2023B PT 218043471

Marca Temporal	10/13/2023, 8:52:11 PM
1. Presentación de la empresa.	La Corporación de Crédito Contactar, es una microfinanciera sin ánimo de lucro, regida por el derecho privado. Nació en el año 1991 en la ciudad de Pasto, Nariño. Contactar brinda soluciones financieras principalmente a un público rural, actualmente la corporación cuenta con más de 90 oficinas comerciales distribuidas entre departamentos como: Nariño, Putumayo, Huila, Tolima, Bolívar, Atlántico, Caldas, Cauca, Cundinamarca, Boyacá, Meta, Quindío, Risaralda, Valle del Cauca, Casanare, Santander y Norte de Santander. Misión: Brindar soluciones financieras con responsabilidad social que impulsen el progreso y la sostenibilidad de los clientes prioritariamente rurales. Visión: En 2024 ser una entidad financiera constructora de tejido social con una cartera superior a un billón de pesos con más de 250 mil clientes. Valores Corporativos: Responsabilidad, calidez, transparencia, compromiso, solidaridad, coherencia. Línea de servicios. V - Microcrédito: Es un producto para microempresarios o propietarios de micro y pequeñas empresas ubicadas en sectores rurales y urbanos, dedicados al comercio, prestación de servicios o manufactura, que requieran invertir en sus negocios o solventar necesidades de capital. El monto va desde $500.000 hasta $139.200.000, que podrá ser utilizado para capital de trabajo o inversión en activo fijo. - Crédito de consumo: Es un crédito de libre inversión, adaptado a los clientes que obtienen sus ingresos de un salario o pensión, cuyo propósito es satisfacer sus necesidades de bienestar y las de su familia. El monto va desde $1.160.000 hasta $23.200.000. - Crédito MiPyme: Este crédito está dirigido a MiPymes, para financiar actividades de producción (manufactura), comercio y servicios del sector urbano y rural. El monto dependerá del resultado del análisis de crédito. El monto va desde 1 SMLV ($1.160.000) hasta 330 SMLV ($382.800.000) que podrán ser utilizados para capital de trabajo o inversión en activo fijo. - Microseguros: Contactar ofrece dos tipos de seguros, los seguros de deuda (destinados a la amortización de una deuda en caso de siniestro, incapacidad total y permanente) y los seguros voluntarios como seguro de vida, seguro de accidentes personales, seguro Pyme/ Hogar, previsión exequial.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Anualmente dentro de la gestión administrativa de activos fijos en Contactar, se realiza un proceso de levantamiento de activos de cada oficina comercial y administrativa perteneciente a la corporación, el levantamiento de activos consiste en que un profesional de activos se dirija a la oficina comercial o administrativa y valide que cada activo, y su respectivo código de inventario (asignado por Contactar) se encuentre actualizado dentro del sistema SIESA, el proceso tiene una duración de aproximadamente dos meses al año en los cuales los dos profesionales de activos visitan cada oficina en las diferentes ciudades donde Contactar está presente. Dentro de estos dos meses, los dos profesionales de activos fijos se dedican a actualizar la información de cada oficina comercial, sin embargo, el pasante que se encuentre en la oficina de activos fijos no hace parte de este proceso de levantamiento de activos. Para el año 2023, desde vicepresidencia se ha solicitado a la oficina de activos fijos realizar el proceso de levantamiento de activos de manera remota, este proceso se subdivide a su vez en tres componentes que son: • Enviar el inventario que cada oficina tiene en un archivo y que, a su vez, desde cada oficina se diligencie y se devuelva el archivo con las respectivas observaciones del inventario, ya sea que algunos activos estén en la oficina y hayan cambiado de dueño, o en su defecto se hayan trasladado a otras oficinas. Y también el envío de códigos de inventario a todas las oficinas, para que en caso de que existan activos sobrantes se puedan asignar códigos de inventario a los activos que no tengan un código asignado. • El segundo subproceso es la actualización de la información en sistema de acuerdo al inventario con observaciones que cada oficina diligenció y compartió con la oficina de activos fijos. • El tercer subproceso es la conciliación de inventario con cada oficina, este proceso consiste en contactar con la oficina y validar lo que ha pasado con los activos que en sistema aparecen en la oficina pero que en realidad dentro de la oficina dicen no tenerlos, además, hacer seguimiento a los activos perdidos y validar el inventario que realmente tiene la oficina. La problemática identificada consiste en que no hay una manera de hacer seguimiento y mostrar los avances del proceso, además, sin un seguimiento no se puede trabajar en equipo para cada proceso puesto que cada profesional debería tomar una oficina y realizar el proceso de levantamiento completo para que no haya sesgos, sin embargo, el pasante seguiría sin estar inmerso dentro del proceso y no se podría trabajar en equipo. Lo que alargaría el tiempo que dura el proceso de levantamiento de activos.