2024A PT 219048085

Marca Temporal	5/21/2024, 1:17:09 PM
1. Presentación de la empresa.	Masivo de Occidente SAS (MDO) opera los buses alimentadores del Sistema Integrado de Transporte del Valle de Aburrá (SITVA) en la Cuenca 3, Belén, sur occidente de Medellín. Moviliza personas de manera ágil, accesible y segura, mejorando su calidad de vida y preservando el medio ambiente. Masivo de occidente SAS (MDO) es una sociedad integrada por dos empresas: COOPERATIVA DE TRANSPORTE INTEGRADO (METROSAN) y MEDELLÍN MÓVIL SAS. Se constituyó el 22 de agosto de 2012 y fue seleccionada por la empresa de transporte masivo del valle de Aburrá (METRO DE MEDELLÍN) para prestar el servicio de alimentación al sistema integrado de transporte del valle de Aburrá (SITVA), en la Cuenca 3 (Belén), durante un periodo de quince años. Plataforma estratégica Misión Movilizamos personas de manera ágil, accesible y segura mejorando su calidad de vida y preservando el medio ambiente. Visión En el año 2020, seremos el concesionario de transporte masivo de pasajeros de Clase Mundial, destacándonos por la eficiencia, responsabilidad, y reconocidos como parte de la comunidad, manteniendo la rentabilidad de los accionistas.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Masivo de Occidente SAS, se presenta una problemática que afecta directamente la eficiencia y la capacidad de adaptación en el área vital de recursos humanos: la gestión excesiva de documentación física. A lo largo de los años de operación, la empresa ha generado una considerable acumulación de documentos en formato físico, abarcando una amplia gama de áreas relacionadas con el talento humano, desde la contratación hasta la gestión de nóminas y beneficios de empleados. La multiplicidad de documentos abarca desde formularios de solicitud de empleo, contratos laborales, evaluaciones de desempeño, registros de asistencia, hasta políticas internas y comunicaciones corporativas, esta diversidad refleja la complejidad de las operaciones de recursos humanos en Masivo de Occidente SAS y la necesidad de documentar diversos aspectos del ciclo de vida laboral de sus empleados.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Esta situación plantea varios desafíos para Masivo de Occidente. En primer lugar, la gestión eficiente de estos documentos físicos se convierte en una tarea laboriosa y consume tiempo, lo que puede afectar la productividad del personal de recursos humanos. La búsqueda, organización y almacenamiento de estos documentos se vuelve cada vez más compleja a medida que la empresa crece y la cantidad de documentos aumenta. Otro aspecto preocupante es la seguridad de la información. Los documentos físicos están expuestos a riesgos como el robo, el deterioro por desastres naturales o accidentes, el acceso no autorizado y la pérdida accidental. Esto puede comprometer la confidencialidad de los datos de los empleados y la integridad de los procesos de recursos humanos de la empresa, lo que a su vez podría tener repercusiones legales y de reputación. Además, la dependencia de la documentación física puede obstaculizar la capacidad de Masivo de Occidente para adaptarse a los cambios tecnológicos y aprovechar las ventajas de la transformación digital en el ámbito de recursos humanos. En un mundo cada vez más digitalizado, donde las soluciones tecnológicas pueden agilizar los procesos y mejorar la eficiencia, el mantenimiento de documentos en formato físico puede representar un obstáculo para la innovación y la competitividad de la empresa.
4. Posible solución a explorar.	Una solución integral para abordar la gestión excesiva de documentación física en Masivo de Occidente SAS es la implementación de un sistema de gestión documental digitalizado específico para recursos humanos. Este sistema, además de permitir la digitalización de todos los documentos relacionados con el área de recursos humanos, incluiría funciones avanzadas como la organización, indexación y almacenamiento seguro de la información en formato digital. Además, se integrarían herramientas de automatización de procesos para agilizar tareas como la generación de contratos, formularios y evaluaciones de desempeño. Junto con la implementación de este sistema, se llevaría a cabo una capacitación exhaustiva del personal para garantizar un uso efectivo de la nueva tecnología. Esta solución no solo reduciría la dependencia de la documentación física, sino que también mejorar la eficiencia operativa, la seguridad de la información y la capacidad de adaptación de la empresa ante los cambios tecnológicos y operativos en el futuro.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1 Análisis de requerimientos: Realizar un análisis de los requisitos de la empresa en cuanto a la gestión documental en el área de recursos humanos identificando las necesidades específicas de digitalización, organización y almacenamiento de documentos. 2 Selección de Sistema de Gestión Documental: Investigar y evaluar diferentes sistemas de gestión documental disponibles en el mercado, teniendo en cuenta las necesidades identificadas, seleccionando el sistema que mejor se adapte a los requisitos y capacidades de Masivo de Occidente SAS. 3 Planificación de la Implementación: Elaborar un plan detallado de implementación que incluya cronogramas, asignación de recursos y definición de responsabilidades, estableciendo un equipo de implementación encargado de liderar el proceso y coordinar las actividades necesarias. 4 Digitalización de Documentos: Iniciar el proceso de digitalización de todos los documentos físicos relacionados con recursos humanos, utilizando equipos y software de escaneo de alta calidad para garantizar una digitalización precisa y legible de los documentos. 5 Configuración del Sistema de Gestión Documenta: Configurar el sistema de gestión documental de acuerdo con los requisitos y necesidades específicas de Masivo de Occidente SAS, definiendo la estructura de carpetas, metadatos y permisos de acceso dentro del sistema. 