2024A PT 217048095

Marca Temporal	4/3/2024, 3:43:57 PM
1. Presentación de la empresa.	AGENCIA DE ADUANA COEXNORT SA NIVEL 1. Es un equipo de trabajo que ofrece servicios aduaneros y logísticos con calidad, seguridad y responsabilidad; acordes a las necesidades de nuestro entorno y la normativa aduanera vigente. Nos movemos dinámica mente para adaptar nuestros servicios a un contexto global con nuevos y mejores negocios. Generamos lazos de amistad con nuestros clientes y partes interesadas para crecer de manera conjunta y sostenible en el tiempo. Brindamos soluciones integrales que optimicen el impacto de las operaciones de logística internacional y los distintos espacios del sector aduanero con compromiso y pasión por nuestra labor y el recorrido que hemos tenido.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el diagnóstico de la empresa se identificó los procesos que están presentando dificultades, que pueden afectar en el mediano plazo a la empresa, En la Agencia de aduanas Coexnort S. A Nivel 1 - sucursal de IPIALES, se ha logrado identificar un problema como lo es establecer una única forma de realizar una actividad y ejecutar cada tarea de acuerdo con las normas y las políticas de una organización; y, así, poder mejorar su eficiencia. Ya que en muchas ocasiones la empresa a evidenciado como por ejemplo Un antiguo empleado que realiza una actividad específica se toma vacaciones o se jubila. Antes de irse transmite oralmente las indicaciones a su reemplazo. Como consecuencia se genera falta de comprensión, errores, fallas en la producción y pérdidas de la información. Otro ejemplo es cuando Varios trabajadores realizan la misma tarea, cada uno a su manera, lo que ocasiona demoras, rechazos y falta de competitividad. Y también Hay hábitos de trabajo que se repiten “porque siempre se hizo así”, perdiendo tiempo o vulnerando normas vigentes.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Esto casos ha provocado demoras en los tramites del proceso, esto se ha observado debido a nivel interno específicamente; por ello La finalidad de crear el manual de procedimientos para ofrecer información completa, ordenada y útil para cumplir con una actividad específica. La falta de herramientas de control como los manuales administrativos, generó en la entidad un control interno algo deficiente y una demora en la realización de los procesos. Una de ellas es la poca experiencia que tiene la nueva persona, empleado o encargada para con la empresa, sus funciones, actividades y procesos. También, el poco conocimiento que se tiene acerca del campo logístico y cómo operar a nivel internacional, evidenciándose en los resultados y errores que pueden cometerse inicialmente. La falta de herramientas de control como los manuales administrativos, generó en la entidad un control interno deficiente y una in-eficiencia en la realización de los procesos. Por ello, su implementación ha colaborado en el crecimiento de la empresa al servir como guía para evitar incurrir en duplicidad de funciones y errores al momento de ejecutar los procesos.
4. Posible solución a explorar.	Con la implementación de una guía-manual se busca trascender para brindar ayuda por medio de esta “plataforma” al empleado y/o encargado de todo el equipo de trabajo. Todo esto en función de mejorar la calidad de la información, que se da por medio de este canal de soporte, con el que se busca el interés de corregir y ayudar con las falencias anteriormente Mencionadas, y suplir aquella necesidad de basarnos en soportes y guiarnos con cualquier implemento útil. Para aumentar la satisfacción del cliente, y disminuir tiempos es necesario diseñar un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS para el mejoramiento de nuestra empresa que permita desarrollar unas estrategias eficaces las cuales disminuyan los errores. Por esto, es necesario diseñar un manual que genere un desempeño rápido y eficiente por parte de nuestros funcionarios de la agencia. El objetivo principal de estos manuales es establecer de manera clara y comprensiva para todos los miembros de un equipo de trabajo los pasos a seguir, procedimientos a cumplir y resultados a obtener cuando realizan una actividad del comercio exterior tanto para importación como para exportación dentro de la organización. En base a esto, lo que se aporta a la compañía es obtener una mayor organización, mejorar y dar soluciones optimas en caso de la existencia de dudas, apoyándose en dicha guía. Todo esto en pro a una mejora continua por parte de la empresa y del equipo de trabajo.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Crear una guía manual operacional con acceso a todo el personal de la empresa y al personal nuevo y/o encargado para lograr de esta forma una asesoría extra, permitiendo así una relación entre empresa, personal e información, y logrando así un mejoramiento en el trabajo en equipo, en los procesos y resultados del desarrollo de cada operación. La metodología utilizada se dividió en varios pasos para llegar al objetivo principal que es el desarrollo del manual. El primer paso fue investigar, recolectar y analizar la información y/o datos acerca de cada operación llevada a cabo en la empresa, para identificar cada proceso con sus respectivos pasos y procedimientos a seguir, así como también las condiciones de los mismos, iniciando así la búsqueda de la solución al desarrollo de esta guía instructiva. En el siguiente paso se analizó la empresa, sus operaciones en general y con determinados clientes, pues la empresa cuenta con clientes fijos con los que el proceso cambia, clientes con quienes ya existe una relación establecida, y el proceso de las operaciones, como se mencionó, es diferente. Finalmente se examinó la relación y comunicación entre el equipo de trabajo, el personal nuevo y/o encargado y las fuentes de información. Con este manual se asegura una asesoría extra que puede tener la empresa tanto para el personal y equipo de trabajo ya establecido, como para el personal nuevo (auxiliares, o pasantes) y que queda encargado en el área. Esto es importante pues se brinda ayuda a la empresa en términos de reducción de los tiempos de ejecución procedimientos determinados en cada operación. Para dar cumplimiento a ese paso a paso se decidió dividirlo en 3 partes. La primera, presentación de la empresa y sus servicios. Segunda, creación del proyecto y plan de trabajo y tercera, desarrollo de la guía manual.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	El manual fue implementado durante mi último periodo de estadía en la empresa, de allí se evaluó un poco para poder obtener resultados, tomando como estudio mi labor en este último pequeño tiempo de práctica. A continuación, resultados que se pudieron ver reflejados: • Información con fácil acceso • Simplificación y optimización del tiempo en los procesos • Amplia información de ayuda • Mayor confianza a la hora de manejar los procesos de las operaciones • Socializa y relaciona a la persona encargada con toda la información respecto a las operaciones manejadas en la empresa Como resultado, se logró la segregación de funciones a través de la definición de las responsabilidades y actividades a realizar por cada colaborador; además, se optimizaron los procesos al reducir los tiempos de espera. • La implementación de la guía-manual como soporte para el área de operaciones indicó positivamente el acogimiento de dicha herramienta con el empleado encargado, siendo así una herramienta necesaria para la empresa. • Se determinó que la implementación diaria de la guía-manual influyó en el rápido aprendizaje de la persona encargada, en este caso, del practicante. • De acuerdo a la temática manejada, no fue necesario establecer un presupuesto, ya que se necesitó de herramientas de información de fácil acceso y del aprendizaje, por lo que no se requirió de recursos financieros de la empresa para su montaje.
7. Producto a entregar (PPM).	• MANUAL-GUÍA DE PROCEDIMIENTOS ADUANEROS IPIALES IMPORTACION-EXPORTACION.
8. Cronograma de trabajo.	el desarrollo de este trabajo se presenta con la siguiente estructura: En el primer capítulo, se da a una breve descripción de las características generales de la empresa objeto de estudio y la experiencia profesional desempeñada dentro de ésta. En el segundo capítulo, hace referencia a la teoría y la práctica en la creación del proyecto y plan de trabajo; además, describe las acciones, metodologías y procedimientos aplicados para resolver la situación profesional planteada en el presente trabajo. El tercer capítulo, da a conocer los aportes realizados a la empresa y el desarrollo que supuso esta experiencia, lo cual demuestra la capacidad y criterio profesional del autor. Y finalmente, se presentan las conclusiones y recomendaciones del trabajo. - Realizar el diagnóstico de los procesos existentes en el área. - Actualizar los procedimientos existentes - Organizar de manera sistemática las actividades que se desarrollen en el área de Operaciones. - Revisar formatos preestablecidos y analizar su utilización y funcionalidad. - Realizar diagnóstico del Manual de Funciones existente. - Actualizar Manual de Funciones existente.
Nombres	Juan Camilo
Apellidos	Sacro Chacón
Código	217048095
Celular	3157200554
Sede o Extensión	camilosacro1@gmail.com
Correo Electrónico	Ipiales
Asesor	Jairo Medina Morillo
Observaciones.	Ninguna