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Sin un seguimiento del proceso de levantamiento de activos, no es posible trabajar en equipo y de manera sinérgica, puesto que cada profesional de activos debería abordar de manera lineal la realización de todos los procesos con cada oficina hasta finalizar, además, esto significaría que el pasante no tendría una inmersión dentro del proceso de levantamiento de activos, que a su vez representa una mayor carga de trabajo para los profesionales de activos y un mayor tiempo de cumplimiento para el proceso de levantamiento de activos. Otra de las consecuencias es que, si no se realiza un seguimiento de los avances del proceso, la directiva no podría enterarse en tiempo real cuál es el porcentaje de avance de cada subproceso.
4. Posible solución a explorar.	Evaluar las opciones viables que permitan realizar un seguimiento del proceso de levantamiento de activos fijos y que, a su vez, este seguimiento permita el trabajo en equipo y la distribución de trabajo para optimizar el tiempo total del proceso. De esta manera elaborar un archivo u formato de seguimiento que permita trabajar de manera sinérgica entre todos los colaboradores que harán parte del proceso.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	• Conocer el proceso de gestión de activos fijos y de levantamiento de activos, desempeñar funciones del cargo. • Determinar el software que se utilizará para elaborar el formato de seguimiento. • Elaborar de manera dinámica el formato de seguimiento de levantamiento de activos fijos. • Realizar pruebas del formato para establecer si requiere cambios o modificaciones. • Consolidar el formato de seguimiento final y empezar a utilizarlo dentro del proceso de levantamiento de activos de Contactar.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	• Formato de seguimiento de levantamiento de activos fijos. • Trabajo en equipo. • Trabajo en sinergia. • Informe porcentual de avances en el proceso de levantamiento de activos.
7. Producto a entregar (PPM).	• Matriz de seguimiento del proceso de levantamiento de activos fijos. • Cuadros de informe de avances del proceso de levantamiento de activos fijos.
8. Cronograma de trabajo.	S1 a S5 • Inducción a la organización. • Conocer los manuales y lineamientos correspondientes al proceso de activos fijos en la plataforma ISOLUCION. • Capacitación de las funciones del cargo. • Desarrollo de las funciones del cargo. S2 a S10 • Desarrollo de las funciones de cargo como: Despacho y recepción de equipos, recepción de documentos de interés, asignación de activos mediante Acta de Asignación, crear solicitudes en GLPI, solución de problemáticas presentadas en oficinas comerciales al alcance del practicante, revisión y actualización de Docunet, archivo de documentos, diligenciar actas de baja. S11 a S15 • Desarrollo de las funciones de cargo como: Despacho y recepción de equipos, recepción de documentos de interés, asignación de activos mediante Acta de Asignación, crear solicitudes en GLPI, solución de problemáticas presentadas en oficinas comerciales al alcance del practicante, revisión y actualización de Docunet, archivo de documentos, diligenciar actas de baja. • Inicio de proceso de levantamiento de activos, actualización de inventario de oficinas comerciales, realización del formato de seguimiento de levantamiento de activos fijos. S16 a S20 • Por definir, desempeño de funciones del cargo y en caso de requerirse, continuación con el proceso de levantamiento de activos. S21 a S24 • Por definir, desempeño de funciones del cargo y en caso de requerirse, continuación con el proceso de levantamiento de activos.
Nombres	EDISON RICARDO
Apellidos	YANALA PAZ
Código	218043471
Celular	3042963476
Sede o Extensión	rocardopaz@gmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Wilson Revelo Maya
Observaciones.	Ninguna