2024B PT 217142079

Marca Temporal	11/21/2024, 7:03:01 AM
1. Presentación de la empresa.	IPS FONOCENTER SAS es una destacada institución prestadora de servicios de salud, reconocida por su compromiso con la calidad, seguridad y humanización en la atención médica. Su sede principal está ubicada en el municipio de Túquerres, Nariño, una región conocida por su riqueza cultural y natural, desde donde se trabaja para atender las necesidades de salud de la comunidad. Además, cuenta con sucursales estratégicamente localizadas en los municipios de Samaniego y San Juan de Pasto, lo que le permite expandir su alcance y garantizar un acceso más amplio a sus servicios en el departamento de Nariño. IPS FONOCENTER SAS ofrece una amplia gama de servicios de salud tanto en el ámbito domiciliario como intramural. Su labor está orientada a satisfacer las necesidades de sus pacientes y sus familias, siempre bajo los principios de calidad, oportunidad y calidez humana. ¿Qué les distingue? Su ubicación estratégica y su red de atención le permite conectar comunidades urbanas y rurales, adaptándose a las particularidades de cada población. En IPS FONOCENTER SAS, no solo se brinda atención médica, sino que también se construyen relaciones de confianza, compromiso y empatía con quienes depositan en esta, su salud y bienestar. A continuación, se presenta los pilares que sustentan su labor, reflejados en la misión, visión y valores corporativos, junto con los servicios que la posicionan como una de las instituciones de salud más destacadas de la región. Misión Somos una institución dedicada a prestar servicios de salud que incluyen consulta externa, consulta especializada, apoyo diagnóstico y complementación terapéutica. Nos enfocamos en satisfacer las necesidades de salud de nuestros pacientes y sus familias, ofreciendo servicios con los más altos estándares de calidad, seguridad, oportunidad y humanización, contribuyendo al bienestar del departamento de Nariño. Visión Para el año 2028, IPS FONOCENTER SAS será reconocido a nivel nacional como líder en la prestación de servicios de salud domiciliarios e intramurales. Nos destacaremos por la calidad, seguridad y oportunidad de nuestros servicios, respaldados por un sistema de gestión de calidad basado en procesos de mejora continuo. Valores corporativos • Liderazgo • Trabajo en equipo • Humanización • Responsabilidad • Compromiso Servicios destacados • Atención domiciliaria e intramural. • Consulta externa y • Servicios de diagnóstico de apoyo. • Complementación terapéutica. Con un fuerte compromiso con el bienestar de sus usuarios, IPS FONOCENTER SAS se posiciona como una institución confiable y comprometida con el desarrollo de la salud en el suroccidente colombiano.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En una organización, la gestión eficiente de la información y la comunicación es clave para garantizar el logro de los objetivos estratégicos y operativos, como lo plantea Henry Mintzberg en su teoría sobre la estructura organizacional. Sin embargo, uno de los desafíos recurrentes en las empresas es la falta de actualización y centralización de la información relevante sobre los miembros del equipo y sus áreas de trabajo, lo que puede dificultar la coordinación y el flujo de tareas diarias. En este caso, la empresa enfrenta un problema específico relacionado con la rotación constante de personal. Este fenómeno genera la necesidad de mantener un directorio telefónico actualizado que contenga información precisa sobre los miembros de la organización, incluyendo sus datos de contacto, cargos y áreas de pertenencia. La falta de un recurso centralizado y accesible puede resultar en ineficiencias en la comunicación interna, retrasos en la ejecución de tareas y, en última instancia, una disminución en la productividad. Al adoptar una solución que permita articular los procesos comunicativos y mantener una base de datos confiable, se promueve la alineación entre las distintas áreas de la organización, facilitando una respuesta más ágil y eficiente a los desafíos operativos. Como sugiere Peter Drucker, la clave para la eficacia organizacional radica en optimizar las herramientas de comunicación y gestión, maximizando así el desempeño de los equipos de trabajo.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La falta de un directorio telefónico actualizado genera diversas consecuencias negativas que afectan la eficiencia operativa de la empresa. En primer lugar, la comunicación externa con otras entidades se ve comprometida, ya que la ausencia de un sistema claro para contactar a las personas o áreas específicas dentro de la organización dificulta el flujo oportuno y efectivo de información. En segundo lugar, el uso de un único correo electrónico institucional para gestionar la comunicación de todas las áreas genera una sobrecarga en la recepción de mensajes. Esta saturación provoca dificultades para clasificar y localizar la información necesaria de manera rápida y eficiente, lo que puede retrasar la toma de decisiones, aumentar los tiempos de respuesta y afectar la productividad de los equipos. Estos problemas no solo obstaculizan la coordinación interna y externa, sino que también pueden impactar la percepción que tienen los clientes, aliados estratégicos y otras partes interesadas sobre la capacidad de la organización para responder a sus necesidades de manera ágil y organizada.
