2024A PT 219142085

Marca Temporal	6/24/2024, 1:31:04 PM
1. Presentación de la empresa.	El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es la entidad del Estado Colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, y adolescencia, el fortalecimiento de los jóvenes y las familias en Colombia, brindando atención especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos, llegando a cerca de 3 millones de colombianos con sus programas, estrategias y servicios de atención con 33 sedes regionales y 215 centros zonales en todo el país. Misión Liderar la protección integral de los derechos de la niñez, la adolescencia y las familias, a través de la articulación e implementación de las políticas públicas, el fortalecimiento de la oferta del servicio público de bienestar familiar para la promoción de su pleno desarrollo, la consolidación de proyectos de vida y el fortalecimiento de las capacidades de las familias, comunidades y territorios, promoviendo la equidad como expresión de justicia social y fundamento de la paz. Somos una institución pública garante de la ejecución de penas, que ejerce la vigilancia la custodia atención social y tratamiento de las personas privadas de la libertad, en el marco de la transparencia, la integridad, los derechos humanos y el enfoque diferencial. Visión En el 2030 el ICBF, como entidad articuladora de los diferentes sectores y actores territoriales que conforman el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, consolidará la materialización de condiciones que permitan el desarrollo y la protección integral de los derechos de niñas, niños, adolescentes y familias, posicionándoles como la generación de la vida, la paz y la justicia social.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Centro Zonal Túquerres, se observa una dificultad importante relacionada con la entrega oportuna de informes financieros por parte de algunas Entidades Prestadoras de Servicios (EAS), especialmente las Asociaciones de Madres Comunitarias vinculadas. Esta situación ha generado preocupación debido a las implicaciones que tiene en la ejecución eficiente de los recursos del estado destinados al bienestar de la comunidad. La problemática se agrava por la falta de compromiso en la preparación y presentación de estos informes financieros, lo que se ve afectado por la escasez de personal debidamente capacitado y la falta de apoyo técnico adecuado para los miembros de estas asociaciones en temas financieros. Estos factores contribuyen a retrasos y a una falta de precisión en los informes presentados, lo cual no solo dificulta la evaluación correcta del desempeño financiero de las asociaciones, sino que también complica la asignación eficiente de los recursos disponibles. Además, esta situación puede tener repercusiones aún más amplias, ya que puede influir en la confianza del público en la institución, lo que a su vez podría afectar también en una disminución del apoyo político y financiero necesario para el funcionamiento y la continuidad de los programas del ICBF. En consecuencia, se hace evidente la necesidad de implementar medidas urgentes para fortalecer el compromiso en la entrega de informes, capacitar adecuadamente al personal y proporcionar el soporte técnico necesario a las asociaciones, con el fin de garantizar una gestión financiera más eficaz y transparente, que permita cumplir con los objetivos del Instituto y mantener la confianza del público y de los actores políticos.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Esta situación impide la realización oportuna de desembolsos a los operadores, lo que afecta directamente la continuidad y calidad de los programas y servicios dirigidos a las familias y la infancia. Además, el retraso en la presentación de los informes financieros estipula límites de tiempo para la ejecución de actividades financieras, lo que podría ocasionar demoras en los procesos administrativos y afectar la eficiencia general de la institución. La no presentación oportuna de informes financieros también impacta negativamente en las regionales del ICBF, pues dificulta el seguimiento y control de las metas establecidas en los contratos. Esto puede llevar a una falta de cumplimiento de los objetivos y compromisos asumidos por parte de la regional, generando inconvenientes operativos y afectando la capacidad de la institución para brindar servicios de calidad a las comunidades atendidas. Además, el incumplimiento de las cláusulas contractuales debido a la demora en la entrega de informes financieros puede tener consecuencias legales y financieras adversas para el ICBF y las entidades involucradas, lo que podría afectar su reputación y credibilidad institucional.
