2024A PT 219142010

Marca Temporal	3/14/2024, 9:22:19 PM
1. Presentación de la empresa.	La Contraloría Departamental de Nariño es un órgano de Control Fiscal del Estado del Orden Departamental, creada mediante Ordenanza No. 24 del 18 de Julio de 1935 expedida por la Asamblea Departamental de Nariño, entidad de carácter técnico, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa, presupuestal y patrimonio propio para administrar sus asuntos en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y en las Leyes. PLPATAFORMA ESTRATEGICA MISIÓN: Ejercer el control y vigilancia fiscal a los recursos públicos del Departamento de Nariño de forma oportuna, efectiva y de calidad, con la participación activa de las distintas partes interesadas; a través de un capital humano idóneo e íntegro, que promueva la transparencia, la participación ciudadana, la innovación y el uso correcto de las TICS, generando confianza y valor público a través de la función fiscal, contribuyendo al desarrollo sostenible de la Contraloría Departamental de Nariño. VISIÓN: En el año 2025, la Contraloría Departamental de Nariño será reconocida como un Organismo de Control con un alto índice de confiabilidad, credibilidad y transparencia por los Nariñenses, cercana a la comunidad, generando espacio de participación ciudadana para su articulación en la vigilancia de la gestión fiscal y la generación de beneficios a la sociedad. FUNCIONES: -La Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultado de la administración. -La vigilancia y el control fiscal son una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos. -El control fiscal se ejercerá en forma posterior y selectiva, y además podrá ser preventivo y concomitante, según sea necesario para garantizar la defensa y protección del patrimonio público. -Fortalecer la imagen institucional a través de la generación de escenarios de legalidad que permitan la participación ciudadana en ejercicio del Control Fiscal. -Implementar y administrar un sistema de calidad con eficiencia y eficacia en la vigilancia fiscal. -Fortalecer el nivel de competencias del Talento Humano, mediante estrategias de reclutamiento, formación, evaluaciones de desempeño, medición del clima laboral y capacitación permanente. -Propender por el mejoramiento continuo de los procesos de la Contraloría Departamental de Nariño.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La problemática del área de apoyo de la Secretaría de Responsabilidad Fiscal en la Contraloría Departamental de Nariño radica en la falta de eficiencia y eficacia en la gestión de las actividades relacionadas con el apoyo a la emisión de notas secretariales, la organización de archivos dentro de los procesos activos de la dependencia de responsabilidad fiscal, y la organización de archivos de actos administrativos expedidos por los sustanciadores 1 Apoyo a la emisión de notas secretariales: La emisión de notas secretariales es una tarea fundamental en la gestión administrativa de la Contraloría Departamental de Nariño. Sin embargo, es posible que existan retrasos en este proceso debido a la falta de sistematización adecuada, lo que podría resultar en la pérdida de información crucial o en la generación de errores en los documentos emitidos. 2 Organización de archivo dentro de los procesos activos de la dependencia de responsabilidad fiscal: La gestión eficiente de los archivos es esencial para garantizar el acceso oportuno a la información requerida para la toma de decisiones. La falta de una estructura organizativa clara y de procedimientos establecidos puede conducir a la pérdida, duplicación o mal almacenamiento de documentos, lo que afectaría la capacidad de la dependencia para llevar a cabo sus funciones de manera efectiva. 3 Organización de archivo de actos administrativos expedidos por los sustanciadores: Los actos administrativos emitidos por los sustanciadores son documentos legales que requieren una gestión adecuada para garantizar su integridad y accesibilidad. La falta de un sistema eficiente para organizar y mantener estos archivos puede resultar en dificultades para localizar y recuperar los documentos pertinentes cuando sea necesario, lo que podría obstaculizar los procesos legales y administrativos de la Contraloría.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	- Retrasos en la toma de decisiones: La falta de eficiencia en la emisión de notas secretariales y en la organización de archivos puede provocar retrasos en la toma de decisiones críticas dentro de la Contraloría. Esto puede afectar la capacidad de la institución para responder de manera oportuna a situaciones urgentes o para llevar a cabo investigaciones y procesos administrativos de manera efectiva. - Dificultades en la gestión de información: La falta de organización en los archivos activos y de actos administrativos expedidos dificulta la gestión eficiente de la información dentro de la Contraloría. Esto puede resultar en la pérdida, duplicación o mal manejo de documentos importantes, lo que afecta la integridad y la confiabilidad de la información disponible para los funcionarios y para cualquier proceso de auditoría o rendición de cuentas. - Riesgo de incumplimiento normativo: La falta de organización y control en la gestión de los archivos puede aumentar el riesgo de incumplimiento normativo en la Contraloría Departamental de Nariño. Esto podría llevar a sanciones legales, multas o daños a la reputación de la institución, especialmente en lo que respecta a la documentación relacionada con actos administrativos y responsabilidades fiscales. - Impacto en la transparencia y rendición de cuentas: La falta de acceso oportuno a la información y la dificultad para rastrear los documentos relevantes pueden afectar la transparencia y la rendición de cuentas en la Contraloría. La falta de claridad en la gestión de archivos puede dificultar la verificación de procesos y decisiones, lo que podría socavar la confianza pública en la institución y su capacidad para cumplir con su mandato de fiscalización y control.
