2024B PT 219043283

Marca Temporal	11/17/2024, 10:04:50 PM
1. Presentación de la empresa.	Electromillonaria, conocida legalmente como JL & RB SAS y con el eslogan "Sabemos llegar", es una destacada empresa colombiana con más de 34 años de trayectoria en el mercado. Fundada en 1985 por el Sr. Jesús López Casanova, la empresa ha evolucionado significativamente desde sus humildes comienzos como una propuesta de venta de rifas en Pasto bajo el nombre de "La Millonaria del Putumayo". En 2014, la iniciativa se formalizó como persona natural bajo el nombre "Electromillonaria" y, en 2015, se constituyó como persona jurídica, consolidándose como JL & RB SAS. Especializada en la comercialización de motocicletas, bicicletas, electrodomésticos, muebles y artículos para el hogar, Electromillonaria representa una amplia gama de marcas reconocidas a nivel nacional e internacional. Entre las marcas destacadas se encuentran Fratelli, Keeway, JLC, Samsung, Haceb, Electrolux, LG, Asus, Acer, Lenovo, Xiaomi, Rimax, Spring, HP, Abba y Epson. La sede principal de la empresa se encuentra en Pasto, Nariño, pero su influencia se extiende por todo el suroccidente colombiano, incluyendo el Valle del Cauca, Cauca, Nariño, Huila, Putumayo y Bogotá. Electromillonaria se ha establecido como un referente importante en estas regiones, cuenta con aproximadamente más de 900 empleados en total. Su red incluye 45 agencias y 52 puntos satélites. La misión de Electromillonaria se centra en ofrecer un servicio al cliente excepcional, caracterizado por el profesionalismo y la innovación. La empresa se enorgullece de contar con un equipo humano altamente capacitado y comprometido con la satisfacción del cliente y el crecimiento empresarial. Mirando hacia el futuro, la visión de Electromillonaria para 2025 es convertirse en la empresa líder en el sur de Colombia. La compañía aspira a ser la mejor opción para los hogares colombianos, contribuyendo al desarrollo regional a través de la oferta de productos de alta tecnología, diseño atractivo y calidad superior. El grupo empresarial JL & RB SAS no solo se dedica a la comercialización de productos, sino que también gestiona diversas empresas especializadas. Entre estas se encuentran: • JLC (Marca Propia): Ofrece una extensa gama de productos para el hogar. • Keeway Bonelli Colombia SAS: Se especializa en la venta de motocicletas de marcas reconocidas. • Financia: Actúa como la entidad financiera asesora y gestora de créditos, encargándose del control y aprobación de los mismos. • Interelec: Se enfoca en la venta al por mayor de electrodomésticos a nivel internacional. • Fratelli Colombia SAS: Comercializa y ensambla motocicletas y bicicletas.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La empresa enfrenta una serie de desafíos relacionados con la gestión y manejo de documentos por parte de los cajeros, especialmente los nuevos en el cargo. Estos problemas afectan tanto la precisión de los saldos en caja como la organización de los documentos necesarios para la posterior revisión y verificación en el departamento de revisión y auditoria. El cargo que manejan los cajeros conlleva grandes responsabilidades, especialmente los nuevos empleados en el cargo. frecuentemente enfrentan significativas dificultades en el manejo de recibos y documentos esenciales para la revisión y verificación de los saldos en caja. Esta problemática surge por varias razones: la falta de experiencia previa en el rol hace que no estén familiarizados con los procedimientos específicos para el manejo de documentos y el registro de transacciones; una formación inadecuada o incompleta puede llevar a una comprensión deficiente de los procedimientos internos y la importancia de cada documento en el proceso de manejo de caja; y la complejidad de los procedimientos internos puede resultar en dificultades para seguirlos correctamente. Estos factores combinados evidencian las barreras que los nuevos empleados deben superar para cumplir eficazmente con sus responsabilidades.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La mala gestión de documentos por parte de los cajeros puede causar problemas importantes en la empresa, afectando tanto la exactitud de los registros contables como la forma en que se maneja el dinero en caja. Si los cajeros cometen errores al registrar, clasificar o archivar recibos y otros documentos, esto puede llevar a registros incompletos, archivos incorrectos o incluso a la falta de documentos importantes. Estos errores pueden resultar en diferencias entre el dinero real disponible y lo que dicen los registros, creando problemas para cuadrar la caja y afectando la confianza en los informes financieros. Además, los problemas en el registro detallado de documentos agravan la situación. estos problemas pueden afectar la precisión de los informes financieros, reducir la eficiencia en las operaciones, aumentar el riesgo de errores y disminuir la confianza en los controles internos de la empresa.
4. Posible solución a explorar.	Lo que se quiere con la solución a esta problemática es minimizar en gran parte los errores por parte de los y las cajeras y para eso se requiere implementar: • Capacitación continua y fomentar la cultura de la mejora continua. Después de la respectiva capacitación inicial que se les realizar a los encargados de las cajas, se quiere haya un acompañamiento constante por parte de los administradores de cada agencia y por parte de las personas del departamento de revisión. Es decir que se implemente programas tanto de formación inicial como de actualización regular. También se requiere que haya simulaciones de situaciones que se les puede presentar en el cargo.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La capacitación continua y fomentar la cultura de la mejora continua se llevará a cabo a través de un enfoque estructurado que incluye varias etapas clave. El primer paso consiste en realizar un diagnóstico inicial para identificar las áreas donde se presentan errores y los factores que contribuyen a ellos. Para esto, se llevarán a cabo entrevistas a los cajeros y supervisores, lo que permitirá entender los desafíos que enfrentan en su trabajo diario. Además, se analizarán los registros de errores anteriores para identificar patrones y áreas críticas que requieran atención. Con base en el diagnóstico, se procederá al diseño del programa de capacitación continua. Este programa incluirá módulos teóricos y prácticos centrados en la importancia de la precisión, técnicas para mejorar la atención al detalle y el uso correcto de herramientas y procesos. Se elaborarán materiales didácticos, como presentaciones, que complementen la capacitación y faciliten el aprendizaje de los empleados. La siguiente etapa es la implementación de la capacitación, que se llevará a cabo en sesiones grupales e individuales, asegurando la participación activa de todos los empleados. Durante estas sesiones, se utilizarán dinámicas de grupo y estudios de caso para ilustrar la importancia de la precisión y cómo los errores pueden afectar a la empresa. También se incluirán ejercicios prácticos en los que los cajeros podrán aplicar lo aprendido en situaciones reales, reforzando así su capacidad para evitar errores. Paralelamente a la capacitación, se implementarán actividades para fomentar una cultura organizacional que valore la eficiencia. Esto incluirá campañas de concientización mediante carteles y comunicaciones internas que refuercen la importancia de la precisión. Además, se establecerá un sistema de reconocimiento y recompensas para aquellos empleados que demuestren un alto nivel de eficiencia en su trabajo. Se crearán espacios de retroalimentación donde los empleados puedan compartir experiencias, desafíos y mejores prácticas relacionadas con la eficiencia. Para asegurar la efectividad del programa, se establecerá un sistema de monitoreo y evaluación que permita evaluar su impacto en la cultura organizacional. Esto incluirá la recopilación de datos sobre la reducción de errores y la mejora en la eficiencia. Se realizarán encuestas de satisfacción entre los empleados para obtener retroalimentación sobre el programa y hacer ajustes según sea necesario, garantizando así que la capacitación se adapte a las necesidades del equipo.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de la capacitación continua y el fomento de la cultura de la mejora continua generará múltiples beneficios para la empresa, incluyendo una reducción significativa en los errores de gestión de cajas y registro de documentos, lo que llevará a una mayor precisión en las transacciones y en la gestión del dinero en caja. Se espera también una mejora en la eficiencia operativa, permitiendo a los cajeros realizar sus tareas de manera más rápida y efectiva, optimizando así los tiempos de atención al cliente. Esto contribuirá a un incremento de la confianza en los informes financieros, facilitando la toma de decisiones. Además, se fomentará una cultura organizacional sólida que valore la eficiencia, creando un ambiente de trabajo comprometido y proactivo. La capacitación continua promoverá el desarrollo profesional de los empleados, aumentando la satisfacción laboral y reduciendo la rotación de personal. Asimismo, se espera una mejor atención al cliente, lo que resultará en mayor lealtad y satisfacción. La implementación de sistemas de monitoreo permitirá un control efectivo y la identificación de áreas de mejora, facilitando la adaptación a cambios y optimización de procesos.
7. Producto a entregar (PPM).	Plan de mejora en gestión de cajas y documentación.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1 a 4: Identificación del problema. Semana 5 a 6: Diagnostico para identificar los errores más comunes y situación actual. Semana 7 a 8: Extraer información a los empleados en el Departamento de revisoría. Semana 9 a 10: identificar los problemas, desventajas y proponer un plan a seguir para la solución de la propuesta de mejoramiento Semana 11 a 15: Plantear y trabajar en el diseño de los componentes que constituyen la propuesta del plan de mejora (PPM). Semana 16 a 18: Dar a conocer al coordinador del departamento de revisoría y auditoría, jefe inmediato. Semana 18 a 20: Hacer las respectivas correcciones si es necesario. Semana 21: Entrega del PPM. Semana 22: Socialización en la empresa.
Nombres	Brayan Alexander
Apellidos	Ramos Bastidas
Código	219043283
Celular	3167097811
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	ramosbastidasb@gmail.com
Asesor	Oscar Benavides Paz
Observaciones.	Ninguna.