2023B PT 218043356

Marca Temporal	1/15/2024, 12:38:33 AM
1. Presentación de la empresa.	Agencia de Seguros SIO Ltda. es una empresa que cuenta con 25 años de experiencia en el sector asegurador, dirigida por su fundadora, la señora Soraya Inés Obando Acosta quien se ha encargado de su administración durante todos estos años, haciendo que su empresa crezca y se posicione en el mercado siendo hoy muy renombrada en el sector asegurador. Con el paso de los años ha sido reconocida por su gran volumen de ventas, experiencia y su alta producción en las diferentes aseguradoras, como aseguradora Solidaria, Previsora, Seguros del Estado, Seguros Bolívar, Berkley, Confianza, mundial, entre muchas otras. La Agencia de seguros SIO Ltda. tiene su mercado principal en la ciudad de Pasto aunque también trabaja con varios municipios del departamento de Nariño, tanto con entidades públicas como particulares y en los últimos años ya está logrando su expansión a todo el territorio nacional.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Durante mi estadía en la empresa pude identificar que hay un tipo de pólizas las cuales requieren más atención y tiempo para poder emitirlas, estas son las pólizas de responsabilidad civil profesional, no solo implican un proceso interno si no también abarcan la atención y asesoría al cliente debido a que se debe tener cierta documentación y también requiere el diligenciamiento de dos formularios obligatorios exigidos por las compañías aseguradoras. Estas pólizas en primera instancia requieren indagar en el cliente por información personal y profesional, la cual debe ser verificada por la agencia además también se deben emitir de acuerdo a los requerimientos de las entidades contratantes. Todo esto es necesario para poder sugerirle al cliente cual es la compañía aseguradora que más le conviene por tiempo y costo. Así mismo es necesario considerar que no todos los colaboradores de la Agencia de Seguros SIO Ltda. desarrollan las mismas funciones y por tanto se desconoce el proceso para emitir este tipo de pólizas, por esto cuando llega un caso de estos algunos funcionarios no pueden brindar la información necesaria y pedir la documentación requerida directamente si no que es pasado a los encargados, lo cual genera demora en los procesos y posibles confusiones. Agencia de seguros SIO no cuenta con un manual o una guía para poder emitir este tipo de pólizas, en el cual se especifique el conducto regular a seguir a la hora de atender las solicitudes de los clientes quienes por su profesión y por el poco tiempo con el que cuentan deben tener toda la información para realizar este proceso, ni tampoco se cuenta con una base de datos de los clientes o entidades para hacer seguimiento a los vencimientos de estas pólizas, si se almacena la información brindada para cada emisión de póliza pero en ocasiones esta información no está actualizada, entonces cuando se requiere hacer una renovación es difícil comunicarse con el cliente.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Es importante mencionar que estas pólizas para emitirlas requieren de mayor inversión de tiempo y esfuerzos debido a que se debe explicar a los clientes como diligenciar los formularios detalladamente, solicitarle todos los documentos requeridos, las plataformas a usar y los medios de pago. Entonces si no se realiza una correcta asesoría se presentan diversas confusiones, pérdida de tiempo mientras se busca la información a brindar o incluso se dar información errada, lo cual puede generar molestia en los clientes. Una de las confusiones más comunes y la más importante el mal diligenciamiento de los formularios, ya que estos deben ir con toda la información y requerimientos de la aseguradora con la cual se va a suscribir, cuando esto sucede se debe solicitar al profesional de la salud la corrección de estos lo cual es complicado por el poco tiempo con el que cuenta. Todo esto genera retraso en la emisión de la póliza, lo cual perjudica principalmente al cliente debido a que él tiene fechas establecidas para la entrega de este documento a la entidad contratante. Una vez emitida la póliza, esta tiene una duración de 1 año contado a partir de la emisión, esto quiere decir que se debe renovar cada año, pero esta renovación no es automática, requiere hacer un seguimiento y solicitud a la aseguradora con la cual se expidió la póliza, el problema radica en que se emite la primera póliza, pero se dificulta el seguimiento al vencimiento, debido a que no se tiene un contacto actualizado del cliente para este proceso, por lo cual se complica la comunicación y en ocasiones no se realiza la renovación y se pierde al cliente.
