2024A PT 219043143

Marca Temporal	4/6/2024, 11:20:55 PM
1. Presentación de la empresa.	La Cooperativa de Transportadores La Sabana, más conocida como COOTRANSA LTDA, fue establecida en el año 1993 por un grupo visionario de 42 personas con el propósito de mejorar el transporte urbano en Tuquerres, obtuvieron su personería jurídica No. 0805 ese mismo año y desde entonces han sido pioneros en la movilidad del municipio, con una sólida trayectoria de 31 años, COOTRANSA LTDA se ha destacado por su compromiso con la excelencia en el servicio y la seguridad de los usuarios, además lo largo de los años, han evolucionado constantemente para adaptarse a las necesidades cambiantes de la comunidad y cumplir con los estándares más exigentes de los entes de vigilancia y control. La flota de COOTRANSA LTDA está compuesta por 57 vehículos que van desde modelos del 2005 hasta el 2020, esta variedad garantiza una experiencia confortable y segura para todos los usuarios, mientras se incorporan las últimas tecnologías y medidas de seguridad en cada unidad. El personal de COOTRANSA LTDA está formado por profesionales capacitados y comprometidos con brindar un servicio de calidad, nuestros conductores y colaboradores están constantemente actualizados para garantizar la máxima satisfacción y seguridad de los pasajeros en cada traslado, además para satisfacer las diversas necesidades de movilidad de la comunidad, ofrecemos servicios de transporte urbano en dos modalidades: colectivo e individual, con ello nos aseguramos de brindar opciones que se adapten a las preferencias de cada usuario. COOTRANSA LTDA se ha convertido en un pilar fundamental para el desarrollo y la conectividad de Tuquerres, ofreciendo un servicio de transporte confiable, seguro y cómodo que impulsa el progreso de la comunidad que servimos, estamos comprometidos a seguir innovando y mejorando para continuar siendo la opción preferida de transporte para nuestros usuarios. VISIÓN Mantenernos como una Cooperativa de Transporte reconocida por su liderazgo, que desarrolla en forma confiable, segura, sólida y rentable; construyendo el cambio con audacia y calidad humana al servicio de nuestros usuarios. MISIÓN Somos una empresa de transporte público urbano, con la que esperamos superamos las necesidades y expectativas de nuestros usuarios al brindar un servicio con eficiencia, seguridad y comodidad para ello se cuenta con un grupo humano y un parque automotor comprometidos con la calidad y la excelencia.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La Cooperativa de Transportadores La Sabana, una empresa de taxis con una amplia experiencia en el sector, se enfrenta a desafíos significativos en la gestión de sus archivos, puesto que la documentación relacionada con clientes, conductores y vehículos y otros aspectos operativos es abundante y a menudo se encuentra dispersa, esta situación conduce a ineficiencias en la búsqueda de información, retrasos en la toma de decisiones y posibles errores en la gestión, de tal manera que la falta de un sistema de archivo adecuado también puede afectar la atención al cliente. Estos problemas causan una pérdida de tiempo y recursos en la búsqueda de información, posibles errores en los registros y documentos, dificultades en la toma de decisiones basadas en datos precisos, riesgo de incumplimiento normativo e impacto negativo en la satisfacción del cliente, además, la falta de organización de archivos puede afectar la eficiencia operativa y la competitividad en el mercado. Implementar un sistema de gestión de documentos digitalizado y centralizado podría mejorar la accesibilidad y la integridad de la información, reducir los tiempos de búsqueda y facilitar la toma de decisiones basadas en datos precisos. Asimismo, la implementación de procedimientos claros y eficientes para la gestión de documentos puede mejorar la eficiencia operativa, reducir los costos asociados con la pérdida o la incorrecta manipulación de documentos, y mejorar la satisfacción del cliente al garantizar un servicio más rápido y preciso. Además, una adecuada gestión de archivos puede ayudar a la empresa a cumplir con las normativas legales y regulatorias, lo que reduce el riesgo de sanciones y mejora el reconocimiento en el mercado.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La problemática en la gestión de archivos de la Cooperativa de Transportadores La Sabana tiene diversos impactos y consecuencias en la empresa, en primer lugar, la falta de organización de los documentos puede causar una pérdida significativa de tiempo y recursos en la búsqueda de información, lo cual se ve reflejada en una menor eficiencia operativa y en la posibilidad de que se produzcan retrasos en la toma de decisiones importantes. Además, la desorganización de los archivos aumenta el riesgo de errores en los registros y documentos, lo que puede tener consecuencias negativas en la gestión financiera y operativa de la empresa, así mismo, los posibles errores en los registros pueden afectar la precisión de los informes financieros y la gestión de los recursos, lo que podría conducir a decisiones erróneas que afecten la rentabilidad y el crecimiento de la empresa. Otro impacto importante es el riesgo de incumplimiento normativo puesto que la falta de organización de los archivos puede dificultar el seguimiento de las normativas legales y regulatorias aplicables al sector del transporte, lo que podría dar lugar a sanciones y multas que afecten la viabilidad económica de la empresa. Además, la mala gestión de archivos puede afectar la atención al cliente y la reputación de la empresa, debido a la dificultad que se tiene para acceder a información relevante de manera rápida y precisa afectando la calidad del servicio prestado, lo que podría provocar una disminución en la satisfacción de los clientes y, en última instancia, la pérdida de clientes a largo plazo.
