor	Lina María Dueñas Paz
Observaciones.	Posibles cambios en el plan de trabajo segun sean sugeridos