2024A PT 219142025

Marca Temporal	6/28/2024, 11:19:56 AM
1. Presentación de la empresa.	El Establecimiento Penitenciario de Túquerres, inaugurado el 11 de mayo de 1983, opera bajo la supervisión del Ministerio de Justicia y la Dirección General de Prisiones. Ubicado en la Carrera 14 N° 26-210 de Túquerres, Nariño, la cárcel se construyó en un terreno de 8. 291 metros cuadrados donado por el municipio en 1962. Con una infraestructura de 1. 350 metros cuadrados, inició con 30 internos masculinos y 8 guardias dragoneantes. Entre 2007 y 2008, se realizaron mejoras significativas para optimizar su funcionamiento y seguridad. La misión del establecimiento es garantizar la ejecución de penas con transparencia, integridad y respeto por los derechos humanos. La visión proyecta ser un modelo de gerencia penitenciaria para 2030, reconocido por su atención social, tratamiento y vigilancia eficiente.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La problemática de almacenamiento documental en el Establecimiento Penitenciario de Túquerres presenta una serie de desafíos operativos y estratégicos. El principal problema radica en el almacenamiento inadecuado de documentos, que actualmente se encuentran en áreas con alta humedad. Este entorno ha llevado al deterioro físico de documentos esenciales, como contratos, registros financieros y otros documentos administrativos críticos. El daño incluye la aparición de hongos, manchas y deformaciones, lo que compromete la legibilidad y la integridad de la información. Este deterioro no solo afecta la capacidad operativa del establecimiento, sino que también genera riesgos legales y financieros debido al posible incumplimiento de normativas de conservación de datos. Además, la salud de los empleados se ve comprometida por la exposición a ambientes insalubres, lo que aumenta la incidencia de enfermedades respiratorias y alergias, con el consecuente aumento del ausentismo y reducción de la productividad. En resumen, la problemática afecta la eficiencia operativa, la salud laboral y la viabilidad legal y financiera del establecimiento.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	El almacenamiento deficiente de documentos en el Establecimiento Penitenciario de Túquerres tiene múltiples repercusiones negativas que un administrador de empresas debe considerar. En primer lugar, el deterioro de documentos clave compromete la integridad de la información, lo que puede llevar a fallos administrativos graves y problemas legales. La pérdida o daño de registros importantes puede resultar en costosos procesos de recuperación y digitalización, además de potenciales sanciones por el incumplimiento de regulaciones. Desde el punto de vista de la salud laboral, la exposición constante a ambientes húmedos y contaminados ha incrementado los problemas de salud entre los empleados, aumentando el ausentismo y disminuyendo la productividad. Estas condiciones no solo afectan el bienestar del personal, sino que también incrementan los costos operativos y reducen la eficiencia global del establecimiento. Adicionalmente, la mala gestión documental y las condiciones insalubres pueden dañar la reputación del establecimiento y atraer sanciones por parte de organismos reguladores. En resumen, la problemática compromete la eficiencia operativa, la salud del personal y la viabilidad legal y financiera del establecimiento.
4. Posible solución a explorar.	La teoría de la gestión de calidad total (TQM) se centra en la mejora continua de todos los procesos dentro de una organización para garantizar la máxima eficiencia y calidad en cada aspecto del funcionamiento empresarial. Aplicando la TQM en la solución del problema de almacenamiento documental en el Establecimiento Penitenciario de Túquerres, se propone un enfoque integral que incluye el diagnóstico inicial, el desarrollo de un plan de acción, la implementación y el monitoreo continuo. Primero, se realizará una auditoría exhaustiva para identificar las condiciones actuales de almacenamiento y el grado de deterioro de los documentos, mediante técnicas como la inspección visual, la medición de humedad y el análisis microbiológico para determinar la presencia de hongos y bacterias. Además, se analizarán los procesos actuales de gestión documental para identificar ineficiencias y puntos críticos que requieren mejoras. En el desarrollo del plan de acción, se implementarán sistemas de deshumidificación y climatización para controlar los niveles de humedad y temperatura en las áreas de almacenamiento, utilizando materiales de archivo especializados que protejan los documentos de factores ambientales adversos. Paralelamente, se digitalizarán todos los documentos críticos para crear copias de respaldo electrónicas, implementando un sistema de gestión documental (SGD) que permita una organización eficiente, búsqueda rápida y recuperación segura de la información. Se desarrollarán procedimientos estándar para la gestión documental, desde la creación hasta la eliminación segura de documentos, y se capacitará al personal en el uso del SGD y en las mejores prácticas de gestión documental para asegurar un manejo consistente y eficiente de la información.