2024A PT 219043256

Marca Temporal	8/6/2024, 2:11:26 PM
1. Presentación de la empresa.	Micreditoya microfinanciera SAS , es una entidad de microcrédito colombiana que nace el 23 de mayo de 2017 con el propósito de brindar soluciones financieras a un grupo de microempresarios que por sus características socioeconómicas y de ubicación tenían restringido el acceso al mundo financiero La inclusión de estas personas se hace con productos novedosos mediante el uso de la tecnología y acompañados de una vocación sincera de servicio, cuenta con 6 oficinas y tiene presencia en 3 municipios del departamento de Nariño (Guachucal, Ipiales y Pasto) Micreditoya es reconocido por su énfasis en la inclusión financiera enfocándose en la base de la pirámide económica siendo este su eje fundamental sin dejar de lado el apoyo integral a otros sectores económicos mediante alianzas interinstitucionales que se articulan con actividades de desempeño social y ambiental. Nuestra misión es una solida vocación de servicio al cliente, a través de una preocupación constante por satisfacer sus demandas y superar las expectativas por medio de un espíritu de excelencia. Nuestra visión es ser una entidad financiera solida, constructora de tejido social e inclusión financiera con una cartera superior a los quince mil millones de pesos y los siete mil clientes.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El proceso de registro y tramite de solicitudes rechazadas de la oficina comercial Pasto plaza en Micreditoya es fundamental para la eficiencia operativa y la experiencia del cliente externo. En la oficina comercial pasto plaza se ha identificado que existe un control y seguimiento deficiente desde la recepción y seguimiento de la solicitud, así como el tramite que realiza el asesor de crédito, el auxiliar operacional y el gerente de oficina en la aplicación SIIAN, para llegar hasta el archivo de la solicitud en los tiempos establecidos y con la documentación acorde para el proceso.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Las causas que originan este problema son múltiples, para este estudio se toma en cuenta que es un proceso que pasa por varias personas como es él asesor de crédito y cartera, el auxiliar administrativo y de operaciones y el gerente de la oficina y al no existir un documento transversal cada actor involucrado desconoce de la existencia de la solicitud, del tiempo que lleva en trámite y en que etapa está por lo cual no se garantiza el registro total de la información ni una respuesta oportuna en los tiempos determinados, por consecuencia esto genera perdidas de solicitudes y demora en el tiempo de respuesta incumpliendo así con la promesa de valor del servicio ya que por el volumen de solicitudes y por el numero de actividades que desempeña cada profesional es posible que omita y olvide el trámite de una o varias solicitudes, por consecuencia, esto genera perdida de documentos que pueden incurrir en demandas y sanciones legales, daños reputacionales y medidas disciplinarias por otra parte no se cumpliría el trámite de la solicitud rechazada en los tiempos establecidos.
4. Posible solución a explorar.	Con base en el diagnóstico inicial se pretende identificar acciones de mejora por parte del pasante universitario a cargo de la gerente comercial de la oficina Pasto plaza, enfocado a una propuesta de mejoramiento que radica en la construcción de un matriz en Excel para llevar el control del tiempo que lleva la solicitud, la etapa en la que está y la persona encargada del proceso , esta herramienta diseñada con el objetivo de controlar el proceso actual del registro manual de las solicitudes de crédito rechazada, Lo cual permite hacer una gestión administrativa efectiva, eficiente, dinámica y segura mediante el seguimiento diario del registro de la solicitud para conocer la información y el tiempo que lleva la solicitud en caso de exceder los tiempos establecidos se generara una alerta y se realizará llamadas telefónicas y/o envío de mensajes vía correo corporativo para de esta manera evitar el olvido involuntario del trámite de la solicitud dentro de los periodos establecidos. El presente PPM busca brindar claridad y mejoras al proceso, que servirá como una guía al cumplimiento de las funciones y al trámite correcto, logrando de esta manera: reducir en un porcentaje del 90% las solicitudes rechazadas extraviadas y en igual proporción el número de solicitudes con respuesta fuera del tiempo establecido, logrando el manejo adecuado de las solicitudes, evitando así sanciones disciplinarias, procesos legales y daños reputacionales.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Investigación exploratoria con la información existente brindada por parte de los asesores de crédito, el auxiliar administrativo y de operaciones y el gerente comercial y a través de dicha información se podrá identificar el manejo actual lo cual arroja como resultado la problemática identificada, las actividades a realizar para construir la solución serian: • Gestión de la información a través de lectura de procedimientos actuales, lo cual permite un diagnóstico actualizado. • Identificar controles y seguimientos existentes buscando mejorar en los mismos. • Realización matriz DOFA.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	• Control efectivo y eficiente al registro y trámite de solicitudes rechazadas de la oficina comercial Pasto plaza • Disminución de solicitudes rechazadas por fuera de los tiempos establecidos. • Disminución de solicitudes extraviadas.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de Plan de Mejoramiento en el proceso de registro y trámite de solicitudes en la oficina comercial Pasto Plaza.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1, 2 y 3: Diagnosticar la situación actual del registro y trámite de las solicitudes rechazadas en la oficina comercial Pasto plaza Semana 4 y 5: Diseñar matriz de Excel para registro y control de solicitudes rechazadas Semana 6 y 7: Estructurar acciones de mejora para la matriz de Excel: Semana 8 y 9: Aplicar el control. Semana 10, 11 y 12: Evaluar los resultados del control propuesto e identificar el impacto en el trámite de la información a los procesos involucrados. Semana 13: Entrega del PPM.
Nombres	Mario Fernando
Apellidos	Pachajoa Estrada
Código	219043256
Celular	3013246541
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	mariopestrada15@gmail.com
Asesor	Wilson Revelo Maya
Observaciones.	ninguna