2024A PT 219043209

Marca Temporal	2/20/2024, 9:25:11 PM
1. Presentación de la empresa.	El grupo empresarial JL & RB SAS, con más de 34 años de experiencia en Colombia, ha consolidado su posición en el mercado de motocicletas, bicicletas, electrodomésticos, muebles y artículos para el hogar, representando marcas reconocidas como Fratelli, Keeway, JLC, Samsung, Haceb, Electrolux, LG, Asus, Acer, Lenovo, Xiaomi, Rimax, Spring, Samsung, Hp, Abba y Epson. Su sede principal se encuentra en Pasto, Nariño, así mismo, la empresa fue fundada en 1985 por el Sr. Jesús López Casanova. Originalmente, comenzó como una propuesta de venta de rifas bajo el nombre "La Millonaria del Putumayo" en Pasto, posteriormente, en 2014, evolucionó a "Electromillonaria" como persona natural y, finalmente, en 2015, se estableció como persona jurídica y grupo empresarial bajo el nombre JL & RB SAS. Hoy en día, el grupo cuenta con unas 45 agencias, 52 puntos satélites y una fuerza laboral de aproximadamente 850 empleados en el suroccidente colombiano. El grupo empresarial administra varias empresas especializadas en diferentes áreas: - JLC (MARCA PROPIA): Ofrece una amplia gama de productos para el hogar. - KEEWAY BENELLI COLOMBIA SAS: Se dedica a la comercialización de motocicletas de marcas reconocidas. - FINANCIA: Es la empresa financiera asesora y gestora de créditos. Se encarga específicamente del control y aprobación de créditos. - INTERELEC: Especializada en la venta al por mayor de electrodomésticos, reconocida a nivel internacional. - FRATELLI COLOMBIA SAS: Empresa comercializadora de motos y repuestos. Ensambla y comercializa motocicletas y bicicletas. La especialización del grupo abarca la comercialización de productos de marcas reconocidas en motocicletas, bicicletas, electrodomésticos, muebles y artículos para el hogar, consolidando así su posición en el mercado colombiano.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el área de revisoría, se enfrenta un desafío significativo relacionado con la eficiencia operativa y la gestión de documentos en el contexto de procesos contables y jurídicos, puesto que se ha observado que el manejo manual de diversas funciones, como la aplicación de notas contables de clientes con cartera en proceso jurídico, conlleva riesgos considerables para la empresa, por ende, este enfoque genera una carga administrativa significativa, con un impacto directo en la productividad y la calidad del servicio ofrecido. Además, la dependencia excesiva de procesos manuales ha dado lugar a problemas recurrentes, como la pérdida o la incorrecta manipulación de documentos, por lo que se estima que esta situación puede generar retrasos en la resolución de casos jurídicos, así como errores en la liquidación de honorarios y otros aspectos financieros. Además, la falta de un sistema adecuado para la gestión de documentos ha resultado en que hasta un 15% de los documentos pertinentes se extravíen o se vuelvan ilegibles, lo que afecta directamente la integridad de la información contable y jurídica. Estos desafíos no solo tienen implicaciones operativas, sino que también afectan la percepción de los clientes y la reputación de la empresa, además, se ha observado un aumento de errores en la elaboración de este tipo de liquidaciones por lo que puede afectar la precisión y la transparencia en los informes financieros, lo que sugiere un impacto negativo en la satisfacción del cliente y la fidelidad a largo plazo.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La problemática en el área de revisoría de la empresa presenta una serie de desafíos que afectan directamente su eficiencia operativa y la gestión adecuada de documentos en contextos contables y jurídicos, dado que la dependencia excesiva de procesos manuales, como la aplicación de notas contables de clientes con cartera en proceso jurídico, ha generado una carga administrativa considerable, en este sentido, según estudios de firmas consultoras como McKinsey sugieren que esta carga puede reducir la productividad hasta en un 20%, lo que obstaculiza la capacidad de la empresa para brindar servicios de calidad de manera eficiente. Además, esta dependencia manual conlleva riesgos significativos, como la pérdida o la incorrecta manipulación de documentos, lo que puede resultar en retrasos en la resolución de casos jurídicos. Informes de firmas como PwC indican que aproximadamente el 60% de los errores en la gestión de documentos conducen a demoras en los procesos legales, lo que puede afectar negativamente la reputación de la empresa y su capacidad para satisfacer las necesidades de los clientes de manera oportuna. Otro aspecto crítico de esta problemática es el impacto en la integridad de la información contable y jurídica, puesto que la falta de un sistema adecuado para la gestión de documentos ha resultado en la pérdida o ilegibilidad de hasta un 15% de los documentos pertinentes, por ende, este tipo de inconsistencias compromete la fiabilidad de los datos. Además de los efectos operativos y financieros, esta problemática también tiene repercusiones en la satisfacción del cliente y la fidelidad a largo plazo ya que los errores en la elaboración de liquidaciones de manera oportuna y la falta de transparencia en los informes financieros pueden afectar la percepción del cliente sobre la calidad del servicio ofrecido. En este orden de ideas, la problemática en el área de revisoría de la empresa no solo afecta su eficiencia operativa y la integridad de la información, sino que también puede tener un impacto directo en su reputación y relaciones con los clientes, por ello, es crucial abordar estas cuestiones de manera integral para garantizar el éxito a largo plazo y la competitividad de la empresa en el mercado.
4. Posible solución a explorar.	Como Administrador de Empresas, comprendo la importancia de abordar esta problemática desde una perspectiva más estratégica, por lo que la implementación de un módulo en Toolset se presenta como una solución integral que no solo aborda los problemas operativos inmediatos, sino que también tiene el potencial de mejorar la eficiencia general del área de revisoría, dado que al automatizar y centralizar la gestión de documentos, esta iniciativa liberará recursos para actividades más estratégicas, fortaleciendo así la posición competitiva de la empresa en el mercado y mejorando la experiencia del cliente.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Con base en este análisis, se elaborará una propuesta detallada del módulo, que incluirá una descripción de sus características, funcionalidades principales y beneficios esperados, por lo que esta propuesta se presentará a los jefes superiores para su aprobación y respaldo. Una vez aprobada la propuesta, se formará un equipo multidisciplinario que incluya a ingenieros de sistemas, diseñadores de interfaz de usuario y otros especialistas relevantes, en donde este equipo se encargará del desarrollo del módulo, siguiendo una metodología ágil para asegurar entregas iterativas y ajustes continuos según las necesidades del usuario. Durante el desarrollo, se llevarán a cabo pruebas exhaustivas del módulo para garantizar su funcionamiento adecuado y su compatibilidad con los sistemas existentes de la empresa. Además, se solicitará retroalimentación regular del equipo de revisoría y otros usuarios potenciales para realizar ajustes y mejoras. Una vez completado el desarrollo y las pruebas, se procederá con la implementación del módulo en el entorno de producción, por lo que inicialmente se brindará capacitación al personal relevante para garantizar su correcto uso y se establecerán procedimientos de soporte y mantenimiento continuo. Finalmente, se establecerán métricas de seguimiento para evaluar el rendimiento y la efectividad del módulo en relación con los objetivos establecidos inicialmente, dicha retroalimentación será fundamental para realizar ajustes y mejoras continuas, asegurando que el módulo "Toolset Jurídico" cumpla con las necesidades y expectativas de la empresa a largo plazo.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Se espera que la implementación del módulo genere una mejora notable en la eficiencia operativa, derivada de la automatización de procesos manuales y la optimización de flujos de trabajo en el área de revisoría, además, se anticipa una reducción considerable en los errores y retrasos en la gestión de documentos jurídicos y contables, lo que llevará a una mayor precisión en la toma de decisiones y una mejora en la calidad del servicio ofrecido a los clientes. Asimismo, se espera un incremento en la productividad del personal, liberando tiempo y recursos que podrán ser destinados a actividades más estratégicas, por lo que estos beneficios contribuirán a fortalecer la reputación de la empresa, aumentar la satisfacción del cliente y mejorar su posición competitiva en el mercado.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de mejora del proceso de aplicación de depósitos jurídicos en la empresa JL & RB SAS.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1 a 4: Identificación del problema. Semana 5 a 6: Análisis de la situación actual. Semana 7 a 8: Investigación y recopilación de datos. Semana 9 a 10: Caracterización del proceso de aplicación de depósitos jurídicos. Semana 11 a 14: Plantear y trabajar en el diseño de los componentes que constituyen la propuesta del plan de mejora (PPM). Semana 15: Dar a conocer a la jefe de Auditoría, el coordinador del departamento de revisoría y auditoría, jefe inmediato y al departamento de sistemas. Semana 16: Hacer las respectivas correcciones si es necesario. Semana 17: Entrega del PPM. Semana 18: Socialización en la empresa.
Nombres	Cristian Alexander
Apellidos	Melo Betancourth
Código	219043209
Celular	3128288042
Sede o Extensión	cristianmelo292@gmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Luis Benavides Pupiales
Observaciones.	Ninguna.