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La ejecución del plan incluye la instalación de sistemas de deshumidificación y climatización en las áreas de almacenamiento, el traslado de los documentos a estas áreas mejoradas y la realización de tratamientos de restauración en los documentos que ya presentan signos de deterioro. Además, se digitalizarán todos los documentos físicos e ingresarán en el SGD para facilitar su gestión y acceso. El monitoreo y la mejora continua implicarán controles periódicos para asegurarse de que los niveles de humedad y temperatura se mantengan dentro de los parámetros establecidos, y ajustes en los sistemas de control ambiental según sea necesario. También se revisará periódicamente el uso del SGD y la eficacia de los procedimientos estándar, realizando encuestas de satisfacción entre el personal para identificar áreas de mejora en los procesos de gestión documental. Finalmente, se proporcionará formación continua al personal para mantener actualizadas las competencias en gestión documental y el uso del SGD, implementando programas de reciclaje para refrescar conocimientos y prácticas. La aplicación de la teoría de la gestión de calidad total (TQM) en el Establecimiento Penitenciario de Túquerres garantizará la preservación de la información crítica, mejorará la eficiencia operativa y el bienestar del personal, asegurando el cumplimiento de normativas legales y fortaleciendo la imagen corporativa de la institución.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de esta solución integral de gestión documental traerá múltiples beneficios para el Establecimiento Penitenciario de Túquerres. En primer lugar, la conservación de la información crítica estará garantizada, evitando el deterioro y la pérdida de documentos esenciales. Esto mejorará la eficiencia operativa al facilitar el acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda y recuperación de documentos. Desde una perspectiva financiera, se espera una reducción significativa en los costos asociados con la recuperación y digitalización de documentos dañados, así como en los gastos relacionados con enfermedades laborales y ausentismo. La mejora en las condiciones de almacenamiento también contribuirá al cumplimiento normativo, mitigando riesgos legales y asegurando que la institución cumple con las normativas vigentes de conservación de datos y salud ocupacional. Además, la capacitación del personal y la adopción de mejores prácticas en gestión documental fomentarán una cultura organizacional de responsabilidad y eficiencia. En conjunto, estos beneficios fortalecerán la imagen corporativa del establecimiento, posicionándolo como una entidad comprometida con la gestión sostenible y la salud de sus empleados, y aumentando su competitividad y resiliencia frente a futuros desafíos.
7. Producto a entregar (PPM).	Mejoramiento Integral del Sistema de Almacenamiento Documental y Bienestar Laboral: Estrategias Innovadoras para la Conservación de Documentos y Optimización de la Salud en el Establecimiento Penitenciario de Túquerres Se propone realizar una evaluación exhaustiva para identificar áreas de mejora en la conservación de documentos, utilizando tecnologías avanzadas de deshumidificación y climatización para garantizar condiciones óptimas de preservación. La digitalización de archivos críticos y la implementación de un sistema de gestión documental (SGD) permitirán un acceso eficiente y seguro a la información, promoviendo una cultura organizacional enfocada en la eficiencia y la innovación. Además, se establecerán procedimientos estandarizados y se capacitará al personal en prácticas de gestión documental basadas en las últimas tendencias, asegurando una operación continua y eficaz del sistema. Este enfoque no solo fortalecerá la integridad de los datos y cumplirá con normativas vigentes, sino que también mejorará el bienestar del personal al reducir riesgos de salud asociados con ambientes laborales adversos.
8. Cronograma de trabajo.	Semanas 1 a 6, se llevará a cabo el reconocimiento y evaluación del estado actual de los documentos y las condiciones de almacenamiento, identificando fuentes de humedad y evaluando el grado de deterioro. Semanas 7 a 13, se desarrollará el plan de acción detallado, que incluirá la planificación de la instalación de equipos de control de humedad, el tratamiento de documentos afectados y la digitalización de archivos críticos. Semanas 11 a 15, se procederá al traslado de la documentación a áreas de almacenamiento adecuadas, equipadas con condiciones controladas de humedad y temperatura. Semanas 16 a 18, se llevará a cabo el reconocimiento y verificación del ambiente del sistema de información gerencial o administrativa, asegurando que todas las medidas implementadas están funcionando correctamente y realizando ajustes según sea necesario.
Nombres	Carlos Alexander
Apellidos	Cifuentes Leitón
Código	219142025
Celular	3024662539
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	alexcacl95@gmail.com
Asesor	Oscar Benavides Paz
Observaciones.	N/A