2024A PT 219043346

Marca Temporal	8/6/2024, 4:52:30 PM
1. Presentación de la empresa.	Electromillonaria, conocida legalmente como JL & RB SAS y con el eslogan "Sabemos llegar", es un grupo empresarial colombiano con más de 34 años de experiencia en el mercado. Especializada en la comercialización de motocicletas, bicicletas, electrodomésticos y muebles, la empresa ofrece marcas reconocidas como Fratelli, Keeway, JLC, Samsung, Haceb, Electrolux, LG, Asus, Acer, Lenovo, Xiaomi, Rimax, Spring, HP, Abba y Epson. Con gran presencia en el Valle, Cauca, Nariño, Huila y Putumayo, Electromillonaria se ha establecido como un referente importante en el suroccidente colombiano. La historia de Electromillonaria se remonta a sus inicios como una propuesta de venta de rifas en la ciudad de Pasto bajo el nombre de "La Millonaria del Putumayo". En 2014, la iniciativa se formalizó como persona natural bajo el nombre "Electromillonaria", y en 2015 se constituyó como persona jurídica y grupo empresarial bajo el nombre de JL & RB SAS, conservando esta razón social hasta la actualidad. La misión de Electromillonaria es destacarse por el profesionalismo y la innovación en el servicio y la atención al cliente, contando con un talento humano competente comprometido con la satisfacción de las expectativas del cliente y el crecimiento de la empresa. Su visión para 2025 es convertirse en la empresa líder en el sur de Colombia, siendo la mejor opción de compra para cada hogar colombiano y contribuyendo al progreso regional mediante la comercialización de productos de alta tecnología, diseño atractivo y calidad superior. La empresa se fundamenta en valores como la calidad en el servicio al cliente, una amplia variedad de marcas, un portafolio extenso de productos, facilidad de compra, valor agregado, compromiso social, y confianza y satisfacción para sus clientes. Con aproximadamente 54 sedes y más de 900 trabajadores, Electromillonaria continúa expandiendo su presencia y consolidándose como un pilar en el desarrollo económico y social de la región.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Uno de los principales problemas en la recuperación de cartera es la falta de una plataforma de pago automático para los créditos. Actualmente, la empresa tiene una alianza con CrediBanco para las compras en línea, pero no existe un sistema automático para que los clientes puedan pagar sus cuotas de crédito directamente. Si un cliente necesita pagar la cuota de su crédito por medio de convenios bancarios (transferencia o consignación), el pago no se refleja automáticamente en su cuenta. El pago solo se aplica si el cliente envía el soporte de pago al asesor. Posteriormente, el asesor debe validar manualmente el pago en el sistema, y luego una cajera debe aplicarlo a la cuenta del cliente. Este proceso manual de validación y aplicación del pago genera retrasos y puede afectar la experiencia del cliente, ya que depende de que el cliente envíe el soporte de pago de manera oportuna.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La dificultad mencionada genera inconvenientes tanto para la empresa como para el cliente. Para el cliente, resulta incómodo recibir llamadas del equipo de asesores del Call Center solicitando un pago que podría ya haber sido realizado. Además, el proceso de enviar una foto del comprobante de pago por WhatsApp representa una carga adicional en una actividad que debería ser fácil, rápida y confiable para el cliente. Para la empresa, la dificultad se traduce en recibir pagos y no tener la certeza de si deben aplicarse o no a la cuenta del cliente. Sin el soporte de pago y la confirmación de la cédula al asesor, no es posible procesar el pago correctamente. Esto no solo genera incertidumbre operativa, sino que también afecta la eficiencia del departamento de cartera. Es crucial incluir los pagos de clientes que realizaron transacciones por convenios bancarios sin enviar el soporte correspondiente, de acuerdo con las metas propuestas. Si el cliente efectúa el pago, pero omite enviar el soporte, y el asesor no vuelve a contactarlo, dicho pago no será incluido en la cartera recuperada durante el periodo correspondiente. Este proceso dificulta la gestión de pagos y puede impactar negativamente en la relación empresa-cliente, así como en la efectividad general en la recuperación de la cartera.
