2024A PT 219048001

Marca Temporal	5/27/2024, 11:46:27 PM
1. Presentación de la empresa.	El secretariado diocesano de pastoral social, es una organización dedicada al servicio comunitario y la promoción del desarrollo humano integral, su objetivo es mejorar la calidad de vida de las personas más necesitadas mediante diversas iniciativas sociales y educativas. Actuando desde una opción preferencial por los pobres, promoviendo el desarrollo humano integral, la comunidad y la protección del medio ambiente. A partir del año 1964 se creó la diócesis de Ipiales a partir de un Decreto que hizo el papa Pablo Sexto, llevándose a cabo la segunda etapa, donde se independizo tanto la diócesis como Caritas Diocesanas con el mismo mando del padre Román Solarte, donde la institución tomo el nombre de Caritas Diocesanas de la Diócesis de Ipiales. En estos inicios la institución trabajaba con ayuda de religiosas, monjas franciscanas y después de un tiempo monjas españolas. Después de un determinado tiempo se da la renuncia del padre Román Solarte, nombrando al padre Manuel Chamorro nuevo director de Caritas Diocesanas de la Diócesis de Ipiales, por parte del Monseñor obispo Miguel Ángel Arce Vivas, donde no se hicieron cambios en la labor que desempeñaban, así que se seguía prestando un servicio fundamentalmente asistencial, donde se seguían gestionando donaciones de los Estados Unidos, Alemania entre otros países; se entregaba bienes tarina, alimentos que eran donadas por el estado; todo esto se lo hacía por el bien social de las personas más necesitadas. La infraestructura donde se ubica actualmente la pastoral social fue creada en esta misma etapa así mismo la conformación de cursos dirigidos a las personas interesadas en aprender oficios, como cocina, tejido, modistería. A la vista de que asistían muchas personas interesadas por aprender oficios se fundó una asociación llamada escuela de artes de Cristo Obrero, donde se dictaban cursos de diferente índole. La organización se fundó con la participación del padre Manuel Chamorro, quien creó el colegio Cristo Obrero para ofrecer educación primaria. Posteriormente, con la llegada de monseñor Gustavo Martínez Frías, se inició una nueva etapa con un enfoque innovador de "Pastoral Social", adoptado de Santander. El padre Anselmo Argoty, como nuevo director, promovió proyectos de cultivos limpios, salud mental y talleres, financiados por países como Alemania y Estados Unidos. Para finalmente convertirse en el SECRETARIADO DIOCESANO DE PASTORAL SOCIAL IPIALES, reconocida como la segunda mejor pastoral social de Colombia. Plataforma estratégica: Misión: El Secretariado Diocesano de Pastoral Social se dedica a la evangelización social según la Doctrina Social de la Iglesia y el proceso pastoral diocesano, gestionando recursos y promoviendo iniciativas con una opción preferencial por los pobres. Visión: Para 2025, aspiran a ser la pastoral social líder en la promoción e implementación de servicios que fomenten el desarrollo humano integral en la región, formando sociedades capaces de transformar su realidad económica, política, social y ambiental según los principios del Evangelio y la Doctrina Social de la Iglesia.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El Secretariado Diocesano de Pastoral Social gestiona una variedad de programas que abarcan áreas como agricultura, niñez, juventud y familia, formación y desarrollo humano integral, y mujer y género. Además, ofrece educación formal para adultos y jóvenes, programas técnicos laborales por competencias, y servicios de alquiler de auditorios y cancha sintética, y ademas cuenta con una fábrica de textiles (Colventex). Entre sus aliados, que se encuentran en países como Alemania y Estados Unidos, figuran organizaciones como OIM, CARITAS, AMERICARES, OIM (ONU Migración), WFP, Bienestar Familiar, ONU Mujeres y ACNUR. Es así que el área contable es responsable de gestionar todos los ingresos, donaciones y gastos de cada proyecto; sin embargo, la falta de organización en el manejo de documentos ha dificultado la búsqueda de documentos importantes, esta desorganización ha complicado el acceso a información crucial para la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones legales, afectando la eficiencia operativa y la imagen de la organización.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La desorganización en el manejo del archivo provoca varios problemas significativos: en primer lugar, la pérdida de información vital es una consecuencia directa, lo que puede resultar en una falta de datos cruciales para la toma de decisiones y la implementación de proyectos. Además, se producen retrasos en tareas administrativas y legales debido a la dificultad de encontrar documentos específicos a tiempo, lo que puede llevar a incumplimientos de plazos y sanciones. Los retrasos en los reportes requeridos por agentes externos son otro problema, afectando la transparencia y la credibilidad de la organización ante entidades colaboradoras y financiadoras, esta situación proyecta una imagen de falta de profesionalismo ante stakeholders y donantes, lo que puede disminuir la confianza y el apoyo financiero. La ineficiencia y lentitud en el manejo de procesos son también consecuencias graves, ya que el tiempo y los recursos invertidos en buscar documentos podrían dedicarse a actividades más productivas; esta ineficiencia contribuye al aumento en el gasto de papel, tinta e impresoras, ya que la falta de un sistema organizado lleva a una mayor impresión de documentos duplicados o perdidos. Finalmente, las dificultades para compartir información con otros departamentos, usuarios y proveedores resultan en una mala coordinación y comunicación interna, lo que se traduce en un servicio deficiente y una mala imagen de la organización.
