2024A PT 217142053

Marca Temporal	3/19/2024, 10:02:23 PM
1. Presentación de la empresa.	La Alcaldía Municipal de Sapuyes, dedicada a velar por el bienestar y el desarrollo integral de la comunidad. En el año 2024, bajo el liderazgo de la Alcaldesa Leydi Yaqueline Rodríguez Meneses, la Alcaldía se ha comprometido a promover la transparencia, la participación ciudadana y la eficiencia en la gestión pública, la cual tiene como: MISION: Como entidad Territorial el municipio de Sapuyes presta sus servicios, ejerce competencias y elabora productos con amabilidad, calor humano y bajo los principios y valores constitucionales para fortalecer la calidad de vida de los Sapuyeños buscando hacer realidad el estado social de derecho. VISION: Para el 2026, el municipio de Sapuyes será ejemplo de administración democrática, transparente, participativa con equidad, innovación democrática, transparente, participativa con equidad, innovación y en paz, a través de la gestión llevaremos a nuestra comunidad una mejor calidad de vida con programas y proyectos que recuperen nuestra vida natural, donde el ser humano tenga preponderancia sobre los muros materiales, un municipio viable financieramente y sostenible en el tiempo, productivo, competitivo, articulado con nuestros vecinos y siempre bajo los principios y valores inquebrantables del respeto, la humildad, la transparencia y el estado de derecho. La alcaldía municipal de Sapuyes cuenta con sus áreas o niveles de acción: Dentro del nivel directivo se encuentra; concejo municipal, alcalde y personero municipal. En el nivel asesor se encuentra control interno y concejo municipal de planeación. En cuanto al nivel profesional se encuentran las secretarias y sus dependencias; Secretaria de hacienda: recaudo. Secretaria de gobierno: comisaria de familia, inspección de policía, oficina de asuntos indígenas, programas sociales, archivo, oficina de la mujer y recaudo. Secretaria de planeación: banco de proyectos, Sisbén, inspección de obras. Secretaria de salud: inspección de saneamiento, salud pública. Secretaria de agricultura: oficina de ambiente. La alcaldía Municipal de Sapuyes se compromete a trabajar de manera cercana y colaborativa con la comunidad, escuchando sus necesidades, promoviendo la participación ciudadana y garantizando una gestión transparente y eficiente de los recursos públicos.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el área de Secretaría de Hacienda de la Alcaldía de Sapuyes, se ha identificado un desafío importante relacionado con la uniformidad en la comunicación y organización en la entrega de informes contractuales y de supervisión, este problema se manifiesta en la falta de un procedimiento claro y estandarizado para la presentación de informes, lo que resulta en inconsistencias en la calidad del formato de la información recibida, además, la falta de una estructura organizativa sólida puede llevar a retrasos en la entrega de informes, dificultando la toma de decisiones oportunas y retrasos en los pagos. Esta situación subraya la necesidad urgente de implementar medidas que promuevan una comunicación más uniforme y una organización más eficiente en la Secretaría de Hacienda, con el fin de mejorar la transparencia, la eficacia y la gestión de los recursos públicos en la Alcaldía de Sapuyes.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La problemática dentro del área de secretaria de Hacienda presenta una serie de desafíos que afectan directamente a la eficiencia operativa puesto que la falta de un procedimiento claro y estandarizado puede llevar a retrasos en la entrega de informes, lo que afecta la eficiencia de las operaciones como el pago de honorarios o el cargue de los informes a las plataformas SIA OBSERVA y SECOP I (Contraloría) que posteriormente serán revisados dentro de las auditorias. Otra de las consecuencias radicaría en la toma de decisiones ya que la falta de información uniforme y organizada puede dificultar la toma de decisiones informadas y oportunas por parte de la dirección, lo que podría afectar la planificación estratégica y el logro de objetivos.
4. Posible solución a explorar.	Comprendiendo la problemática desde una perspectiva más estratégica se deben desarrollar y documentar procedimientos claros y estandarizados para la entrega de informes, especificando los formatos requeridos y los plazos de entrega; también se podría capacitar al personal sobre los nuevos procedimientos y comunicar de manera efectiva los cambios a todas las partes interesadas para garantizar su correcta implementación y por último establecer un sistema de supervisión y seguimiento para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y corregir cualquier desviación o problema identificado.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Con base en el análisis se elaborará una propuesta detallada, que incluirá una serie de actividades que describirán funcionalidades y beneficios esperados, la cual será presentada a la jefe inmediata para su aprobación, una vez aprobada la propuesta, se formará un equipo revisor de informes con los secretarios de los niveles o áreas, los cuales se encargarán de revisar los informes contractuales y de supervisión que vengan desde sus dependencias, cumpliendo como primer filtro de la depuración de datos; se desarrollarán procedimientos claros y estandarizados para la entrega de informes, definiendo los formatos y los plazos de entrega; se capacitará a todo el personal sobre entrega de informes, a su vez también se establecerá un sistema de gestión de la información que facilite la entrega, revisión y seguimiento de los informes de manera eficiente y organizada; por último realizar evaluaciones periódicas para garantizar la eficiencia a largo plazo.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Se espera que la implementación de la solución propuesta genere una serie de beneficios significativos para la Secretaría de Hacienda, entre estos beneficios se incluyen una mayor eficiencia en la entrega de informes, gracias a la estandarización de los procedimientos y la reducción de tiempos de revisión y consolidación de la información, asimismo, se espera una mejora en la calidad de la información recibida, lo que facilitará la toma de decisiones y contribuirá a una eficiencia en la gestión pública, además, se anticipa una reducción en el riesgo de incumplimientos y sanciones legales, al establecer plazos claros y procedimientos bien definidos.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de Plan de Mejoramiento en los procesos de comunicación y organización en la entrega de informes contractuales y de supervisión del área de secretaria de hacienda de la Alcaldía municipal de Sapuyes.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1 a 4: identificación del problema. Semana 5 a 6: análisis de situación actual. Semana 7 a 8: investigación y recopilación de datos. Semana 9 a 10: caracterización del proceso de aplicación en el proceso de comunicación y organización de informes. Semana 11 a 14: plantear y trabajar en el diseño de componentes que construyen el proceso de plan de mejora (PPM). Semana 15: dar a conocer al jefe inmediato, auxiliares administrativos. Semana 16: hacer las respectivas correcciones si es necesario. Semana 17: entrega del PPM Semana 18: socialización en la empresa.
Nombres	Juan Camilo
Apellidos	Noguera Meneses
Código	217142053
Celular	3128298337
Sede o Extensión	kmilonoguera77@gmail.com
Correo Electrónico	Tuquerres
Asesor	Lina María Dueñas Paz
Observaciones.	ninguna