4. Posible solución a explorar.	Para abordar la problemática identificada, es esencial implementar un directorio empresarial moderno que facilite la comunicación, la colaboración y la gestión interna de la organización. Este recurso permitiría optimizar los procesos clave al ofrecer información clara y accesible sobre el personal y sus roles. Según Peter Drucker, una de las bases del éxito organizacional es alinear las herramientas de gestión con los objetivos estratégicos, y un directorio empresarial se alinea con esta premisa al mejorar la eficiencia y la cohesión interna. 1. Mejora de la colaboración y la comunicación interna y externa Un directorio moderno debe incluir detalles sobre los cargos, competencias, funciones y relaciones jerárquicas de cada colaborador. Esto permite que los empleados identifiquen rápidamente a la persona adecuada para resolver dudas, brindar apoyo o tomar decisiones. A nivel externo, facilita que las entidades interesadas puedan comunicarse de manera eficaz con la persona o área específica, mejorando la percepción de profesionalismo y organización. 2. Integración efectiva de nuevos empleados El directorio se convierte en una herramienta esencial para la integración de nuevos colaboradores. Estos pueden usarlos para identificar a sus compañeros, acceder a su información de contacto y familiarizarse con las competencias, intereses y formación de sus equipos. Esta estrategia no solo acelera la adaptación y la productividad de los nuevos empleados, sino que también promueve su inmersión en la cultura organizacional. Como sugiere Edgar Schein en su teoría de la cultura organizacional, herramientas como esta ayudan a fortalecer la socialización y la cohesión en el lugar de trabajo. 3. Racionalización de las operaciones empresariales La creación de un directorio moderno fomenta una revisión y formalización de la estructura organizacional, lo que permite a la alta dirección y al departamento de recursos humanos identificar posibles disfunciones o inconsistencias en la asignación de roles y relaciones jerárquicas. Además, el directorio actúa como un soporte para la gestión de recursos humanos, promoviendo la claridad en las responsabilidades y la transparencia en los procesos. En línea con la filosofía de gestión de procesos de W. Edwards Deming, esta solución puede integrarse en un enfoque de mejora continua, asegurando que el directorio evolucione junto con la empresa para mantener su relevancia y utilidad. Al implementar esta solución, la organización no solo optimiza su funcionamiento, sino que también fortalece su capacidad de adaptación y crecimiento.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología planteada para mejorar la comunicación interna y externa en IPS FONOCENTER S. A. S se basa en un enfoque práctico y humanizado que prioriza la claridad, la colaboración y el orden. Inspirados en los principios de gestión eficiente propuestos por Peter Drucker, el proceso busca herramientas prácticas lineales con las necesidades reales de la organización y su equipo humano. 1. Diagnóstico de las fallas en la comunicación El primer paso es realizar un diagnóstico detallado de los puntos críticos que dificultan la comunicación interna y externa. Esto incluye reuniones participativas con los equipos para identificar las principales barreras y desafíos en la transferencia de información. Según Deming, involucrar a las personas en la identificación de problemas fomenta un sentido de pertenencia y compromiso con la solución. 2. Análisis de flujos de información Posteriormente, se analizará la naturaleza y el origen de la información que ingresa y sale de la organización a través de correos electrónicos, oficios y llamadas. Este análisis permite identificar patrones y áreas donde la saturación o falta de organización ralentiza los procesos. 3. Diseño de la estrategia para estructurar la información. Con base en los hallazgos, se diseñará una estrategia que permita organizar y centralizar la información de contacto de los empleados. La propuesta incluye: • Creación de un formulario que los colaboradores puedan utilizar para registrar sus datos personales y profesionales, como área de trabajo, cargo, número telefónico y correo electrónico. • Estructuración de un archivo digital (por ejemplo, en Excel o una plataforma de gestión de datos) que consolida y categoriza esta información, facilitando su búsqueda y actualización. • Implementación física y digital de directorios por áreas, de modo que estén disponibles tanto en formatos impresos como en la intranet de la organización. Un enfoque humano y funcional Más allá de la técnica, esta metodología reconoce la importancia de las personas en el corazón de cualquier solución organizacional. Como señala Edgar Schein, el éxito de las estrategias organizacionales radica en que sean entendidas y valoradas por quienes las implementan. Este enfoque garantiza no solo una mejora en la comunicación, sino también una experiencia más fluida y conectada para todos los integrantes de IPS FONOCENTER S. A. S.