4. Posible solución a explorar.	Para abordar la problemática de la validación manual de pagos realizados por convenios bancarios, se propone implementar un sistema automatizado de validación. Este sistema estaría integrado directamente con los bancos y plataformas de pago utilizadas por los clientes para realizar transferencias y consignaciones. El proceso automatizado verificaría automáticamente el monto y la referencia de pago de cada transacción recibida. Una vez validado el pago, el sistema enviaría una notificación automática al cliente por correo electrónico y/o mensaje de texto, confirmando la recepción del pago y su aplicación a su cuenta. Además, se registraría automáticamente el pago en el sistema de gestión de cartera, asegurando que el saldo del cliente se actualice inmediatamente y de manera precisa. Esto reduciría significativamente la necesidad de llamadas de seguimiento por parte del equipo de asesores, ya que los clientes recibirían notificaciones automáticas sobre el estado de sus pagos. Implementar esta solución no solo mejoraría la eficiencia operativa, sino que también optimizaría la experiencia del cliente al simplificar el proceso de pago y eliminar la carga de tener que enviar soportes de pago por WhatsApp u otros medios. Sería importante establecer un sistema de monitoreo continuo para identificar posibles errores en la validación automática y realizar ajustes según sea necesario. Esta medida garantizaría la efectividad y precisión del sistema, fortaleciendo así la relación con el cliente y mejorando la gestión general de la cartera.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para abordar la mejora del proceso de validación de pagos en JL & RB SAS, se iniciará con una definición clara del problema. Esto implicará reuniones con el equipo de cartera y finanzas para identificar los desafíos actuales y realizar un análisis exhaustivo de los procedimientos existentes relacionados con la validación de pagos. Se examinará cómo estos procesos afectan tanto la operación diaria como la experiencia del cliente. Posteriormente, se llevará a cabo un análisis detallado para diagnosticar y entender a fondo las causas subyacentes de los retrasos en la validación de pagos. Este análisis permitirá identificar oportunidades de mejora y áreas críticas que deben abordarse con la solución propuesta. La propuesta de solución se centrará en diseñar un sistema automatizado de validación de pagos, basado en las mejores prácticas y tecnologías disponibles. Este sistema será detalladamente planificado para su implementación, definiendo fases de prueba y ajustes necesarios para su operación óptima. Se documentarán los beneficios esperados del sistema automatizado, enfocándose en la mejora de la eficiencia operativa, la experiencia del cliente y la reducción de errores. Además, se estimarán los ahorros potenciales y mejoras en la recuperación de cartera que se esperan alcanzar con esta solución. El plan de implementación se desarrollará con un cronograma detallado, asignando recursos necesarios y responsabilidades a los equipos pertinentes. Se establecerán métricas clave de rendimiento (KPIs) para evaluar el éxito del sistema y se implementará un sistema de monitoreo continuo para revisar su desempeño periódicamente. La preparación para la presentación incluirá la elaboración de materiales de comunicación y presentaciones ejecutivas para discutir la propuesta con la dirección y obtener su aprobación. Se dedicará tiempo a la preparación de documentación detallada del proyecto, incluyendo especificaciones técnicas, manuales de usuario y planes de contingencia. Finalmente, una vez aprobada la propuesta, se procederá con la elaboración de guías de capacitación y materiales de apoyo para la implementación futura del sistema. Se cerrará el proyecto con la entrega formal del plan de mejoramiento aprobado.