4. Posible solución a explorar.	Se propone implementar un software o sistema de manejo de documentos en la nube para abordar de manera integral los problemas de desorganización y pérdida de información, el cual permitirá organizar de manera eficiente toda la documentación generada por los proyectos, así como los gastos e ingresos asociados. El uso de un sistema de gestión documental mediante la implementación de un sofware o documentación en la nube ofrecerá múltiples ventajas, como permitir el acceso inmediato y seguro a documentos importantes desde cualquier lugar y en cualquier momento, mejorando así la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones; se reducirán los riesgos asociados a la pérdida de documentos físicos por deterioro o extravío.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La implementación del software de manejo de documentos en la nube seguirá una metodología organizada y progresiva, empezando con un análisis detallado de las necesidades y problemas actuales, involucrando a los diferentes departamentos y directores de proyectos para comprender plenamente sus requerimientos; partir de esta evaluación inicial, se implementara el software más adecuado que se ajuste a las necesidades identificadas. Una vez seleccionado el software, se desarrolla un plan de implementación detallado que el cual incluiría un cronograma claro de actividades y asignación de responsabilidades; este plan también contemplará la digitalización prioritaria de documentos físicos y la elaboración de procedimientos estándar para el uso eficiente del nuevo sistema. Durante el proceso de implementación, es necesario realizar una capacitación exhaustiva al personal para garantizar que estén familiarizados con el software y las prácticas de gestión documental eficientes; además, de establecer mecanismos de monitoreo continuo para evaluar el rendimiento del sistema y realizar ajustes según sea necesario. La implementación del software se debe llevar a cabo de manera gradual y ordenada, asegurando una transición sin problemas y minimizando interrupciones en las operaciones diarias, Una vez implementado, el nuevo sistema facilitará la organización y accesibilidad de los documentos, reducirá errores y pérdidas, mejorará la eficiencia operativa y fortalecerá la imagen profesional de la organización ante sus usuarios, stakeholders y donantes.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Los resultados esperados como beneficios para la pastoral social incluyen: una mejora significativa en la organización y accesibilidad de los documentos; al tener un sistema centralizado y digitalizado, se reducirán los errores y pérdidas de documentos, lo que aumentará la eficiencia operativa y reducirá los costos asociados con la gestión documental. Además, el acceso rápido y fácil a la información permitirá a los empleados recuperar y utilizar los documentos necesarios de manera más eficiente, lo que agilizará los procesos internos y fortalecerá la imagen profesional de la empresa ante sus stakeholders y donantes. Por último, la implementación del software de manejo de documentos mediante software o manejo en la nube facilitará el cumplimiento de las obligaciones legales y normativas, garantizando la integridad y disponibilidad de la información requerida.
7. Producto a entregar (PPM).	Documento que describa la problemática y la solución para el manejo de la gestión documental, con los pasos a seguir para la implementación del software o sistema de manejo de documentos en la nube.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1-2: Análisis Inicial para la implementación del plan de mejora para la organización. Semana 3-4: Definición de Objetivos y Soluciones. Semana 5-6: Desarrollo de Estrategias. Semana 7-8: Elaboración del Plan de Acción. Semana 9-10: Evaluación de Riesgos y Contingencias. Semana 11-12: Documentación del Plan de Mejora. Semana 13: Presentación del Plan de Mejora. Semana 14: Retroalimentación. Semana 15: Ajustes y correcciones. Semana 16: Preparación Final. Semana 17: Revisión del Plan de Mejora. Semana 18: Aprobación del Plan de Mejora. Semanas 19-20: Entrega Final del documento y Socialización.
Nombres	Maira Alejandra
Apellidos	Acosta Arevalo
Código	219048001
Celular	3183273336
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	maleja21081999@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna