2023A PT 218048077

MarcaTemporal	7/18/2023, 5:54:09 PM
1. Presentación de la empresa.	La Contraloría Departamental de Nariño es un órgano del estado con carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal. Encargada de ejercer el control fiscal, garantizando el buen uso del patrimonio público. Misión Ejercer el control y vigilancia fiscal a los recursos públicos del departamento de Nariño de forma oportuna, efectiva y de calidad, con la participación activa de las distintas partes interesadas; a través de un capital humano idóneo e íntegro, que promueva la transparencia, la participación ciudadana, la innovación y el uso correcto de las TICS, generando confianza y valor público a través de la función fiscal, contribuyendo el desarrollo sostenible de la Contraloría Departamental de Nariño. Visión En el año 2025, la Contraloría Departamental de Nariño será conocida como un organismo de control con un alto índice de confiabilidad, credibilidad y transparencia por los Nariñenses, cercana a la comunidad generando espacio de participación ciudadana para su articulación en la vigilancia de la gestión fiscal y la generación de beneficios a la sociedad.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En la dependencia de la subdirección técnica de responsabilidad fiscal de la Contraloría Departamental de Nariño, se maneja información de procesos de responsabilidad fiscal, como la elaboración de autos de apertura, autos de solicitud de información de bienes, autos de imputación, autos de archivo, autos de decreto, autos de levantamiento de medidas cautelares, oficios de solicitud de información de bienes, oficios de notificación, oficios de cumplimiento, entre otros. Estos procesos se ejecutan manualmente, utilizando una gran cantidad de papel, y algunas veces por errores de transcripción que puede afectar el desarrollo del proceso y por errores en la configuración de la página, es necesario volver a imprimir dichos documentos. Por otra parte, cuando a la entidad le realizan una auditoria, y al llevar un proceso manual, es necesario escanear documentos solicitados por el auditor, en esta actividad es importante que todas las hojas no tengan ninguna grapa entre ellas o con sus guías de envió, que pueden ocasionar el atasco de papel. En algunos cuadernillos de medidas cautelares, hace falta el soporte sobre los bienes muebles e inmuebles que puedan tener los presuntos responsables fiscales.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Las consecuencias se pueden ver reflejados en el desperdicio de papel, generando un costo mayor para la entidad y un impacto negativo o no amigable con el medio ambiente. Mayor tiempo empleado en la actividad de escanear documentos de los procesos de responsabilidad fiscal en especial cuando hay auditoria, también puede ocasionar un daño en la impresora que posteriormente al escanear e imprimir, los documentos tendrán manchas o rayas. Falta de autos de decretos al no tener los soportes correspondientes de bienes de los presuntos responsables, así mismo se demora o no se resarce el daño patrimonial.
4. Posible solución a explorar.	Concientizar a los colaboradores de la dependencia sobre las consecuencias del desperdicio de papel, recomendar la revisión y la configuración del documento antes de ser impreso. Al recibir documentos de otra dependencia de la entidad u otra empresa, recomendar quitar las grapas dado el caso, y si alguna hoja tiene grapado su guía de envió, encomendar que esta se pegue en el respaldo del documento correspondiente, con la finalidad de anexarlos a los cuadernillos sin ninguna grapa. Elaborar oportunamente los soportes correspondientes, seguido de la expedición del auto de solicitud de información de bienes de los presuntos responsables, y en el caso que no haya respuesta en un determinado tiempo por parte de la secretaria de tránsito y transporte, solicitar a la oficina de jurisdicción coactiva la solicitud de búsqueda de bienes.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	• Plantear la propuesta y recibir opiniones. • Concientizar a los colaboradores (funcionarios públicos de la dependencia) sobre la importancia de ahorrar hojas de papel. • Recomendar que se anexen los documentos a los cuadernillos sin ninguna grapa. • Recomendar que una vez expedido el auto de solicitud de bienes se realice los respectivos soportes. • Consolidar la propuesta de plan de mejoramiento en un documento PDF.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Uso eficiente de los recursos que dispone la Contraloría Departamental de Nariño, optimizar los procesos de digitalización de documentos y decretar medidas cautelares en el tiempo correspondiente garantizando el resarcimiento del daño patrimonial.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta plan de mejoramiento para optimizar los procesos de digitalización de documentos y el uso eficiente de los recursos, garantizando el resarcimiento del daño patrimonial, consolidado en un documento PDF.
8. Cronograma de trabajo.	• Semana 1 a 5: Diagnostico y análisis de la situación actual de la dependencia. • Semana 6 a 7: Identificar las problemáticas del área. • Semana 8: Dar a conocer la propuesta y recibir opiniones de los colaboradores de la dependencia • Semana 9: Realizar plan de trabajo. • Semana 10: Entrega del plan de trabajo. • Semana 11 a 13: Desarrollo propuesta plan de mejoramiento. • Semana 14: Primer entrega de la propuesta del plan de mejoramiento. • Semana 15 a 17: Asesoría y correcciones del PPM. • Semana 18: Entrega final y socialización del PPM.
Nombres	Miguel Ángel
Apellidos	Lucero Cuaran
Código	218048077
Celular	3136954439
Sede o Extensión	luceromiguel940@gmail.com
Correo Electrónico	Ipiales
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	El plan de trabajo esta sujeto a modificaciones