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación del sistema automatizado de validación de pagos traerá varios beneficios significativos para la empresa. En primer lugar, se espera una mejora notable en la eficiencia operativa. La automatización del proceso de validación de pagos reducirá significativamente el tiempo y los recursos humanos necesarios para gestionar y aplicar los pagos. Esto permitirá al personal enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor agregado. Además, la solución contribuirá a mejorar la experiencia del cliente. Al eliminar la necesidad de enviar soportes de pago y recibir confirmaciones manuales, los clientes disfrutarán de un proceso de pago más sencillo, rápido y confiable. Esto aumentará la satisfacción del cliente y fortalecerá la relación con la empresa, lo que puede traducirse en una mayor lealtad y retención de clientes. Otro beneficio importante es la reducción de errores y discrepancias en la aplicación de pagos. La automatización minimizará la intervención humana, reduciendo así la posibilidad de errores en la validación y aplicación de pagos. Esto no solo mejorará la precisión de los registros financieros, sino que también ayudará a mantener una imagen profesional y confiable ante los clientes. En términos de recuperación de cartera, la empresa podrá registrar y aplicar los pagos de manera más oportuna y precisa, lo que contribuirá a una mejora en los indicadores de recuperación. La inclusión automática de los pagos en el sistema evitará la acumulación de pagos pendientes y facilitará el cumplimiento de las metas de recuperación establecidas por el departamento de cartera. Además, la solución permitirá una mejor gestión y monitoreo de los pagos. Con el sistema automatizado, la empresa podrá tener una visión más clara y en tiempo real del estado de los pagos, lo que facilitará la toma de decisiones informadas y estratégicas. El monitoreo continuo también permitirá identificar y resolver rápidamente cualquier problema que surja, garantizando la eficiencia y efectividad del sistema. Finalmente, la empresa también verá una reducción en los costos operativos a largo plazo. Aunque la implementación inicial del sistema automatizado requerirá una inversión, los ahorros en términos de tiempo, recursos humanos y reducción de errores compensarán estos costos, generando un retorno positivo de la inversión.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de mejora de la automatización en la validación de pagos en la recuperación de cartera en la empresa JL & RB SAS.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1 a Semana 9: Definición y Análisis En las primeras cuatro semanas, se realizará una definición clara del problema mediante reuniones con el equipo de cartera para identificar los desafíos actuales y objetivos del proyecto. Se analizarán los procedimientos existentes relacionados con la validación de pagos. Posteriormente, se llevará a cabo un diagnóstico detallado para entender las causas de los retrasos en la validación de pagos y se identificarán áreas críticas y oportunidades de mejora. Se diseñará una propuesta conceptual para mejorar el proceso de validación de pagos, basada en mejores prácticas y optimización de recursos. Semana 10 a Semana 16: Implementación y Evaluación Se procederá con el desarrollo del diseño preliminar de la solución propuesta. Se elaborará un esquema detallado del sistema teórico de validación de pagos, planeando su futura implementación. Se documentarán los beneficios esperados del nuevo enfoque, incluyendo estimaciones de ahorros potenciales y mejoras en la gestión de cartera. Semana 17 a Semana 20: Finalización y Presentación Se finalizará la propuesta de solución con la implementación completa del diseño teórico del sistema de validación de pagos en un entorno simulado. Se preparará la presentación ejecutiva y los materiales visuales para discutir la propuesta con la dirección. Se llevará a cabo la presentación final de la propuesta de mejora al jefe inmediato y otros interesados clave, discutiendo y resolviendo dudas sobre la propuesta. Semana 21 a 22: Presentación y Cierre Finalmente, se cerrará el proyecto con la entrega formal del plan de mejoramiento aprobado. Se prepararán guías de capacitación y materiales de apoyo para presentar y explicar el nuevo enfoque a los equipos involucrados. Se realizará una evaluación post-presentación, definiendo los próximos pasos y preparando informes finales y la presentación de resultados.
Nombres	José Fernando
Apellidos	Villota Rincón
Código	219043346
Celular	3114426041
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	jofeviri@gmail.com
Asesor	Wilson Revelo Maya
Observaciones.	Ninguna.