2024B PT 218142121

Marca Temporal	11/12/2024, 5:51:06 PM
1. Presentación de la empresa.	Universidad de Nariño.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Revisión de documentación de pensionados en el área de archivo con el fin de subsanar diferencias entre la universidad y el ministerio de hacienda y crédito publico.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Actualmente, se está implementando un proceso de revisión manual de las carpetas físicas existentes en el archivo, con el objetivo de verificar y corroborar la presencia de documentación esencial relacionada con el cobro de bonos pensionales como parte de la concurrencia que reconoce el ministerio de hacienda y crédito publico, además de las resoluciones asociadas, los actos administrativos de reliquidaciones efectuadas a lo largo del tiempo. y, en caso de ser aplicable, las resoluciones de sustitución de pensional Descripción de la Situación Actual Este proceso de verificación manual presenta diferencias en el cobro de ,os recursos al ministerio de hacienda para sufragar las mesadas pensionales que asume la universidad mensualmente, lo cual tiene como consecuencia los siguientes problemas laborales Intensidad Laboral y Consumo de Tiempo: El análisis manual es altamente demandante en términos de tiempo y esfuerzo, ya que cada carpeta debe ser revisada minuciosamente, lo cual incrementa los tiempos de respuesta. Riesgo de Omisión de Documentos Clave: La falta de un sistema automatizado aumenta el riesgo de omisiones en la verificación de documentos esenciales, lo que podría derivar en inconsistencias en los registros. Dificultad para Actualizar y Sincronizar la Información: El proceso manual complica la actualización inmediata de los registros en las bases de datos digitales, lo cual es fundamental para la gestión de documentos relacionados con pensiones.
4. Posible solución a explorar.	Para resolver estas problemáticas, se recomienda la implementación de un plan de acción que combine tecnología y estrategias de optimización de procesos, asegurando una revisión integral, precisa y eficiente. 1 Implementación de un Sistema de Digitalización y Clasificación Automática de Documentos. Descripción: Se sugiere implementar un sistema de digitalización avanzada con clasificación automática mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permita escanear los documentos físicos y categorizarlos de forma automatizada en función de palabras clave como "decreto de pensión", "resuelve", " reliquidación" y "sustitución de pensión". Beneficios: Este sistema reducirá significativamente el tiempo de revisión manual y permitirá acceder a la documentación de manera rápida y organizada. La automatización disminuirá el margen de error y facilitará una actualización casi en tiempo real en la base de datos digitales. 2 Creación de una Base de Datos Integrada y Accesible con Indicadores de Completitud. Descripción: Una vez digitalizados, todos los documentos deberán ser almacenados en una base de datos accesible, que incluya indicadores de completitud. Cada registro deberá señalar claramente si cuenta con todos los documentos necesarios (decreto de pensión, resoluciones, reliquidaciones, sustitución) y, de ser aplicable, una fecha de actualización de la última revisión. Beneficios: Esta base de datos facilitará el seguimiento y monitoreo de los documentos, permitiendo al personal verificar de manera rápida y confiable qué expedientes necesitan actualización o contienen vacíos documentales. Además, los indicadores ayudarán a priorizar aquellos expedientes que requieren intervención. 3 Capacitación en Uso de Herramientas Digitales para el Personal del Área de Talento Humano Descripción: Para asegurar una transición efectiva al uso de herramientas tecnológicas, se recomienda organizar sesiones de capacitación para el personal encargado de la revisión documental. Las capacitaciones deben incluir el manejo del sistema de digitalización y la actualización de la base de datos, así como protocolos para el seguimiento de los registros.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Se implementa un manual de revisión dentro de las carpetas archivadas, mediante el cual se analizan y verifican exhaustivamente los documentos relativos al decreto de pensión y su correspondiente resolución. Este proceso incluye la evaluación de las reliquidaciones que se hayan efectuado a lo largo del tiempo , asegurando que los ajustes y modificaciones estén debidamente registrados. Además, se verifica la existencia de sustitución pensional, en caso de que aplique, garantizando que todos los datos estén actualizados y cumplan con las normativas vigentes.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	lograr identificar los errores existentes, y lograr encontrar la información completa con el fin de solucionar errores en el pago de pensiones y el cobro eficiente del porcentaje de concurrencia ante el ministerio de hacienda y crédito público.