6 Capacitación del Personal: Diseñar e impartir sesiones de capacitación para el personal de recursos humanos sobre el uso del nuevo sistema, proporcionando material de apoyo y recursos de referencia para facilitar el aprendizaje y la adopción del sistema. 7 Pruebas y Ajustes: Realizar pruebas exhaustivas del sistema para identificar posibles problemas o áreas de mejora realizando ajustes y refinamientos en el sistema según los comentarios y resultados de las pruebas. 8 Implementación y Despliegue: Implementar el sistema de gestión documental en producción, asegurando una transición suave desde los procesos anteriores, monitoreando y evaluando el rendimiento del sistema durante las primeras semanas de uso en producción. 9 Seguimiento y Mejora Continua: Establecer un proceso de seguimiento continuo para evaluar el rendimiento del sistema y recopilar retroalimentación del usuario, realizando ajustes y mejoras periódicas en el sistema para garantizar su eficacia a largo plazo y su alineación con las necesidades cambiantes de la empresa.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Los resultados esperados como beneficios para Masivo de Occidente SAS derivados de la implementación de la solución propuesta de un sistema de gestión documental digitalizado para recursos humanos son los siguientes: 1 Mayor Eficiencia Operativa: La digitalización y organización de documentos permitirá una búsqueda y recuperación más rápida de la información, lo que reducirá el tiempo empleado por el personal de recursos humanos en tareas administrativas y aumentará su productividad general. 2 Ahorro de Costos: La eliminación de la necesidad de almacenar y gestionar grandes cantidades de documentos físicos reducirá los costos asociados con el almacenamiento físico, como el alquiler de espacio adicional y el uso de suministros de oficina. 3 Seguridad Mejorada: La implementación de un sistema de gestión documental digitalizado con medidas de seguridad robustas garantizará la protección de la información confidencial de los empleados, reduciendo los riesgos de robo, pérdida accidental o acceso no autorizado a los documentos. 4 Mejora en la Adaptabilidad: Al tener todos los documentos en formato digital, la empresa será más adaptable a los cambios tecnológicos y operativos futuros. Esto facilitará la implementación de nuevas funcionalidades, integraciones con otros sistemas y la expansión del sistema a otras áreas de la empresa. 5 Cumplimiento Normativo: La capacidad de mantener registros precisos y actualizados en formato digital facilitará el cumplimiento de las regulaciones legales y normativas relacionadas con la gestión de documentos y la privacidad de los datos de los empleados. 6 Mejora en la Experiencia del Empleado: Con un acceso más rápido y fácil a la información, los empleados podrán encontrar y gestionar su documentación de manera más eficiente, lo que mejorará su experiencia laboral y su satisfacción en general. 7 Reducción del Impacto Ambiental: La transición a un sistema de gestión documental digitalizado reducirá la dependencia de documentos físicos, lo que a su vez reducirá el consumo de papel y otros recursos naturales, contribuyendo así a la sostenibilidad ambiental de la empresa.
7. Producto a entregar (PPM).	El producto a entregar será la implementación de un sistema digital para gestionar documentos de recursos humanos en Masivo de Occidente SAS. Esto agilizará procesos, reducirá costos, fortalecerá la seguridad de la información y mejorará la experiencia del empleado. Además, facilitará la adaptación a cambios futuros. Y esta solución promete eficiencia, ahorro, seguridad y adaptabilidad para la empresa.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 2-5: Durante estas semanas, se llevará a cabo un análisis exhaustivo de los requisitos de la empresa para la gestión documental en recursos humanos, se evaluarán diferentes sistemas disponibles en el mercado y se seleccionará aquel que mejor se ajuste a las necesidades y capacidades de Masivo de Occidente SAS. Semana 6-8: En esta etapa, se elaborará un plan detallado de implementación, que incluirá la asignación de recursos, la definición de responsabilidades y un cronograma de trabajo, además, se procederá a la configuración del sistema de gestión documental de acuerdo con los requisitos específicos de la empresa. Semana 9-10: Se iniciará el proceso de digitalización de documentos físicos relacionados con recursos humanos, se emplearán equipos y software especializados para garantizar una digitalización precisa y legible de los documentos, asegurando su integridad y accesibilidad. Semana 11-12: Durante estas semanas, se llevará a cabo la capacitación del personal de recursos humanos sobre el uso del nuevo sistema, se diseñarán e impartirán sesiones de formación para familiarizar al equipo con las funcionalidades del sistema y promover su adopción efectiva. Semana 13-14: Se realizarán pruebas del sistema para identificar posibles problemas o áreas de mejora, se ajustarán y refinarán los aspectos necesarios del sistema en base a los resultados obtenidos en las pruebas, garantizando su adecuado funcionamiento. Semana 15-16: En esta etapa, se procederá a la implementación del sistema de gestión documental en producción, se asegurará una transición suave desde los procesos anteriores, minimizando el impacto en las operaciones diarias de la empresa. Semana 17-20: Durante las últimas semanas del cronograma, se establecerá un proceso de seguimiento continuo para evaluar el rendimiento del sistema y recopilar retroalimentación del usuario, se realizarán ajustes y mejoras periódicas en el sistema para garantizar su eficacia a largo plazo y su alineación con las necesidades cambiantes de la empresa.
Nombres	Maria Alejandra
Apellidos	Mora Marcillo
Código	219048085
Celular	3184807323
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	mariamora0528@gmail.com
Asesor	Jairo Medina Morillo
Observaciones.	Ninguna