4. Posible solución a explorar.	Para abordar estos desafíos, se propone la implementación de un sistema de gestión de documentos y archivos digitalizado, siendo esta una solución bastante crucial para mejorar la eficiencia, reducir errores, facilitar la toma de decisiones, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la experiencia del cliente, dado que un sistema adecuado de gestión de documentos también puede ayudar a mejorar el reconocimiento de la empresa y su competitividad en el mercado.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para implementar el sistema de gestión de documentos digitalizado en la Cooperativa de Transportadores La Sabana, se realizará una evaluación detallada de las necesidades específicas de la empresa en términos de gestión de documentos, lo cual permitirá identificar áreas críticas que requieran mejoras y establecer objetivos claros para la implementación del nuevo sistema, además, se considerará la posibilidad de integrar nuevas tecnologías. Posteriormente, se llevará a cabo una cuidadosa selección de un software o plataforma de gestión de documentos que se ajuste a las necesidades y presupuesto de la empresa, así mismo, se considerarán aspectos como la capacidad de almacenamiento, la seguridad de la información y la facilidad de uso para garantizar la elección de la opción más adecuada, también se evaluarán opciones de software de código abierto para minimizar costos. Una vez seleccionado el software o plataforma, se procederá al diseño meticuloso de un plan de organización de archivos digitalizados, dicho plan tomará en cuenta la estructura y los flujos de trabajo de la empresa, estableciendo categorías y etiquetas que faciliten la búsqueda y recuperación de documentos de manera eficiente, aquí se contemplará la posibilidad de establecer un sistema de versionado para asegurar la integridad de los documentos. La siguiente etapa consistirá en la digitalización progresiva de los documentos existentes y su carga en el nuevo sistema, inicialmente se priorizará a los documentos de mayor relevancia, asegurando su integridad y accesibilidad en el nuevo sistema. Esta actividad se realizará de manera ordenada y siguiendo el plan de organización establecido previamente, además, se implementarán medidas de seguridad robustas para proteger la información sensible de la empresa. Para garantizar el correcto uso del nuevo sistema, se llevará a cabo una capacitación exhaustiva del personal, en donde se asegurará que los colaboradores comprendan el funcionamiento del sistema y puedan utilizarlo de manera efectiva en sus tareas diarias, lo que contribuirá a la mejora de la eficiencia operativa de la empresa, así como también se ofrecerán capacitaciones periódicas para actualizar las habilidades del personal en el uso del sistema. Además, se establecerán procedimientos y políticas claras para el mantenimiento y la actualización del sistema, así como para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, lo cual ayudará a mantener el sistema en óptimas condiciones y a prevenir posibles problemas en el futuro, asimismo, se contemplará la posibilidad de establecer un comité encargado de la gestión y supervisión del sistema de gestión de documentos. Finalmente, se realizará un monitoreo constante del sistema para identificar posibles áreas de mejora y se realizarán ajustes según sea necesario para asegurar su efectividad a lo largo del tiempo. De esta manera, se espera lograr una mejora significativa en la gestión de documentos de la Cooperativa de Transportadores La Sabana, lo que generará una mayor eficiencia operativa y una mejor atención al cliente.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Se espera que la implementación del sistema de gestión de documentos digitalizado genere una serie de beneficios para la empresa, incluyendo una mayor eficiencia en la búsqueda y recuperación de información, una reducción significativa de errores en la gestión de documentos, una mejora en la toma de decisiones basadas en datos precisos, un cumplimiento normativo mejorado, una mejora en la atención al cliente y en la reputación de la empresa.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de mejora del proceso sistematización de archivos para la Empresa de Taxis - Cooperativa de Transportadores La Sabana.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1-2: Identificación del problema y evaluación detallada de las necesidades de la empresa. Semana 3-6: Análisis de la situación actual de la gestión de documentos. Semana 7-9: Investigación y recopilación de datos necesarios para la implementación del sistema de gestión de documentos digitalizado. Semana 10-12: Caracterización del proceso de digitalización y carga de documentos. Semana 13-15: Plantear y trabajar en el diseño de los componentes que constituyen la propuesta del plan de mejora (PPM). Semana 16: Dar a conocer la propuesta a la gerente de la empresa y a socios de la misma. Semana 17: Entrega del PPM. Se entregará el plan de mejora finalizado y aprobado a los responsables de los diferentes departamentos, asegurando su compromiso y apoyo en el proceso de implementación. Semana 18: Socialización en la empresa.
Nombres	Daisy Daniela
Apellidos	Guancha Azain
Código	219043143
Celular	3184575411
Sede o Extensión	deisy9910@hotmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Luis Benavides Pupiales
Observaciones.	Ninguna