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de la estrategia propuesta busca generar los siguientes beneficios para la empresa: Identificación precisa de áreas responsables de la información Se espera establecer claridad sobre las áreas a las que corresponde la información que ingresa y venta de la organización. Esto permitirá asignar responsabilidades de manera eficiente y garantizar que cada comunicación sea atendida por el equipo adecuado. Creación de un sistema de contacto organizado La empresa contará con un directorio estructurado y accesible que facilite la localización de empleados según su área y funciones. Este sistema reducirá los tiempos de búsqueda y mejorará la interacción interna y externa. Mejora en la comunicación de información relevante La estrategia ayudará a que la información clave fluya de manera ágil y sin interrupciones entre las áreas, promoviendo una mayor coordinación y reduciendo los malentendidos. Cumplimiento oportuno de actividades Gracias a una comunicación más eficiente, las tareas y proyectos podrán ejecutarse dentro de los plazos establecidos, contribuyendo al aumento de la productividad y al logro de los objetivos organizacionales.
7. Producto a entregar (PPM).	Título: Plan de Mejoramiento para la Gestión de Información de Contacto en IPS FONOCENTER S. A. S Propuesta detallada de un plan de mejoramiento para la obtención, organización y mantenimiento de los datos de contacto de los empleados, con el objetivo de desarrollar un directorio telefónico funcional que optimice la comunicación interna y externa de la IPS FONOCENTER S. A. S.
8. Cronograma de trabajo.	Etapa 1: Identificación de la problemática (Semanas 1 y 2) • Realizar un diagnóstico inicial para identificar las fallas en la comunicación interna y externa en IPS FONOCENTER SAS de Túquerres. • Reuniones con equipos clave para recopilar información sobre los flujos de comunicación actuales y los desafíos percibidos Etapa 2: Formulación del plan de trabajo (Semanas 3 y 4) • Diseñar un plan que defina las actividades, responsables y objetivos específicos para abordar la problemática. • Presentar el plan preliminar a las partes interesadas para su retroalimentación inicial. Etapa 3: Revisión de medios y canales de comunicación (Semanas 5 a 7) • Evaluar las fuentes de información que ingresan y salen de la empresa. • Analizar los canales de comunicación existentes para identificar áreas de mejora y posibles soluciones Etapa 4: Elaboración del plan de mejora (Semanas 8 y 9) • Diseñar un plan integral que contemple las acciones necesarias para garantizar una comunicación eficaz. • Incluir la creación y estructuración de un directorio empresarial que facilite la organización de los datos de contacto Etapa 5: Revisión y ajustes del plan (Semana 10) • Validar el plan de mejora con los líderes de área y realizar los ajustes necesarios para garantizar su viabilidad y alineación con los objetivos organizacionales. Etapa 6: Preparación de la presentación (Semanas 11 y 12) • Desarrollar una presentación clara y estructurada que resuma el diagnóstico, las propuestas y los beneficios esperados del plan. • Ensayar la presentación para garantizar su efectividad y claridad. Etapa 7: Presentación y retroalimentación (Semanas 13 a 15) • Presentar el plan de mejora a la alta dirección ya los equipos involucrados. • Recopilar retroalimentación para realizar las correcciones necesarias. Etapa 8: Revisión final y entrega (Semanas 16 a 18) • Incorporar las correcciones finales al plan. • Entregar el documento final del plan de mejora, junto con el directorio estructurado y las recomendaciones para su implementación y actualización.
Nombres	Katerin Gabriela
Apellidos	Urbano Arteaga
Código	217142079
Celular	3157163956
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	arteagabs11@gmail.com
Asesor	Oscar Benavides Paz
Observaciones.	Ninguna