7. Producto a entregar (PPM).	Con el propósito de asegurar una alineación precisa y confiable entre los registros físicos y digitales del Área de Talento Humano, se llevará a cabo un proceso exhaustivo de revisión y validación documental, cubriendo tanto los archivos físicos (carpetas en el archivo institucional) como las bases. de datos digitales. El objetivo de este proceso es establecer un empalme completo entre ambos sistemas de almacenamiento y gestión de información, identificando y corrigiendo discrepancias para optimizar la calidad de los datos y la eficiencia en su gestión. terminando con la digitalización total de la información. 1 Revisión Física de Archivos Inventario de Documentación Física: Se realizará un inventario detallado de las carpetas y documentos físicos existentes en el archivo del Área de Talento Humano. Esto implicará clasificar, ordenar y registrar cada carpeta para asegurar la disponibilidad de la información relevante. Organización y Catalogación de Archivos: Se procederá con la organización y catalogación de los documentos físicos, aplicando criterios de clasificación basados ​​en el tipo de documento, año, tipo de contratación, y cualquier otra variable que permita facilitar su identificación y acceso futuro. Identificación de Inconsistencias o Duplicación: Durante la revisión, se identificarán inconsistencias, duplicidad en documentos obsoletos. Esto permitirá depurar el archivo físico y garantizar que solo se mantenga la información actualizada y válida de forma digitalizada. Registro en Plataforma Digital: Los documentos físicos que no se encuentren en la base de datos digitales se escanearán y registrarán, con el fin de asegurar su disponibilidad en el sistema digital para gestionar todas las decisiones con respecto a las a creencias del ´personal vinculado a la Universidad. 2 Revisión y Validación de la Base de Datos. Digitales Análisis de Integridad y Coherencia de Datos: Se realizará un análisis detallado de la información almacenada en la base de datos digitales, verificando su integridad, exactitud y consistencia con el archivo físico existente en las historias laborales Esto incluye la revisión de campos de datos claves, como nombres, fechas, identificaciones y cargos. Identificación de Inconsistencias y Vacíos: Durante el proceso de revisión digital, se buscarán registros duplicados, campos incompletos o cualquier otro tipo de inconsistencia. Los vacíos de información serán señalados y priorizados para completar o corregir. Actualización y Ajuste de Datos: Se actualizarán los registros digitales que presentan desactualización o información incorrecta. Este proceso se llevará a cabo en conjunto con la revisión física para asegurar la concordancia entre ambos sistemas. Backup y Protección de Datos Sensibles: Como parte de la actualización digital, se implementará un sistema de copias de seguridad para proteger la información, especialmente los datos sensibles, en cumplimiento con las normativas de protección de datos personales. 3 Proceso de Empalme entre los Sistemas Físico y Digital Comparación y Cruce de Datos: Se procederá a realizar un cruce sistemático entre la información contenida en los archivos físicos y la base de datos digitales, identificando divergencias o inconsistencias. Este proceso permitirá confirmar la precisión de los datos en ambos sistemas. Validación y Rectificación de Discrepancias: Las diferencias identificadas serán rectificadas para lograr una homologación completa de los datos, de modo que ambas fuentes de información sean congruentes y reflejen datos verídicos. Establecimiento de un Sistema de Actualización constante: Se propondrá un sistema de actualización constante que permitirá mantener la coherencia entre los archivos físicos y digitales a largo plazo, minimizando el riesgo de futuras incongruencias. 4 Elaboración de un Informe Final Documentación del Proceso y Resultados: Al finalizar la revisión, se presentará un informe detallado que documente las acciones ejecutadas, los hallazgos encontrados y las correcciones aplicadas. Este informe incluye un registro de las discrepancias identificadas y las recomendaciones para evitar problemas similares en el futuro. Recomendaciones para Mejora Continua: El informe también contendrá propuestas para la mejora continua en la gestión de archivos, incluyendo la automatización de procesos, capacitación en manejo de bases de datos y optimización de los sistemas de almacenamiento documental.
8. Cronograma de trabajo.	_Fase 1, 2 , 3, 4 _ Actividad _Duración _Fecha de inicio _Fecha de fin _Responsable 1. Revisión Física de Archivos 3 semanas 21 de octubre 11 de noviembre Equipo de archivo - Inventario de documentación física 5 días 21 de octubre 27 de octubre Equipo de archivo - Organización y catalogación de archivos. 1 semana 28 de octubre 3 de noviembre Equipo de archivo - Identificación de inconsistencias/duplicaciones 4 días 4 de noviembre 7 de noviembre Equipo de archivo - Escaneo y registro en plataforma digital 4 días 8 de noviembre 11 de noviembre Equipo de archivo 2. Revisión y Validación de Base de Datos Digitales 4 semanas 14 de noviembre 9 de diciembre Equipo de sistemas - Análisis de integridad y coherencia de datos. 1 semana 14 de noviembre 18 de noviembre Equipo de sistemas - Identificación de inconsistencias y vacíos 5 días 21 de noviembre 25 de noviembre Equipo de sistemas - Actualización y ajuste de datos 5 días 28 de noviembre 2 de diciembre Equipo de sistemas - Backup y protección de datos sensibles 3 días 6 de diciembre 9 de diciembre Equipo de sistemas 3. Empalme entre Sistemas Físicos y Digitales 3 semanas 12 de diciembre 30 de diciembre Equipo mixto de archivo y sistemas - Comparación y cruce de datos 1 semana 12 de diciembre 16 de diciembre Equipo Mixto - Validación y rectificación de discrepancias 1 semana 19 de diciembre 23 de diciembre Equipo Mixto - Establecimiento de sistema de actualización 3 días 27 de diciembre 29 de diciembre Coordinador de talento humano 4. Elaboración de Informe Final 2 semanas 2 de enero 15 de enero Coordinador de talento humano - Documentación de proceso y resultados. 1 semana 2 de enero 8 de enero Coordinador de talento humano - Redacción de recomendaciones 4 días 9 de enero 12 de enero Coordinador de talento humano - Presentación y aprobación final 3 días 13 de enero 15 de enero Dirección de Talento Humano.
Nombres	Brayan Jorge Yonatan
Apellidos	Sanchez Yarpaz
Código	218142121
Celular	3165780786
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	brayannsan4525@gmail.com
Asesor	Oscar Benavides Paz
Observaciones.	ninguna