4. Posible solución a explorar.	• Capacitación y apoyo técnico: Proporcionar capacitación continua y apoyo técnico a los miembros de las asociaciones de Madres comunitarias en temas de gestión financiera. Esto incluiría el acompañamiento del practicante universitario, la organización de talleres, y sesiones de entrenamiento práctico para mejorar sus habilidades en la preparación y presentación de informes financieros. • Establecimiento de procesos claros y procedimientos estandarizados: Desarrollar y comunicar claramente los procesos y procedimientos para la preparación y presentación de informes financieros. Esto garantizará que todas las asociaciones de padres sigan un enfoque uniforme y eficiente en la presentación de sus informes. • Implementación de sistemas de monitoreo y seguimiento: Establecer sistemas de monitoreo y seguimiento para supervisar el progreso y cumplimiento de los plazos para la entrega de informes financieros. Esto permitirá identificar rápidamente cualquier retraso y tomar medidas correctivas de manera oportuna. • Automatización de procesos: Implementar herramientas y sistemas tecnológicos que simplifiquen y automatizan la preparación de informes financieros. Esto puede incluir el uso de software de contabilidad y gestión financiera que facilite la generación y presentación de informes de manera más eficiente. • Fortalecimiento de la comunicación y coordinación: Mejorar la comunicación y coordinación entre el ICBF Regional Nariño y los diferentes Centros Zonales. Esto garantizará una colaboración efectiva y una comprensión compartida de los plazos y expectativas en relación con la entrega de informes financieros.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1. Diagnóstico de la situación actual: Realizar encuestas con los operadores de las Entidades Administradoras de Servicios (EAS), sobre el tema “Informes Financieros” para identificar las principales preocupaciones y necesidades de los participantes. 2. Analizar los resultados del diagnóstico y definir estrategias para mejorar la entrega de informes oportunos. 3. Verificación del alcance del plan de mejoramiento aplicado, junto a los operadores de las Entidades Administradoras de Servicios (EAS).
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Para abordar la entrega tardía de informes financieros por parte de las Entidades Prestadoras de Servicios (EAS) y las Madres Comunitarias. En primer lugar, los informes financieros serán más oportunos y precisos, facilitando una mejor evaluación y asignación de recursos. Además, fortalecerá la confianza del público y de los donantes en la gestión financiera del ICBF. Con un seguimiento más riguroso, se reducirá el riesgo de malversación de fondos al detectar y corregir irregularidades financieras de manera oportuna. Esto permitirá una mejor planificación y ejecución de programas, optimizando la calidad de los servicios ofrecidos. Al mismo tiempo, la capacitación proporcionada a través del programa mejorará las capacidades de gestión financiera de las Madres Comunitarias, mientras que la mayor eficiencia atraerá más financiamiento y respaldo político. Además, el programa proporcionará una valiosa experiencia práctica a los estudiantes universitarios, contribuyendo a su desarrollo profesional. Finalmente, este enfoque permitirá a la Regional Nariño del ICBF cumplir sus metas de manera más eficiente, mejorando en conjunto la gestión financiera y el impacto de los programas destinados a las familias y la infancia.
7. Producto a entregar (PPM).	Análisis de la Eficiencia en la Entrega de Informes Financieros por las Asociaciones de Madres Comunitarias: Un Enfoque en la Gestión de Recursos en el ICBF" Centro Zonal Túquerres 2024.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 2-3 Análisis de la zona que requiere mejora como base para la formulación del plan de acción. Semana 4-5 Diagnóstico ante situación actual de los operadores de las Entidades Administradoras de Servicios. Semana 6-7-8-9 Diseño de acciones a desarrollar para la entrega oportuna de documentos en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). Semana 10-11-12-13 Descripción de los procesos clave para mejorar la eficiencia de informes financieros en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). Semana 14-15-16-17 Documentación de los procesos principales Semana 18 Presentación del PPM Para revisión Semana 19 Correcciones y preparación del PPM completo Semana 20 Entrega y Socialización del trabajo final.
Nombres	María Alejandra
Apellidos	Portillo Rodriguez
Código	219142085
Celular	3142150242
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	alejandrarod2195@gmail.com
Asesor	David Bastidas Delgado
Observaciones.	Sin Observaciones