2024A PT 219043247

Marca Temporal	6/6/2024, 9:47:48 PM
1. Presentación de la empresa.	Superservicios de Nariño es reconocida como una red multiservicios moderna y competitiva, ampliamente valorada en los departamentos de Nariño, Putumayo y Vaupés. Su extenso portafolio de productos y servicios abarca diversas necesidades. Gracias a su sólida red comercial y plataforma tecnológica, ha establecido alianzas estratégicas con empresas de renombre, facilitando la realización de importantes convenios a nivel nacional, como recaudo de cartera o pagos. Además, cuenta con relevantes acuerdos con entidades estatales. Esta consolidación ha permitido que disponga de más de 12. 000 oficinas a nivel nacional, convirtiéndola en la red comercial preferida por sus clientes.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La empresa Superservicios de Nariño enfrenta una problemática en el área de finanzas relacionada con la deficiente gestión de convenios. Esta situación se caracteriza entre otras cosas, por procesos manuales propensos a errores humanos, como equivocaciones en valores o usuarios, lo que genera ineficiencias y retrabajos. Además, la carga excesiva de procesos contribuye a la lentitud en la obtención de información, agravada por la falta de una comunicación efectiva con los responsables en las empresas involucradas en los convenios. Esta falta de comunicación clara y oportuna dificulta la coordinación y seguimiento adecuados. Asimismo, existe una carencia de claridad sobre a quién dirigirse en cada empresa para resolver cuestiones relacionadas con los convenios, lo que complica aún más la gestión y aumenta el riesgo de errores y retrasos.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La deficiente gestión de convenios en Superservicios de Nariño provoca varios impactos negativos. En primer lugar, los errores humanos en los procesos manuales generan discrepancias en los valores que se pueden llegar a registrar o usuarios con los que se hacen dichos registros, lo que resulta en inconsistencias financieras y pérdida de credibilidad ante las empresas con las que se tienen convenios. La carga excesiva de procesos y la información tardía retrasan la toma de decisiones críticas, afectando la eficiencia operativa y la capacidad de respuesta de la empresa. La falta de comunicación efectiva y la falta de claridad sobre los contactos en cada empresa de convenio incrementan la confusión y los malentendidos, deteriorando las relaciones comerciales y la cooperación interempresarial. Todo esto contribuye a una gestión financiera ineficiente, aumenta los costos operativos y debilita la posición competitiva de Superservicios de Nariño en el mercado.
4. Posible solución a explorar.	Implementar un sistema de gestión utilizando un software de colaboración en línea, como Trello o Asana, complementado con hojas de cálculo avanzadas, como Microsoft Excel o Google Sheets. Este sistema incluiría la creación de tableros específicos para cada convenio, centralizando toda la información relevante como fechas importantes y responsables, asegurando una visibilidad clara y organizada. Además, se utilizarían la asignación de tareas y el seguimiento de progreso del software para delegar responsabilidades y monitorear el avance en tiempo real, evitando retrasos y mejorando la coordinación. Se configurarían alertas y recordatorios automáticos para fechas clave, como vencimientos y reuniones, garantizando que todos los involucrados estén informados y preparados con antelación. Complementariamente, se diseñarían plantillas estandarizadas en hojas de cálculo con campos específicos para valores, usuarios y fechas, y se usarían macros para automatizar tareas repetitivas, minimizando errores humanos. Para mantener los contactos actualizados, se establecería una base de datos dinámica dentro del software, revisada periódicamente para asegurar acceso a la información correcta. Además, se organizarían reuniones periódicas de revisión y se ofrecerían sesiones de capacitación para todos los empleados, asegurando el uso efectivo de las nuevas herramientas y procedimientos. Esta solución práctica y accesible mejoraría significativamente la eficiencia, precisión y coordinación en la gestión de convenios de Superservicios de Nariño.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Primero, se realizará un análisis de los convenios actuales para identificar la información y procesos esenciales. Luego, se configurarán tableros en Trello o Asana, creando plantillas estandarizadas que centralicen datos como fechas y responsables. Se programarán hojas de Excel o Google Sheets para automatizar tareas repetitivas, minimizando errores humanos. Posteriormente, se configurarán alertas y recordatorios automáticos en el software de colaboración para fechas clave. Paralelamente, se establecerá una base de datos dinámica de contactos, revisada periódicamente para mantener la información actualizada. Se organizarán sesiones de capacitación para todos los empleados involucrados, asegurando que comprendan y utilicen eficazmente las nuevas herramientas y procedimientos. Finalmente, se implementará un sistema de reuniones periódicas de revisión para monitorear el progreso, resolver problemas y optimizar la coordinación.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	En primer lugar, se mejorará significativamente la eficiencia y precisión en la gestión de convenios al automatizar tareas repetitivas y centralizar la información clave, reduciendo errores humanos y retrabajos. Además, la visibilidad clara y organizada de las fechas importantes y los responsables, junto con la asignación de tareas y el seguimiento en tiempo real, facilitará una coordinación más efectiva y evitará retrasos. La configuración de alertas y recordatorios automáticos asegurará que todos los involucrados estén informados y preparados, lo que mejorará la comunicación y la puntualidad. La base de datos dinámica de contactos, revisada periódicamente, garantizará el acceso a información actualizada y correcta, simplificando la resolución de cuestiones relacionadas con los convenios. Las sesiones de capacitación para empleados asegurarán el uso eficaz de las nuevas herramientas y procedimientos, promoviendo un ambiente de trabajo más organizado y productivo.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de mejora para la gestión de convenios.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1-2: Reunión inicial, análisis de convenios actuales, planeación de proyecto, identificación de herramientas. Semana 3-8: Presentación del plan al asesor y jefe inmediato, configuración del Software de colaboración y/o de plantillas y macros en hojas de cálculo, definición de tareas y flujos de trabajo, asignación de usuarios, pruebas y ajustes iniciales Semana 9-12: Creación de base de datos dinámica, revisión y actualización periódica. Semana 13-15: Implementación, monitoreo Inicial y presentación de plan de mejora tentativo Semana 16-18: Ajuste al plan de mejora y entrega final.
Nombres	Esteban
Apellidos	Ordoñez Muñoz
Código	219043247
Celular	3168412218
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	eom1995@hotmail.com
Asesor	Luis Benavides Pupiales
Observaciones.	Ninguna