2024A PT 219142009

Marca Temporal	3/4/2024, 10:29:13 PM
1. Presentación de la empresa.	La Contraloría Departamental de Nariño es un organismo crucial en la estructura gubernamental del departamento colombiano de Nariño. Su función principal es garantizar la transparencia, eficiencia y legalidad en la gestión fiscal de las entidades territoriales y el manejo de los recursos públicos a nivel departamental. Entre sus responsabilidades se encuentran la revisión de la ejecución presupuestaria, la evaluación de la eficacia de los programas gubernamentales, y la emisión de informes y recomendaciones para fortalecer la gestión pública y prevenir posibles irregularidades. La Contraloría Departamental de Nariño desempeña un papel fundamental en la promoción del buen gobierno y contribuye al desarrollo sostenible y al bienestar de la comunidad nariñense mediante un ejercicio responsable y transparente del control fiscal. Actualmente la Contraloría Departamental de Nariño es una mediana empresa, la cual cuenta con 72 empleados en diferentes áreas (Fiscal, administrativa, ambiental, contabilidad, tesorería, controlador, recursos humanos y seguridad y salud en el trabajo entre otros) sus instalaciones se encuentran ubicadas en Cra 24 19-33 of 410 Edif Pasto Plaza Pasto-Nariño.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El problema identificado radica en la ineficiencia y falta de organización en el proceso de gestión documental de expedientes judiciales. Se enfrenta a dificultades en la implementación de folios para procesos y medidas cautelares, así como en la creación de rotulación para expedientes y cajas de almacenamiento. Esta falta de identificación adecuada dificulta la ubicación rápida de información clave. Adicionalmente, se observa una carencia de un procedimiento estructurado para la transferencia de datos desde los procesos judiciales a una base de datos en formato Excel. Esta falta de sistematización puede dar lugar a errores y pérdida de información esencial.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La Contraloría Departamental de Nariño se ve afectada por una serie de ineficiencias en su gestión documental. La carencia de un sistema de folios y rotulación adecuado dificulta la localización rápida de expedientes, lo que resulta en una pérdida de tiempo y recursos en la búsqueda de información relevante. Esta ineficiencia operativa impacta directamente en la capacidad de la Contraloría para cumplir con sus responsabilidades de manera efectiva, afectando su productividad y eficacia en la realización de auditorías y evaluaciones. La falta de un proceso estructurado para la transferencia de información a la base de datos Excel genera errores y omisiones en los registros. Esta falta de sistematización compromete la integridad de la información almacenada, lo que a su vez afecta la calidad de los informes y análisis realizados por la Contraloría. Los errores en la base de datos pueden tener repercusiones significativas en la toma de decisiones y en la capacidad de la Contraloría para identificar y abordar irregularidades en la gestión de recursos públicos. Además, la ausencia de un flujo de trabajo eficiente para enviar expedientes al archivo central resulta en demoras en el acceso a la información archivada. Esto afecta la capacidad de la Contraloría para responder de manera oportuna a solicitudes de información internas y externas, lo que puede impactar negativamente en su reputación y credibilidad.
4. Posible solución a explorar.	Una solución viable para abordar la carencia de una base de datos en la documentación de archivos en el área de revisión fiscal consiste en explorar la implementación y actualización de una base de datos en formato Excel. En primer lugar, se tendrá que hacer una revisión de los expedientes y las cajas ya que se tendrá en cuenta si estas tienen sus respectivos rótulos y sus folios en segundo lugar se tendrá que generar una plantilla de Excel que este creada según las normas de gestión documental, la cual refleje las categorías esenciales para almacenar información relevante, como fechas, tipos de documentos, números de referencia y entidades revisadas. El cual pretende establecer un sistema de codificación claro para facilitar la clasificación y búsqueda eficiente de los expedientes. Un paso crítico sería establecer un proceso estandarizado para el ingreso y la actualización regular de datos en la base de datos Excel. Esto implica designar responsabilidades claras para garantizar que todos los documentos archivados se reflejen con precisión y oportunidad. Además, se deberá proporcionar capacitación al personal de revisión fiscal para asegurar una comprensión adecuada del sistema de codificación, del proceso de actualización y de cómo utilizar la información almacenada para facilitar las tareas diarias. Para proteger la integridad de la base de datos, se podrían implementar medidas de seguridad en Excel, como la protección de celdas con información sensible y la asignación de permisos (contraseña) para el acceso a la información del documento.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1 Analizar el estado de los expedientes, el cual deben estar foliados con sus respectivos rótulos. 2 Revisar las cajas que estén con sus respectivos rótulos y que la información suministrada concuerde con la de los expedientes. 3 Desarrollar un procedimiento estandarizado para el ingreso y actualización de datos de los años 2012 al 2014 según las normar de documentación. 4 Abrir la base de datos Excel y comenzar la migración de la información existente. 5 Configurar medidas de seguridad en el Excel. 6 Entrega de base de datos.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de la solución propuesta para la desactualización en la base de datos Excel en los procesos fiscales conlleva beneficios sustanciales para la empresa. La mejora en la eficiencia operativa se logrará mediante la actualización de datos, ya que puede facilitar el acceso rápido y eficiente a la información, respaldado por un procedimiento estandarizado. La integridad y confianza en la información se verán reforzadas con la implementación de medidas de seguridad en Excel, generando un entorno protegido que contribuirá al cumplimiento normativo y respaldará la toma de decisiones informadas, optimizando así el uso de recursos y tiempo del personal encargado.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta actualización de la base de datos Excel, para ello se tendrá en cuenta y se revisara si los expedientes y sus respectivas cajas se encuentran foliadas y con sus respectivos rótulos.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1 – 2 Conocer el área de trabajo e identificar la necesidad Semana 3 – 6 Revisar correctamente rótulos, folios e información de los expedientes archivar y comenzar con la transferencia de información de la documentación física a la base de datos Excel del año 2012. Semana 7 – 10 Revisar correctamente rótulos, folios e información de los expedientes archivar y comenzar con la transferencia de información de la documentación física a la base de datos Excel del año 2013. Semana 11 – 14 Revisar correctamente rótulos, folios e información de los expedientes archivar y comenzar con la transferencia de información de la documentación física a la base de datos Excel del año 2012. Semana 15 Presentación del PPM para revisión. Semana 16 – 17 Correcciones y preparación del PPM Completo. Semana 18 – 19 Entrega y socialización del plan de trabajo.
Nombres	David Sebastian
Apellidos	Benavides Andrade
Código	219142009
Celular	3178136488
Sede o Extensión	benavidess039@gmail.com
Correo Electrónico	Tuquerres
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	N/A