2024A PT 219142037

Marca Temporal	3/19/2024, 5:37:10 PM
1. Presentación de la empresa.	La alcaldía Municipal de Túquerres se encuentra ubicada en la Carrera 14 calle 16 Esquina, Parque Bolívar. Es una entidad administrativa que se encarga de la gestión y dirección de los asuntos públicos en el municipio. Su principal función es garantizar el bienestar de los tuquerreños y el desarrollo del municipio. Entre las responsabilidades de la entidad se encuentran la planificación urbana, la promoción del desarrollo económico y social, la cultura, el deporte, entre otros aspectos importantes para la comunidad. En la actual administración “Túquerres es tiempo de ser mejores” encabezado por el Alcalde Luis Fernando Leitón López se busca que la ciudadanía participe activamente con el fin de construir la cultura de “ser mejores” en todo el sentido de la palabra.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Actualmente en la oficina de Secretaria de Gobierno se atiende a las consultorías que hacen las Juntas de Acción Comunal existentes de Corregimientos, Barrios y Veredas del Municipio de Túquerres, la mesa de atención se denomina Subsecretaria de desarrollo comunitario. Aquí se encuentra el archivo de las juntas, el cual prevalece en modo físico, en carpetas. Debido a esto se ha incrementado la desorganización y la pérdida de documentos importantes para cada Junta de Acción Comunal, también el almacenamiento del archivo ocupa un espacio considerable, ya que el papeleo que se tiene por sectores es amplio.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La principal repercusión que existe ante esta problemática es la desorganización y la pérdida de los archivos que tiene cada Junta de Acción Comunal y esto dificulta la búsqueda y recuperación de estos. Cada documento que se tiene de las juntas es de suma importancia, ya que ayuda a la postulación de proyectos ante el Ministerio del Interior siempre y cuando se tenga el papeleo completo y en orden, también contribuye al desarrollo de actividades que se tengan en las Juntas de cada Corregimiento, barrio y vereda del Municipio. Otra consecuencia es que el archivo en físico ocupa mucho espacio en las carpetas. Las juntas llevan una larga trayectoria y se ha almacenado una gran cantidad de documentos, cuando los usuarios se acercan a la oficina, la búsqueda de los archivos correspondientes afecta la eficiencia del servicio y el tiempo en el que se incurre.
4. Posible solución a explorar.	En respuesta a la problemática encontrada se propone la creación del archivo digital de los documentos más relevantes y actualizados de cada Junta de Acción comunal, con el fin de agilizar los procesos y las asistencias técnicas que se realicen en la oficina.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	- Se realizará un análisis del estado actual del archivo en físico que existe de las Juntas de Acción Comunal. - Se realizará la selección y evaluación de la herramienta que facilite la digitalización de los documentos. - Selección de los documentos por carpeta con mayor relevancia y de mayor uso para las Juntas de Acción comunal. - Digitalización de los documentos clasificados por corregimientos, Barrios y Veredas del Municipio.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Mayor eficiencia y agilidad en los procesos de asistencia técnica a las Juntas de Acción Comunal, ya que se eliminaran los tiempos de búsqueda de los documentos en físico. Mejora en la gestión de la información, con esto se podrá llevar una organización más precisa de los archivos de cada junta y un seguimiento de las actualizaciones de documentos nuevos.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de plan de mejoramiento para la creación del archivo digital de los documentos de las Juntas de Acción Comunal, administrados por la Alcaldía Municipal de Túquerres.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1 y 2 Identificación de la problemática existente en la oficina de Secretaria de Gobierno. Semana 3 Realizar con el asesor de la práctica y el jefe inmediato las correcciones pertinentes al plan de trabajo. Semana 4 Entrega de plan de trabajo. Semana 5 Análisis del archivo existente de las Juntas de Acción Comunal. Semana 6 y 9 Selección de la herramienta para la digitalización de los documentos y selección de archivos relevantes de cada una de las Juntas de Acción Comunal. Semana 10 y 11 Digitalización de los archivos. Semana 12 Asesoría sobre el plan de mejoramiento. Semana 13 Realizar correcciones y entrega del PPM.
Nombres	Lisbeth Fernanda
Apellidos	Estrada Arteaga
Código	219142037
Celular	3185432707
Sede o Extensión	lisbethestrada1212@gmail.com
Correo Electrónico	Tuquerres
Asesor	Lina María Dueñas Paz
Observaciones.	Ninguna