2024A PT 219048098

Marca Temporal	3/14/2024, 9:49:34 PM
1. Presentación de la empresa.	La “Industria panificadora la DOCE SAS”, inicia aproximadamente sus operaciones para el año 1991, siendo hace 33 años las primeras etapas que nace una empresa familiar, en la cual los hornos eran de leña y los domicilios se entregaban en bicicleta, para ellos trabajaban solo dos personas quienes eran las encargadas de la producción y comercialización del producto, al paso el tiempo y con la necesidad que surge en el mercado surge como base el implementar el medio de transporte para poder entregar el producto, ya que se realizaba puerta a puerta, por ello también consciente de las oportunidades en el mercado y buscando diversificar sus actividades, la empresa decidió ampliar su horizonte incorporando nuevo personal en producción, ya que la alta cantidad de pedidos, el producto es de consumo masivo y siendo este preferido por los consumidores por su alta calidad y precio accesible, por consiguiente y con el paso del tiempo en todo el auge para suplir las necesidades de los clientes fue necesario adquirir una camioneta comprándola por medio de créditos. Actualmente la Industria Panificadora la DOCE, se encuentra ubicada en el corregimiento de Catambuco, ya que tuvieron que ampliar sus instalaciones, maquinaria, equipos los cuales fueron adquiridos mediante financiamiento. Esta empresa es pionera en productos de panadería, pastelería y galletería, contando con personal administrativo de producción, ventas los cuales se encargan de día a día dar conformidad a la visión de la empresa. Todos dirigidos por el señor Mauricio Arteaga, gerente general. La empresa es fuente generadora de empleo, directo e indirecto en los diferentes sectores. La empresa encamina los esfuerzos diarios para alcanzar el reconocimiento de sus clientes, brindando productos de excelente calidad con precios al alcance de todos los hogares de los departamentos de Nariño, Cauca y Putumayo. Plataforma estratégica: Misión La Industria Panificadora la DOCE SAS, es una empresa nariñense dedicada a la elaboración y comercialización de productos de pastelería, galletería y panadería, donde el talento humano y los mejores procesos garantizan la satisfacción de nuestros clientes. Nuestro mayor objetivo es brindar una excelente atención al cliente con un producto que logre satisfacer las expectativas de nuestros consumidores, de manera oportuna garantizando un producto de calidad. Visión Ser una empresa líder en el sur del país en la elaboración y comercialización de productos de pastelería, galletería, panadería, basados en el mejoramiento continuo de los procesos productivos, el buen uso de los recursos y la eficiencia y eficacia de todos nuestros colaboradores al servicio de nuestros clientes.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En la panificadora la doce, el área de tesorería enfrenta desafíos cruciales relacionados con la gestión eficiente del efectivo y los recursos financieros. La problemática central abarca la necesidad de mantener un equilibrio óptimo entre los ingresos y los egresos para garantizar la liquidez y el funcionamiento continuo del negocio. La empresa enfrenta constantemente la tarea de administrar los flujos de efectivo, incluidos los ingresos diarios de las ventas, el pago a proveedores, los gastos operativos y los compromisos financieros como créditos. La falta de una gestión adecuada puede provocar problemas de liquidez, retrasos en los pagos y, en casos extremos, la incapacidad para cubrir las obligaciones financieras. Otro aspecto crítico es la necesidad de anticiparse y planificar para contingencias imprevistas, como emergencias, fluctuaciones en los costos de los insumos o cambios en la demanda del mercado. La falta de preparación frente a estos eventos puede exacerbar las dificultades financieras y afectar la estabilidad del negocio. Panificadora la Doce, debe considerar estrategias para optimizar la rentabilidad de sus recursos financieros, como la gestión de inversiones a corto plazo y la evaluación de oportunidades para obtener rendimientos adicionales con excedentes de efectivo.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La ausencia de un manual especifico en el cual se aborden las funciones principales en el área de tesorería dificulta la estandarización y eficiencia en las operaciones financieras. Esto puede resultar en una falta de claridad en cuanto a los procedimientos para la gestión de efectivo, cobranzas, pagos a proveedores, conciliaciones bancarias y otras actividades críticas, que se pueden generar al ingresar nuevo personal. Sin un manual de procesos, existe un riesgo mayor de errores y omisiones en la gestión financiera. Los colaboradores pueden carecer de pautas claras sobre cómo realizar tareas específicas, lo que puede conducir a inconsistencias, pérdidas financieras y problemas de control interno. La falta de un manual de procesos también dificulta la capacitación y la integración de nuevos colaboradores en el área de tesorería. La transferencia de conocimientos y mejores prácticas puede ser inconsistente y dependiente de la experiencia individual de los colaboradores actuales, lo que aumenta el riesgo de errores y malentendidos, también dificulta la identificación y corrección de problemas recurrentes en la gestión de tesorería. Sin una guía clara sobre los procedimientos, es más difícil evaluar y mejorar la eficiencia operativa y la eficacia de los controles internos.
