2024A PT 217142081

Marca Temporal	6/27/2024, 5:11:36 PM
1. Presentación de la empresa.	El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es la entidad del Estado colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, infancia y adolescencia, el fortalecimiento de los jóvenes y las familias en Colombia, brindando atención especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos, llegando a cerca de 3 millones de colombianos con sus programas, estrategias y servicios de atención con 33 sedes regionales y 215 centros zonales en todo el país (Familiar, sf). MISIÓN Liderar la protección integral de los derechos de la niñez la adolescencia y las familias, a través de la articulación e implementación de las políticas públicas, el fortalecimiento de la oferta del servicio público de bienestar familiar para la promoción de su pleno desarrollo, la consolidación de proyectos de vida y el fortalecimiento de las capacidades de las familias, comunidades y territorios, promoviendo la equidad como expresión de justicia social y fundamento de la paz. Somos una institución pública garante de la ejecución de penas, que ejerce la vigilancia la custodia atención social y tratamiento de las personas privadas de la libertad, en el marco de la transparencia, la integridad, los derechos humanos y el enfoque diferencial. VISIÓN En el 2030 el ICBF, como entidad articuladora de los diferentes sectores y actores territoriales que conforman el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, consolidará la materialización de condiciones que permitan el desarrollo y la protección integral de los derechos de niñas, niños, adolescentes y familias, posicionándoles como la generación de la vida, la paz y la justicia social.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el centro zonal Túquerres, se maneja el archivo de las historias de atención de los procesos llevados a cabo de cada uno de los NNA (niños, niñas y adolescentes) que se acercan en busca de apoyo que los profesionales competentes puedan aportar en pro del restablecimiento de sus derechos. El artículo 21 de la Ley 594 contempla la obligación por parte de las entidades públicas de elaborar Programas de Gestión de Documentos que involucren el uso de nuevas tecnologías de almacenamiento de documentación sin omitir, la aplicación de los procesos archivísticos descritos en el artículo 22 de la Ley 594 (Familiar, Guia para la gestión documental icbf v2, sf). Teniendo en cuenta el rol tan importante que cumple el tratamiento de datos dentro de una entidad pública y que su buen manejo permite que los procesos administrativos y organizacionales sean satisfactorios, se toma el archivo de las historias de atención de los NNA (niños, niñas y adolescentes) del Centro Zonal Túquerres, como base para fundamentar la problemática en cuanto a la falta de una adecuada gestión documental, ya que se cuenta con un modelo definido, en el cual se consideran los mecanismos adecuados para proteger la información, sin embargo motivos como la falta de capital humano impiden la organización y sistematización oportuna, la cual es vital para la toma de decisiones y la prestación de servicios; dando paso por ejemplo, al retraso en los procesos de seguimiento y control llevados a cabo por las tres defensorías existentes dentro del centro zonal Túquerres.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	RETRASOS EN LOS PROCESOS: Cuando los documentos no están correctamente organizados o son difíciles de encontrar debido a una gestión documental inadecuada, los procesos internos se ralentizan. Por ejemplo, darle el debido proceso que necesita la tramitación de adopciones o el seguimiento de casos de violencia intrafamiliar podrían retrasarse, lo que afecta negativamente a las familias involucradas. FALTA DE TRANSPARENCIA: Una gestión documental deficiente puede llevar a la falta de transparencia en las operaciones del Instituto. Si la información no se registra adecuadamente o se pierde, podría generar sospechas sobre la integridad de los procesos internos y la toma de decisiones. RIESGO DE INCUMPLIMIENTO NORMATIVO: El Instituto de Bienestar Familiar está sujeto a regulaciones y leyes que exigen un manejo adecuado de la información, especialmente cuando se trata de datos sensibles sobre niños y familias. La inadecuada gestión documental podría poner en riesgo el cumplimiento de estas normativas, lo que podría resultar en sanciones legales y daños a la reputación de la institución. COSTOS ADICIONALES: La falta de organización en la gestión documental puede generar costos adicionales para el Instituto. Por ejemplo, si se pierden documentos importantes y se