4. Posible solución a explorar.	Se propone como solución de mejora un sistema de gestión de bases de datos más avanzado. Sin embargo, dado que se desea mantener Excel como la herramienta principal, se pueden implementar mejoras dentro de esta plataforma. Primero, estandarizar la estructura de la base de datos Excel, definiendo campos específicos para cada tipo de documento y estableciendo un sistema de nomenclatura coherente. Esto facilitaría la organización y búsqueda de la documentación. Además, se podrían utilizar funciones avanzadas de Excel, como tablas dinámicas y macros, para automatizar tareas repetitivas y mejorar la eficiencia en la gestión de la información y se realizarán copias de seguridad periódicas de la base de datos para evitar pérdidas de información. Con estas mejoras, la base de datos Excel podría cumplir mejor con los requerimientos para el manejo de la documentación en la Contraloría Departamental de Nariño, mejorando la eficiencia y la efectividad en la gestión de la información.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Metodología: - Análisis de la situación actual: Evaluar la estructura y funcionamiento de la base de datos Excel existente, identificando sus fortalezas, debilidades y áreas de mejora. - Diseño de la solución: Crear un plan detallado para implementar las mejoras en la base de datos Excel, incluyendo la definición de campos y formatos, la configuración de controles de acceso, y la identificación de funciones de Excel a utilizar. - Desarrollo e implementación: Llevar a cabo las actividades necesarias para implementar la solución diseñada, incluyendo la creación y configuración de la nueva estructura de la base de datos, la aplicación de controles de acceso y seguridad, y la creación de funciones y macros en Excel según sea necesario. - Pruebas y ajustes: Realizar pruebas exhaustivas para verificar el funcionamiento correcto de la nueva base de datos Excel, identificando y corrigiendo cualquier error o problema encontrado durante esta etapa. - Implementación de la estrategia: Implementar la nueva base de datos Excel de manera gradual con una prueba piloto para asegurar su correcto funcionamiento. - Seguimiento y mantenimiento: Realizar un seguimiento continuo del desempeño de la base de datos Excel, recopilando comentarios del usuario y realizando ajustes según sea necesario para garantizar su eficiencia y efectividad a lo largo del tiempo. Actividades a realizar: 1 Realizar una evaluación de la base de datos Excel existente. 2 Definir los requerimientos específicos para la gestión de documentos. 3 Diseñar la nueva estructura y funcionalidades de la base de datos Excel. 4 Desarrollar e implementar la solución diseñada. 5 Realizar pruebas exhaustivas para verificar el funcionamiento correcto. 6 Implementar la nueva base de datos. 7 Realizar un seguimiento continuo del desempeño y realizar ajustes según sea necesario.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Los beneficios esperados para la Contraloría Departamental de Nariño derivados de la solución propuesta para mejorar la base de datos Excel incluyen: 1 Mayor eficiencia operativa: La nueva base de datos Excel optimizada permitirá una gestión más eficiente de los documentos y datos, lo que reducirá el tiempo y los recursos dedicados a tareas administrativas y aumentará la productividad del personal. 2 Mayor seguridad de la información: La configuración de controles de acceso y permisos adecuados garantizará que solo el personal autorizado tenga acceso a la información sensible, lo que reducirá el riesgo de pérdida, robo o manipulación de datos confidenciales. 3 Mejor capacidad de análisis y generación de informes: La implementación de funciones avanzadas de Excel permitirá realizar análisis más detallados de los datos y generar informes personalizados de manera más eficiente, lo que facilitará la toma de decisiones informadas y la presentación de informes. 4 Optimización del tiempo y recursos: La automatización de tareas repetitivas y la mejora en la organización y acceso a la información permitirán al personal dedicar más tiempo a actividades estratégicas y de mayor valor agregado para la Contraloría. 5 Mayor transparencia y rendición de cuentas: La mejora en la gestión de documentos y datos aumentará la transparencia en los procesos internos de la Contraloría, lo que fortalecerá la confianza de los ciudadanos y otras partes interesadas en la institución y su trabajo.
7. Producto a entregar (PPM).	El producto a entregar será una base de datos Excel mejorada y optimizada, diseñada específicamente para satisfacer las necesidades de la Secretaría de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Departamental de Nariño. Esta base de datos contará con una estructura estandarizada y coherente, que facilite la organización y búsqueda eficiente de la información. Se. Además, se utilizarán funciones avanzadas de Excel, como tablas dinámicas, macros y fórmulas complejas, para automatizar tareas y mejorar la capacidad de análisis de datos. La base de datos estará acompañada de documentación detallada disponible para su uso por parte del equipo de trabajo que opera en esta entidad.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1-2: Análisis de la situación actual -Realizar una evaluación detallada de la base de datos Excel existente. -Identificar fortalezas, debilidades y áreas de mejora. Semana 3-4: Definición de requerimientos -Establecer los requerimientos específicos para la gestión de documentos. -Definir la estructura y funcionalidades necesarias de la nueva base de datos Excel. Semana 5-6: Diseño de la solución -Crear un plan detallado para la implementación de la mejora de la base de datos actual. -Diseñar la estructura de la base de datos. Semana 7-10: Desarrollo e implementación -Desarrollo y Fortalecimiento de la actual base de datos actual según las especificaciones definidas. -Implementar funciones avanzadas de Excel para automatización y análisis de datos. Semana 11-12: Pruebas y ajustes -Realizar pruebas exhaustivas para verificar el funcionamiento correcto de la nueva base de datos. -Identificar y corregir cualquier error o problema encontrado durante las pruebas. Semana 13-14: Ajustes de la base de datos -Realizar los respectivos ajustes necesarios para su óptimo funcionamiento. Semana 15-16: Presentación final - presentación del PPM para su respectiva revisión. Semana 16: - Correcciones y preparación del PPM completo. Semana 17-18: - Entrega y socialización del trabajo final.
Nombres	Jaime Eduardo
Apellidos	Benavides Cerón
Código	219142010
Celular	3185203430
Sede o Extensión	benavidesjaime019@gmail.com
Correo Electrónico	Tuquerres
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna