2025A PT 220142057

Marca Temporal	3/14/2025, 12:20:34 PM
1. Presentación de la empresa.	Presentación de la Empresa Transportes Especiales Acar SA fue fundada el 21 de agosto de 2001 en Cali (Valle del Cauca) por el señor Luis Alfredo Charria Hurtado, pionero en el sector del transporte. Gracias a su experiencia y conocimientos en el ámbito público, la empresa ha logrado consolidarse como un referente en soluciones logísticas de transporte terrestre. Su crecimiento ha permitido la expansión a nivel nacional, con sucursales en Pasto y Cali y cobertura en todo el país. Misión Brindar soluciones logísticas en transporte terrestre de pasajeros y carga a todo tipo de clientes, garantizando seguridad, confianza, eficiencia y puntualidad. La empresa se apoya en la innovación tecnológica, conductores capacitados y vehículos seguros, con un enfoque en minimizar el impacto ambiental y aportar valor a sus partes interesadas. Visión Para el año 2026, Transportes Especiales Acar SA busca consolidarse como empresa líder en logística de transporte a nivel nacional, destacándose por su calidad en el servicio, excelente atención y cobertura. Su crecimiento estará respaldado por innovación tecnológica, personal altamente capacitado e infraestructura adecuada, lo que le permitirá fortalecer su solidez financiera y contribuir al desarrollo económico y social del país. Certificaciones y gestión integrada La empresa cuenta con un Sistema de Gestión Integrado (SGI), que garantiza altos estándares en calidad, seguridad y sostenibilidad. Sus certificaciones incluyen: - Sistema de Gestión Ambiental. - Sistema de Gestión de Calidad. - Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Principales servicios. - Transporte especial de pasajeros (colaboradores, estudiantes, turistas y particulares). - Transporte de carga a nivel nacional. - Innovación en logística de transporte con soporte tecnológico. Compromiso con la sostenibilidad Transportes Especiales Acar SA trabaja en la reducción del impacto ambiental, aplicando estrategias para la gestión eficiente de residuos, optimización del uso de agua y energía, y promoción de prácticas ecológicas en sus operaciones. Ubicación de las sucursales - Pasto: Carrera 25 N° 17-49, Lotería de Beneficencia de Nariño, Oficina 201-202, Centro. - Cali: Avenida 3H Norte 49N 50 – Barrio La Flora.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Descripción de la Problemática En el área de contabilidad de Transportes Especiales Acar SA se ha identificado una problemática relacionada con la desorganización en la entrega de información por parte de los conductores, especialmente en lo referente a las planillas de viáticos. A pesar de que la empresa cuenta con un proceso establecido para la legalización de estos gastos, se presentan constantes inconvenientes debido a que los conductores no siguen correctamente los lineamientos contables. Entre los principales problemas se encuentran la entrega tardía de documentos, el uso de comprobantes no válidos, la falta de facturación electrónica cuando es requerida y el incumplimiento en los tiempos administrativos establecidos para la legalización. Estas fallas generan retrasos en la gestión contable, dificultan el control de los recursos asignados y afectan la eficiencia del proceso, lo que hace necesario optimizar este procedimiento para garantizar un manejo más ágil y ordenado de la información.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa La desorganización en la entrega de información por parte de los conductores, especialmente en las planillas de viáticos, genera las siguientes afectaciones en la gestión contable de Transportes Especiales Acar SA: Desconocimiento de los horarios administrativos Muchos conductores presentan la documentación fuera del horario de atención del área contable, lo que genera retrasos en la validación y procesamiento de la información. Interrupción en el proceso administrativo Debido a la falta de organización en la entrega de documentos, el equipo contable debe realizar constantes aclaraciones y correcciones, ralentizando la gestión de viáticos y aumentando la carga operativa. Retrasos en la legalización de viáticos Los conductores no presentan los documentos dentro del tiempo establecido, esperando en muchos casos hasta agotar el monto asignado antes de iniciar el proceso. Esto afecta la planificación contable y genera demoras en la liquidación de los gastos.
4. Posible solución a explorar.	Posible solución a explorar Para mejorar la organización y cumplimiento en la entrega de las planillas de viáticos, se proponen las siguientes soluciones: convenios administrativos con proveedores locales: Se propone analizar la viabilidad de establecer convenios administrativos con proveedores locales en los municipios donde operan los conductores, tales como restaurantes, hoteles y parqueaderos, con el objetivo de reducir costos y optimizar la legalización de viáticos. Esta alternativa permitiría consolidar los gastos en un solo proveedor por municipio, facilitando el control financiero y la trazabilidad de los pagos. Además, garantizaría que los conductores cuenten con sitios fijos para alimentación, hospedaje y parqueo, lo que podría mejorar la eficiencia operativa y minimizar inconsistencias en la documentación presentada. Para su implementación, sería necesario evaluar la disponibilidad de proveedores que cumplan con los requisitos contables y administrativos de la empresa. Recapacitación a los conductores: Se podría realizar una actualización sobre el manejo adecuado de viáticos, enfocada en los documentos válidos, los tiempos de entrega y el impacto que tiene el incumplimiento en la gestión contable. Esto ayudaría a reforzar la información para aquellos conductores que fueron capacitados hace mucho tiempo. Definición de medidas correctivas: Considerar la implementación de algunas acciones para los conductores que reiteradamente incumplan con la entrega oportuna de documentos. Esto ayudaría a reforzar la responsabilidad y mejorar el cumplimiento del proceso. Medidas correctivas. 1 Recordatorios personalizados: Enviar mensajes o notificaciones a los conductores que presenten retrasos constantes, recordándoles la importancia de cumplir con los tiempos establecidos. 2 Llamado de atención verbal: Si el incumplimiento persiste, se puede realizar un aviso informal para recalcar la necesidad de mejorar la entrega de documentos. 3 Registro de seguimiento: Crear un control interno donde se anoten los casos de retraso, con el objetivo de identificar a quienes necesitan más apoyo o claridad en el proceso. 4 Revisión personalizada: Ofrecer orientación individual a los conductores que tengan dificultades con la legalización de viáticos, explicando nuevamente el proceso y resolviendo dudas. Optimización del proceso de recepción de documentos: Para agilizar la legalización de viáticos y evitar retrasos, se propone establecer horarios definidos dentro de la jornada administrativa para la recepción de documentos y un registro de entrega que permita hacer seguimiento a la puntualidad en la presentación de las planillas. Esto garantizará un proceso más ordenado, eficiente y sin interrupciones.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista Se aplicará una metodología basada en observación del proceso actual, análisis de datos y aplicación de mejoras progresivas, siguiendo estas etapas: 1 Análisis del problema: Se recopilarán y revisarán casos previos de retrasos en la entrega de documentos, identificando patrones y causas recurrentes. 2 Definición de criterios para la validación de documentos: Se establecerán lineamientos claros sobre los documentos aceptados, tiempos de entrega y seguimiento de cumplimiento, asegurando que sean comprensibles para los conductores. 3 Implementación del registro de seguimiento: Se llevará un control interno de la puntualidad en la entrega de planillas, con el fin de monitorear mejoras o persistencia de fallas. 4 Aplicación de medidas correctivas: Se realizarán llamados de atención verbales y asesorías personalizadas a los conductores que presenten dificultades con la legalización de viáticos. 5 Evaluación del impacto: Se analizarán los resultados obtenidos tras la implementación de las mejoras, comparando tiempos de legalización antes y después de los cambios.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Resultados esperados como beneficios para la empresa La implementación de las soluciones propuestas permitirá mejorar la gestión contable en la empresa, logrando los siguientes beneficios: • Reducción en los tiempos de legalización de viáticos, evitando retrasos y agilizando la gestión financiera. • Mayor cumplimiento de los lineamientos contables por parte de los conductores, garantizando la presentación de documentos válidos en los tiempos establecidos. • Optimización del proceso administrativo, disminuyendo interrupciones y reduciendo la carga operativa del equipo contable. • Mejor control y seguimiento de la entrega de documentos, permitiendo identificar de manera más rápida y eficiente posibles incumplimientos. • Mayor transparencia en la gestión de viáticos, asegurando el correcto uso de los recursos asignados.
7. Producto a entregar (PPM).	Optimización del Proceso de Viáticos en Transportes Especiales Acar SA.
8. Cronograma de trabajo.	Semana Actividad 5-7 Análisis del problema y recopilación de información sobre retrasos en la entrega de viáticos. 8-9 Definición de criterios claros para la validación de documentos. 10-11 Implementación del registro de seguimiento y monitoreo de entregas. 12-13 Aplicación de medidas correctivas y revisión personalizada con conductores que presenten dificultades. 14-15 Evaluación de resultados y ajustes en el proceso. 16-17 Entrega de informe final.
Nombres	LUZ DARY
Apellidos	PANTOJA GOMEZ
Código	220142057
Celular	3116530813
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	pantojadary@gmail.com
Asesor	Nelson Mora
Observaciones.	Ninguna