necesitan duplicados, esto podría implicar gastos inesperados en la reproducción de información. RETRASOS EN LA ATENCIÓN A FAMILIAS Y NIÑOS: Si los documentos necesarios para evaluar la situación de una familia o para brindar servicios específicos no están disponibles de manera oportuna, puede haber retrasos en la atención, además de que existe el riesgo de que se tomen decisiones incorrectas o se pasen por alto detalles importantes y que por ende se vea afectado negativamente el bienestar de los niños y las familias que dependen de los servicios del Instituto. DUPLICACIÓN DE ESFUERZOS: La falta de una gestión documental eficiente puede llevar a la duplicación de esfuerzos por parte del personal. Por ejemplo, si un documento se extravía y no se puede encontrar, es posible que otro empleado tenga que volver a realizar el proceso, lo que consume tiempo y recursos adicionales. VULNERABILIDAD FRENTE A AUDITORIAS Y EVALUACIONES: Una mala gestión documental puede dejar al Instituto de Bienestar Familiar vulnerable frente a auditorias internas o externas, así como evaluaciones de calidad. La falta de registros adecuados puede dificultar la demostración del cumplimiento de estándares y regulaciones, lo que podría afectar la reputación y la financiación de la institución. Se puede decir que, una mala gestión documental en el Instituto de Bienestar Familiar no solo afecta la eficiencia y la transparencia de sus operaciones, la calidad de la atención brindada, sino que también puede tener repercusiones legales y financieras negativas. Es crucial implementar y cumplir con los sistemas de gestión documental para garantizar que la información esté disponible cuando se necesite y con esto, garantizar el adecuado funcionamiento de la institución y proteger los derechos y el bienestar de las familias y los niños a los que sirve.
4. Posible solución a explorar.	A partir de esta problemática la solución a explorar es la organización de las historias de atención de los NNA del centro zonal Túquerres. Para la mejora continua la estrategia de solución se realizará tomando como referencia lo que menciona Guía para la Gestión Documental que está respaldada por los principios y políticas del Sistema Integrado de Gestión (SIGE). La guía de gestión documental establece los criterios para la correcta conformación de las historias de atención que permita una adecuada conservación y consulta de la información de los NNA, de manera eficiente y veraz. Desde el ingreso hasta el cierre de los procesos momento en el cual se custodia en el archivo de gestión y posteriormente se realiza la debida transferencia al Archivo Central, según los términos establecidos en las Tablas de Retención Documental-TRD. De conformidad con los lineamientos técnicos establecidos en la guía para la gestión documental del ICBF cada expediente de Historia de Atención debe contener los siguientes documentos: Historia de atención del NNA; Autos; Actas de allanamiento; Registro de verificación de Derechos (SIM); Concepto del estado de cumplimiento de derechos; Actas de asistencia y orientación a los miembros de la red de apoyo familiar; Informes de seguimiento PARD; Citaciones; Notificaciones; Constancia de notificación personal; Actas de conciliación; Resolución motivada que imponga las obligaciones de protección del niño; Conceptos de valoraciones (pediátrica, nutricional, medicina legal, psicológica); Solicitud de cupos; Boleta de ubicación; Plan de atención individual; Reportes de entrevistas e intervenciones; Actas de visita; Declaraciones; Audiencia de practica de pruebas y fallo; Recursos; Resolución de declaratoria de vulneración de derechos; Acta de reintegro o de ubicación en medio familiar, asignación de custodia; Acta de ubicación en hogar sustituto, de paso, institución de protección; Comunicaciones oficiales; Cierre PARD. Además, darle un manejo adecuado al Sistema de Información Misional – SIM, el cual permitirá almacenar, organizar y acceder a los documentos de manera eficiente en el área de archivo. Por otra parte, se debería tener en cuenta la estandarización de procedimientos y formatos de documentación, la cual permite establecer estándares claros para la creación, etiquetado y almacenamiento de documentos dentro del ICBF. Esto puede incluir el buen manejo del FUID (formato único de inventario documental) y las hojas de control y la capacitación del personal en los procedimientos adecuados de documentación. Otra estrategia importante seria la implementación de controles de calidad, permitiendo establecer procesos de calidad para verificar la integridad y la precisión de la documentación almacenada. Esto puede incluir auditorías internas periódicas y la designación de responsables, estas acompañadas de una capacitación y sensibilización del personal, brindando preparación regular sobre la importancia de una buena gestión documental, así como sobre el uso adecuado del sistema de gestión documental establecido. Esto puede ayudar a garantizar que todos los empleados comprendan la importancia de mantener registros precisos y actualizados.