4. Posible solución a explorar.	La posible solución es crear un manual o guía donde se especifique todos y cada uno de los procesos a seguir para la emisión de este tipo de pólizas, los requerimientos de cada aseguradora y en el caso de la aseguradora con la que se tiene delegación para emitirlas directamente desde la agencia el paso a paso en el sistema, el cual sirva de guía para evitar errores y posibles sanciones por parte de la aseguradora. Así mismo crear una base de datos en la nube la cual permita tener la información de contacto de los clientes, documentos y fechas exactas de los vencimientos, esto permitiría hacer un seguimiento más efectivo a las pólizas ya emitidas, además, prestar un mejor servicio a los clientes y garantizar su permanencia en la agencia. Esta base de datos también es útil cuando se hace requerimiento por las aseguradoras sobre la gestión documental pendiente ya que es más sencillo si se cuenta con la información a la cual todos los colaboradores puedan acceder.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	• Recopilación de la documentación: Formularios, tablas de precios y clasificación de profesión, listado de correos y contactos necesarios para la emisión de pólizas de responsabilidad civil profesional médica. • Elaborar guía o instructivo de forma detallada del paso a paso para la emisión de pólizas con aseguradora Confianza. • Elaborar plantilla para base de datos de las pólizas de responsabilidad civil profesional para realizar seguimientos, posibles modificaciones y renovaciones correspondientes. • Implementación y prueba del instructivo y de la base de datos elaborada.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	El manual o guía a elaborar mejorara y agilizara el proceso de suscripción de las pólizas de responsabilidad civil profesional, permitiéndole a los colaboradores mejorar la atención brindada al cliente, se evitará errores en el proceso y ahorrara tiempo, el cual es crucial para este tipo de pólizas debido a que no tienen retroactividad. También puede ser útil en caso de que la persona encargada de la emisión de estas pólizas se ausente o no pueda realizar esta labor y para capacitaciones al nuevo personal de la agencia. La base de datos a elaborar permitirá llevar un control y conocimiento de los clientes y a largo plazo esto puede generar fidelización y atraer nuevos negocios ya que por el tipo de contrato que manejan los profesionales de la salud también les piden pólizas de cumplimiento, las cuales también se pueden emitir en la agencia. Entonces esta base de datos no solo sirve para pólizas de responsabilidad civil si no que puede servir para pólizas de diferentes ramos.
7. Producto a entregar (PPM).	• Manual o guía del proceso para emitir pólizas de responsabilidad civil profesional. • Formato o plantilla para almacenar la información de los clientes y de las pólizas emitidas.
8. Cronograma de trabajo.	1 Capacitaciones con las diferentes aseguradoras para la emisión de pólizas de responsabilidad civil profesional. Semana 1 y 2. 2 Emisión de pólizas RCPM guiadas. Semana 3 a 6. 3 Identificación de las falencias y fortalezas del proceso para emitir este tipo de pólizas. Semana 6 a 8. 4 Planteamiento de posibles soluciones a las dificultades presentadas. Semana 8 y 9. 5 Desarrollo del modelo del manual de procesos para la emisión de pólizas RCPM. Semana 9 a 12. 6 Presentación e implementación del manual a los compañeros de trabajo. Semana 13 a 16. 7 Mejorías y actualización del manual por cambios en los procesos internos de la aseguradora. Semana 17 y 18. 8 Implementación del manual de procesos corregido. Semana 18 a 21. 9 Presentación y entrega del manual final y de la base de datos a todos los miembros de la agencia. Semana 22.
Nombres	Francy Danila
Apellidos	Patiño Rosero
Código	218043356
Celular	3166042858
Sede o Extensión	danilapatino@gmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Wilson Revelo Maya
Observaciones.	Ninguna