2024A PT 219142110

Marca Temporal	6/13/2024, 9:30:08 AM
1. Presentación de la empresa.	El municipio de Providencia se encuentra ubicado al sur occidente de Nariño dentro de la subregión de los Abades, cuenta con un área aproximada de 44,03 kilómetros cuadrados y una altura de 2400 msnm en la cabecera municipal. Este municipio se ubica a una distancia de 62 kilómetros de la ciudad de Pasto, se caracteriza por sus hermosos y únicos paisajes, destacando los cultivos de fique, papa y la actividad ganadera, también se caracteriza por la calidad de las personas que habitan este territorio la amabilidad y solidaridad son la bandera de los providéncianos. La historia de este municipio se remonta a épocas precolombinas, cuando se encontraban poblaciones aborígenes del pueblo de los abades pertenecientes a la etnia de los Pastos, posteriormente llegaron los primeros colonos entre los cuales se destacan a Don Ignacio Rodríguez y su familia quienes se establecieron en el territorio que hoy es la cabecera municipal de Providencia e iniciaron con las actividades agrícolas y comerciales que permitieron el crecimiento de este pueblo. La vida municipal de Providencia es muy reciente ya que su creación se da en el año 1992 bajo ordenanza número 34 del 27 de noviembre, desde entonces se le reconoce como uno de los 64 Municipios del Departamento de Nariño. El Municipio de Providencia cuenta con un gran potencial de crecimiento gracias a sus abundantes recursos como lo es suelos fértiles, cantidad abundante de agua y diversidad de climas. Actualmente se encuentra bajo la gestión del alcalde José Florencio Portillo Asmaza quien fue elegido para administrar el municipio durante el periodo 2024 – 2027, se identificó por el lema “De la mano con Providencia por un alcalde de confianza” bajo el cual se pretende Guiar y dirigir a este Municipio hacia su crecimiento y desarrollo enfocándose en la educación y el emprendimiento, se cuenta con un equipo de trabajo comprometido y responsable hacia cumplir los objetivos y brindar una adecuada atención hacia la comunidad. La Alcaldía municipal de Providencia se encuentra dividida en 7 áreas administrativas, las cuales son: secretaria de Gobierno, secretaria de Cultura, Tesorería, Dirección Local de Salud, secretaria de Infraestructura y Planeación, UMATA y Ente de Deportes. Mediante estas áreas desempeña la labor de administrar los recursos municipales. Dentro de la secretaria de Gobierno se encuentran la oficina del Enlace de Victimas, en las cuales se identificó la problemática que requiere una solución urgente.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Dentro de la oficina del Enlace de Victimas se han venido presentando varios inconvenientes, en primer lugar, se ha evidenciado retrasos en la atención a la población Víctima del conflicto armado debido a la falta de plataformas, también se ha presentado la perdida de documentos debido a la desorganización del archivo. Al ser una administración entrante todos los colaboradores son nuevos por lo que se dificultan llevar a cabo algunos procesos y se presentan demoras en cada tramite, desde esta oficina son muchos los procesos y reportes que se deben llevar a cabo, durante el año anterior no se ejecutaron de la mejor manera por lo que existe un requerimiento por parte de procuraduría, esto dificulta las cosas y conlleva a que sean necesarios invertir más recursos para solucionar dicha cuestión, además otro inconveniente es que se debe contratar los servicios de un asesor lo que incrementa el gasto relacionado con el funcionamiento de esta oficina.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	El principal impacto o consecuencia que se genera es el incremento del costo de funcionamiento de la oficina, además también se pueden presentar requerimientos de los diferentes entes de control por procesos o procedimientos mal ejecutados o incompletos, de la misma manera se puede presentar una mala imagen de la oficina hacia la comunidad al no resolver de forma adecuada sus solicitudes.
4. Posible solución a explorar.	La solución que se plantea para mejorar estas problemáticas en primer lugar es brindar un programa de capacitación en cada uno de los procesos que se llevan a cabo en esta oficina, esto con el fin de agilizar los trámites y no requerir con tanta frecuencia los servicios de un asesor. Por otro lado, también se hace necesario gestionar el manejo de inventario creando carpetas para cada proceso realizado de esta manera organizar mejor los documentos y así evitar la pérdida. De la misma manera se debe realizar una definición correcta de las funciones a realizar, crear una guía paso a paso de las actividades de cada proceso que se llevan a cabo y establecer un cronograma de actividades.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	En primer lugar, se debe realizar un diagnostico del funcionamiento de la oficina, para lo cual se empleará el diligenciamiento de un formato en donde se establecerán todos los procesos que se llevan a cabo y se le dará una calificación teniendo en cuenta el nivel de cumplimiento. Posterior a esto se realizará una recopilación de información relacionada con la ejecución de los procesos, para ellos se recurrirá a la Unidad de Víctimas, secretaria de Gobierno, Alcaldía Municipal, fuentes y datos externos entre otros. De esta manera se tiene todo listo para el desarrollar la solución donde se dará uso a medios tecnológicos, papelería de la oficina y registro de datos.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Como resultado se espera que se agilicen los procesos prioritariamente los de atención al cliente para lograr su satisfacción, también se espera que no existan inconformidades que puedan generar requerimientos por parte de la procuraduría u otro ente de control, de la misma manera se busca reducir los costos de funcionamiento de la oficina. Por otro lado, se espera llegar un practico inventario de la documentación y que todos los procesos que se realizan desde esta oficina se den de una forma efectiva reduciendo los tiempos de ejecución y cumpliendo con las fechas y metas establecidas.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de implementación de un programa de capacitación y un manual de procesos y planificación de actividades para lograr la eficacia y eficiencia en la oficina de Victimas del conflicto armado.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1 a semana 8 identificar y realizar el diagnostico de la situación de la oficina del enlace de Víctimas. Semana 9 a semana 12 se recopilara información de los diferentes procesos que se llevan a cabo en la oficina del enlace de Víctimas. Semana 13 a semana 16 Realizar la propuesta del plan de mejora (PPM).
Nombres	Cristian Afranio
Apellidos	Ruiz Goyes
Código	219142110
Celular	3105822249
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	ruizgoyescristian125@gmail.com
Asesor	David Bastidas Delgado
Observaciones.	Ninguna