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para mejorar la gestión documental en el ICBF Centro Zonal Túquerres, se tendría en cuenta una serie de pasos y actividades estructuradas: DIAGNÓSTICO: realizar un análisis de la situación actual de la gestión documental en el centro zonal Túquerres. Evaluando los procesos existentes y las herramientas utilizadas por parte del personal encargado del manejo de las historias de atención como lo son las digitadoras y el personal encargado del archivo. ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN: aplicar los formatos y herramientas existentes y ya establecidas de forma apropiada, lo que permitirá que facilite la búsqueda y recuperación de documentos. DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN:: digitaliza los documentos físicos existentes para facilitar su acceso y conservación, reduciendo la dependencia de los procesos manuales. Los dos puntos anteriores se desarrollarán con una buena aplicación de las plataformas como el SIM (Sistema de Información Misional) y el ORFEO. CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN: Imparte formación regular al personal sobre las mejores prácticas en gestión documental. Fomentando una cultura organizacional orientada a la importancia de la gestión documental eficiente. Al seguir esta metodología y realizar estas actividades, se mejorará significativamente la gestión documental en el ICBF, lo que conducirá a una mayor eficiencia, transparencia y cumplimiento de los objetivos institucionales.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	EFICIENCIA OPERATIVA: Reducción del tiempo dedicado a buscar documentos, permitiendo el acceso rápido a la información relevante y eliminando la duplicación de esfuerzos al evitar la pérdida de documentos. AHORRO DE COSTOS: Reducción del espacio físico necesario para almacenar documentos, ahorro en el consumo de papel, tinta y otros suministros de oficina y la minimización de los costos asociados con la impresión, copia y envío de documentos. CUMPLIMIENTO NORMATIVO Y LEGAL: Mejora y facilidad para demostrar el cumplimiento de las regulaciones y normativas relacionadas con la gestión de documentos. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Mayor protección de la confidencialidad y privacidad de los datos sensibles, implementando controles de acceso para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a determinados documentos. MEJORA EN LA CALIDAD DEL SERVICIO: Mayor capacidad para responder de manera rápida y precisa a las solicitudes de información por parte de los clientes internos y externos, lo que permitirá alcanzar la satisfacción del cliente al proporcionar información oportuna y precisa. IMAGEN INSTITUCIONAL: Reforzamiento de la reputación del ICBF como una organización eficiente, transparente y comprometida con la protección de la información, alcanzando un alto grado de confianza por parte de los clientes, colaboradores y partes interesadas en la integridad y seguridad de los datos. REDUCCIÓN DEL IMPACTO AMBIENTAL: Contribución a la sostenibilidad ambiental al reducir el consumo de papel y la generación de residuos asociados con la impresión y el almacenamiento físico de documentos. En resumen, una adecuada gestión documental puede generar una amplia gama de beneficios para el ICBF, que van desde la mejora de la eficiencia operativa hasta la reducción de costos, el cumplimiento normativo, la seguridad de la información y la mejora en la calidad del servicio. Estos beneficios contribuyen a fortalecer la posición competitiva y la reputación de la institución.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta plan de mejoramiento.
8. Cronograma de trabajo.	Recopilación de información: S1,S2, S3, S4. Diagnóstico del problema: S5, S6. Presentación del plan de mejoramiento: S7, S8. Construcción de la propuesta de mejoramiento: S9, S10, S11, S12, S13, S14. Revisión y corrección con coordinación: S15, S16. Socialización de la propuesta de mejoramiento en el Centro Zonal Túquerres:S17, S18.
Nombres	Ana María
Apellidos	Yamuez Obando
Código	217142081
Celular	3153694195
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	anitayamuez@gmail.com
Asesor	Jairo Medina Morillo
Observaciones.	NINGUNA