2024A PT 219048102

Marca Temporal	4/26/2024, 4:05:46 PM
1. Presentación de la empresa.	INTERASEO SAS ESP es una organización globalizada y líder en soluciones innovadoras en residuos, instalaciones, agua y energía, con más de 26 años de experiencia en el mercado colombiano. Fundada en 1996 en Medellín, Colombia, de la compañía TERMOTECNICA COINDUSTRIAL, INTERASEO ha sido pionera en participar en emergencias sanitarias como la de Santa Marta en los años 90, obteniendo licitaciones para servicios públicos de aseo. Actualmente, con presencia en 6 países y 48 departamentos, INTERASEO ofrece una amplia gama de servicios en mercado regulado, instalaciones, residuos especiales, agua y energía, respaldados por certificaciones en ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, demostrando su compromiso con la calidad, la responsabilidad social y el cuidado del medio ambiente. de vida transformando sosteniblemente comunidades, con una visión de ser una organización globalizada, excelente y experta en Latinoamérica, destacando sus valores de construir confianza, servir con pasión, entregar lo mejor, trabajar en equipo y cuidar a sus colaboradores y al ambiente.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	INTERASEO SAS ESP se enfrenta a una problemática significativa en su proceso de inscripción y gestión de proveedores, caracterizado por su enfoque digital pero poco eficiente. El proceso actual impone una carga administrativa considerable, con múltiples pasos que incluyen la presentación de documentos según reglas específicas, las cuales a menudo son omitidas por los proveedores al enviar su documentación, lo que resulta en retrasos en su inscripción. Además, la verificación de la comunicación a través de correo electrónico o llamadas telefónicas es tardía y poco efectiva. Esta metodología tradicional ha llevado a retrasos en la incorporación de nuevos proveedores, dificultades en la verificación de documentos y una comunicación no optimizada.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Retrasos en el registro de nuevos proveedores, lo que puede afectar la capacidad de respuesta y la competitividad de la empresa. Ineficiencias en la verificación de documentos, aumentando el riesgo de errores y la falta de información precisa. Comunicación fragmentada y poco eficiente, lo que puede generar malentendidos y retrasos en la colaboración con proveedores.
4. Posible solución a explorar.	La solución propuesta es implementar un "Portal Interactivo de Proveedores", una plataforma digital que permita el registro automático de proveedores, cargar documentos, conocer el estado de su inscripción y una comunicación integrada. Este portal agilizará el proceso de inscripción, mejorará la verificación de documentos y facilitará una comunicación eficiente entre INTERASEO y sus proveedores.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1 Análisis de requisitos: Establecer las necesidades y requerimientos específicos de la empresa INTERASEO SAS ESP y los proveedores en cuanto a la inscripción y gestión de documentos requeridos, reglas de validación y flujos de trabajo actuales. 2 Diseño del aplicativo: Diseñar un portal en línea intuitivo y funcional, teniendo en cuenta la experiencia del usuario y la facilidad de navegación. Incluir secciones para registro de proveedores, carga de documentos, seguimiento del estado de inscripción y canales de comunicación con la empresa. 3 Desarrollo del aplicativo: Implementar el portal utilizando tecnologías web seguras y escalables. Integrar funcionalidades como registro automático, validación de documentos, notificaciones en tiempo real y generación de informes. 4 Pruebas y validación: Realizar pruebas exhaustivas del portal para garantizar su funcionamiento correcto y su compatibilidad con diferentes navegadores y dispositivos. 5 Capacitación: Capacitar al equipo interno de la empresa INTERASEO SAS ESP y a los proveedores sobre el uso del portal. Proporcionar orientación detallada sobre cómo registrarse, cargar documentos y utilizar las funcionalidades del portal de manera efectiva a través de videos tutoriales como apoyo para resolver sus dudas. 6 Implementación: Publicar el portal en línea y asegurarse de que esté disponible para todos los proveedores. Comunicar de manera proactiva la disponibilidad del portal y los beneficios asociados a los proveedores. 7 Monitoreo y mejora continua: Establecer un proceso de monitoreo continuo del rendimiento del portal. Recopilar comentarios de los usuarios y realizar mejoras iterativas para optimizar la experiencia del usuario y la eficiencia del proceso de inscripción y gestión de proveedores.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Reducción de la carga administrativa: Al automatizar el proceso de inscripción y gestión de proveedores a través del portal en línea, se reducirá la carga administrativa, seguimiento de comunicaciones y coordinación de tareas. 1 Mayor eficiencia y rapidez: El portal permitirá que los proveedores se registren de manera automática y carguen sus documentos de acuerdo con las reglas establecidas. Esto acelerará el proceso de inscripción y reducirá los tiempos de espera, mejorando la eficiencia operativa. 2 Comunicación optimizada: Las notificaciones automáticas y la capacidad de seguimiento en tiempo real mejorarán la comunicación entre la empresa INTERASEO SAS ESP y sus proveedores. Esto facilitará la coordinación de actividades y la resolución de problemas de manera más eficiente. 3 Mayor cumplimiento normativo: Al implementar reglas y validaciones en el proceso de inscripción, la empresa podrá asegurar un mayor cumplimiento normativo al garantizar que los proveedores cumplan con todos los requisitos establecidos. 4 Mejora en la experiencia del proveedor: El portal en línea proporcionará una experiencia más fluida y conveniente para los proveedores, lo que puede aumentar su satisfacción y fidelidad hacia la empresa INTERASEO SAS ESP 5 Análisis y mejora continua: La capacidad de monitorear el rendimiento del portal y recopilar comentarios de los usuarios permitirá a la empresa identificar áreas de mejora y realizar ajustes continuos para optimizar el proceso a lo largo del tiempo.
7. Producto a entregar (PPM).	El producto a entregar será el "Portal Interactivo de Proveedores", una plataforma digital completamente funcional que permita el registro automático de proveedores, la subida de documentos y una comunicación integrada que contribuirán a mejorar la eficiencia operativa, reducir los costos administrativos, fortalecer las relaciones con los proveedores y asegurar un proceso de inscripción y gestión de proveedores más efectivo y eficiente para la empresa INTERASEO SAS ESP.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 2-4: Análisis y Diseño del aplicativo Semana 5-8: Desarrollo del Portal para registro automático de proveedores y carga de documentos. Semana 9-10: Pruebas Funcionales del portal Semana 11-13: Capacitación y Documentación Semana 14-16: Implementación del portal en línea y disponibilidad para los proveedores. Semana 17-18: Monitoreo y Mejora del sistema de seguimiento para recopilar comentarios y métricas de uso. Semana 19-20: Análisis continuo del rendimiento del portal y la experiencia del usuario.
Nombres	KAREN LIZETH
Apellidos	NARVAEZ SALAZAR
Código	219048102
Celular	3004920704
Sede o Extensión	karenlizethnarvaez632@gmail.com
Correo Electrónico	Ipiales
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna.