2025A PT 220043012

Marca Temporal	3/8/2025, 7:20:38 PM
1. Presentación de la empresa.	LA AGENCIA DISTRITAL PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR, LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA- ATENEA. Es una entidad que forma parte del sector educativo junto con la Secretaría de Educación, responsable de la política pública educativa en la capital, ubicada en la carrera 10 # 28-49. Torre A. Piso 25 26 y 27 Bogotá. Su objetivo principal es articular la educación media con la educación posmedia, facilitando el acceso a formación gratuita, pertinente y de calidad para los jóvenes de la ciudad, promoviendo oportunidades de formación alineadas con las necesidades de los sectores productivos. Atenea prioriza a jóvenes estudiantes y egresados de colegios de la ciudad, con un enfoque diferencial hacia poblaciones en situación de vulnerabilidad socioeconómica, género, víctimas y etnias, permitiendo la implementación de estrategias y programas que fortalecen el acceso, permanencia y graduación en el sistema de educación posmedia. A través de becas y apoyos económicos, la Agencia financia e incentiva la educación superior en la ciudad, además de coordinar programas y proyectos en ciencia y tecnología para la solución de problemáticas locales y la apropiación social del conocimiento. Fue creada mediante el Decreto Distrital 273 de 2020 como una entidad pública de naturaleza especial, descentralizada y adscrita al sector de educación distrital, con autonomía financiera, administrativa y jurídica para el cumplimiento de su misionalidad. Con Atenea, se fortalece el acceso a la educación superior, impulsando la ciencia y la tecnología como herramientas clave para el desarrollo de la ciudad y la región.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El área financiera y de tesorería juega un papel fundamental dentro de Atenea, ya que es responsable de garantizar pagos oportunos a los 400 colaboradores de la entidad y a los jóvenes beneficiarios de los diferentes programas que se ejecutan. Sin embargo, se han identificado casos en los que los pagos superan el tiempo estipulado, lo que puede generar inconvenientes tanto para el personal como para los beneficiarios. Esta situación hace indispensable la implementación de soluciones efectivas que optimicen los procesos financieros y aseguren el cumplimiento puntual de los compromisos económicos de la entidad.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	El retraso en los pagos dentro de Atenea impacta negativamente su funcionamiento en varios aspectos. Primero, genera desmotivación y descontento entre los empleados, lo que puede reducir su productividad y afectar la calidad del servicio prestado. Para los beneficiarios, la demora en los apoyos económicos puede comprometer su estabilidad financiera, dificultando su acceso a la educación y poniendo en riesgo su permanencia en los programas. Además, la entidad puede enfrentar una pérdida de credibilidad y confianza tanto interna como externamente, afectando su imagen institucional y la percepción de sus beneficiarios y aliados estratégicos. También, la falta de eficiencia en los pagos puede desencadenar sanciones administrativas, problemas en la planificación presupuestaria y limitaciones en la ejecución de nuevos proyectos. En conjunto, estas consecuencias pueden comprometer el cumplimiento de los objetivos institucionales y reducir el impacto positivo de Atenea en la educación y el desarrollo social. Por ello, es crucial abordar esta problemática con medidas correctivas que garanticen un adecuado flujo financiero y el cumplimiento de las obligaciones económicas de la entidad.
4. Posible solución a explorar.	Para garantizar que el proceso de pagos se realice en el tiempo estipulado, es esencial comprender cada una de sus etapas y analizar los tiempos requeridos en cada fase. Como solución, se propone la recopilación y exportación de datos desde las plataformas SIGA, SEVEN y BOGDATA, que registran estos procesos, con el fin de consolidarlos en una única base de datos que brinde una visión integral del flujo de pagos. Posteriormente, esta información se integrará en un tablero de control dinámico que permitirá analizar variables clave, identificar demoras en el proceso y tomar decisiones estratégicas basadas en datos en tiempo real. Esto contribuirá a mejorar la eficiencia operativa, optimizar la gestión de recursos y garantizar el cumplimiento oportuno de los compromisos financieros de la entidad.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para implementar la solución propuesta, se desarrollarán las siguientes actividades: • Extracción de datos: Se realizará la exportación de la información desde las plataformas SIGA, SEVEN y BOGDATA para disponer de un insumo detallado sobre el flujo de pagos. • Depuración y estandarización: Se llevará a cabo un proceso de limpieza de los datos para corregir inconsistencias y asegurar la uniformidad en los registros. • Integración de bases de datos: Se identificará una clave única que permita la consolidación de la información en una sola matriz, garantizando una visión integral del proceso de pago desde su inicio hasta su finalización. • Desarrollo de un tablero de control: Se diseñará un tablero interactivo en Power BI que permitirá visualizar en tiempo real el estado de los pagos, facilitando el análisis de tendencias y la detección de posibles retrasos. • Monitoreo y ajustes: Se implementará un seguimiento continuo para evaluar el funcionamiento de la solución, realizar mejoras y garantizar la optimización del proceso de pagos.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La solución optimizará el proceso de pagos, reduciendo retrasos y garantizando el cumplimiento de compromisos financieros. Esto mejorará la confianza y satisfacción de empleados y beneficiarios, fortalecerá la planificación financiera y optimizará recursos. Además, la consolidación de datos en un tablero de control permitirá decisiones más ágiles y precisas, mejorando la eficiencia operativa y la credibilidad institucional de Atenea.
7. Producto a entregar (PPM).	PLAN DE TRABAJO PARA LA CONSOLIDACIÓN DE DATOS Y MONITOREO EFICIENTE DEL PROCESO DE PAGOS EN ATENEA CON POWER BI.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1-2: Exportación de bases de datos desde las plataformas SIGA, SEVEN y BOGDATA. Semana 3-5: Depuración y limpieza de datos extraídos para garantizar su calidad y precisión. Semana 6-7: Identificación de llaves para la integración de las bases de datos. Semana 8-11: Creación de una única matriz que represente el proceso de pago de inicio a fin. Semana 12-15: Diseño y estructuración del tablero de control en Power BI. Semana 16-20: Pruebas del sistema, identificación de fallas y ajustes necesarios. Semana 21-22: Implementación final del sistema y capacitación del equipo en el uso de la herramienta.
Nombres	Janneth del Rosario
Apellidos	Matabanchoy Anama
Código	220043012
Celular	3146362840
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	janethanama119@gmail.com
Asesor	Omar Villarreal Velasco
Observaciones.	Ninguna