4. Posible solución a explorar.	Implementar un manual de procesos en el área de tesorería de la Panificadora la Doce es una solución clave para abordar desafíos financieros y operativos. Este manual establecerá procedimientos uniformes, reducirá errores, facilitará la capacitación de nuevos empleados, mejorará el control interno y promoverá la eficiencia operativa. Con ello se proporcionará una estructura organizativa sólida y garantizará una gestión financiera más eficiente y efectiva del negocio.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para construir y poner en marcha un manual de procesos en el área de tesorería de la empresa, es importante seguir una metodología estructurada y realizar una serie de actividades clave, •Comprender las necesidades específicas del área de tesorería y los desafíos que enfrenta la panificadora en términos de gestión financiera y operativa. •Definir el alcance, la estructura y el formato del manual de procesos, considerando los procesos financieros clave, los roles y responsabilidades del personal, y los objetivos de control interno. •Crear y documentar los procedimientos detallados para cada proceso financiero, incluyendo pasos, instrucciones, formularios o plantillas necesarias, y cualquier otra información relevante. •Revisar y validar los contenidos del manual con el equipo de tesorería y otras partes interesadas relevantes para garantizar su precisión, claridad y relevancia. •Obtener la aprobación final del manual de procesos por parte de la dirección y otros responsables, y prepararlo para su implementación. •Introducir el manual de procesos en el área de tesorería, proporcionando capacitación y orientación al personal sobre su contenido, uso y aplicación en la práctica. •Monitorear la efectividad del manual de procesos a lo largo del tiempo, recopilar retroalimentación del personal y realizar ajustes o actualizaciones según sea necesario para mejorar su utilidad y relevancia.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación del manual de procesos en el área de tesorería de la panadería promete una serie de resultados positivos y beneficios para el negocio, se espera una mejora significativa en la eficiencia operativa. La estandarización de los procedimientos financieros y la claridad en las instrucciones permitirán que el equipo de tesorería realice sus tareas de manera más rápida y efectiva, reduciendo los tiempos de procesamiento y minimizando los errores. Además, la reducción de errores y riesgos asociados con una gestión financiera menos estructurada será un beneficio clave. Al documentar y seguir procedimientos específicos, se espera una disminución en los errores contables y en la gestión de pagos y cobros, lo que a su vez reduce el riesgo de pérdidas financieras y problemas de cumplimiento. El fortalecimiento del control interno es otro aspecto destacado. El manual de procesos establecerá medidas claras de supervisión y seguimiento, lo que ayudará a prevenir y detectar posibles irregularidades o fraudes, mejorando la transparencia y la integridad de las operaciones financieras, la capacitación y el desarrollo del personal serán beneficios importantes. La familiarización con el manual de procesos dotará al equipo de tesorería de las habilidades y el conocimiento necesarios para desempeñar sus funciones de manera más efectiva, fomentando el crecimiento profesional y la satisfacción laboral.
7. Producto a entregar (PPM).	Desarrollar e implementar un manual de procesos detallado para el área de tesorería de la panificadora , abordando los procesos financieros clave. Esto incluye el diseño, validación y aprobación del manual, seguido de una fase de implementación y capacitación del personal. Se establecerán mecanismos de seguimiento y evaluación para garantizar la efectividad del manual, con énfasis en la mejora continua. Esta iniciativa busca fortalecer la eficiencia operativa, reducir errores, mejorar el control interno y promover una cultura organizacional centrada en la excelencia en la gestión financiera.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 2- 3: Análisis área de mejora para implementar plan de trabajo. Semana 4-6: Indagación, identificación de procesos operacionales, estratégicos y de apoyo del área a mejorar. Semana 7 -8: Estructuración de mapa de procesos para el área. Semana 9- 12: Caracterización de los procesos. Semana 12 – 16: Documentación y redacción del manual de procesos. Semana 17: Presentación PPM para revisión. Semana 18-19: correcciones y preparación del PPM completo. Semana 20: Entrega y socialización del trabajo final.
Nombres	Karen Lorena
Apellidos	Narvaez Bastidas
Código	219048098
Celular	3022784842
Sede o Extensión	karennar2001@gmail.com
Correo Electrónico	Ipiales
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna