2025A PT 220043005

Marca Temporal	4/6/2025, 12:58:43 PM
1. Presentación de la empresa.	La Cárcel y Penitenciaría de Mediana Seguridad para Mujeres de Pasto es una institución penitenciaria encargada de la reclusión, custodia y resocialización de personas privadas de la libertad en el departamento de Nariño. Su misión principal es garantizar la seguridad y el cumplimiento de las normativas establecidas en el sistema penitenciario colombiano, brindando condiciones dignas de reclusión y promoviendo procesos de resocialización y reinserción social. Bajo la supervisión del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC), esta entidad opera bajo principios de legalidad, respeto por los derechos humanos y disciplina institucional, asegurando el cumplimiento de las penas impuestas y ofreciendo programas de rehabilitación que incluyen formación académica, capacitación laboral y apoyo psicosocial. La cárcel cuenta con un equipo interdisciplinario conformado por funcionarios administrativos, guardias del cuerpo de custodia y vigilancia, así como judicantes y practicantes de distintas áreas del conocimiento que apoyan los procesos de gestión y atención a la población reclusa. En su compromiso con la mejora continua, la entidad busca optimizar sus procesos administrativos y de gestión de talento humano, garantizando un control eficiente de la información de su personal interno y externo.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La Oficina de Talento Humano de la Cárcel y Penitenciaría de Mediana Seguridad para Mujeres de Pasto enfrenta deficiencias en la gestión de su base de datos del personal (funcionarios como cuerpo de custodia, administrativos, judicantes y practicantes) debido a la falta de actualización, organización y centralización de la información. Actualmente, los datos de los 159 funcionarios que representan la entidad están dispersos en distintos formatos, dificultando su acceso y actualización en tiempo real. Además, la base de datos carece de campos esenciales como IMEI de dispositivos, correos electrónicos, teléfonos actualizados, dirección de residencia, EPS actual, con el personal de cuerpo de custodia a que compañía pertenecen, en la parte de sus traslados de que parte llegan, si son bachilleres o poseen algún técnico, tecnólogo o carrera profesional, historial laboral, certificaciones entre otros lo que genera retrasos administrativos y riesgos en la seguridad y control del personal. Implementar una base de datos optimizada y segura permitirá mejorar la gestión del talento humano, agilizar procesos y fortalecer la operatividad institucional.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La falta de una base de datos actualizada y centralizada en la Oficina de Talento Humano impacta negativamente la gestión administrativa de sus contrataciones, asignaciones de funciones, evaluación del desempeño, nomina, certificaciones, ausentismos entre otras, la seguridad y la comunicación interna. La dificultad para acceder a información precisa de funcionarios, judicantes y practicantes retrasa trámites, genera inconsistencias y afecta la planificación de recursos humanos. Además, la ausencia de datos clave como IMEI de dispositivos, historial de ingreso y salida, antecedentes laborales y autorizaciones vigentes aumenta los riesgos de seguridad y dificulta el control del personal. Asimismo, la desactualización de contactos impide una comunicación fluida, afectando la coordinación de actividades y la gestión de emergencias dentro de la institución.
4. Posible solución a explorar.	Se propone un diseño y actualización de una base de datos digital centralizada que permita gestionar de manera eficiente la información del personal, garantizando accesibilidad, seguridad y actualización en tiempo real. La solución incluirá la incorporación de nuevos campos esenciales, que permitirán una administración más completa y efectiva del talento humano dentro de la institución. 1 Datos personales y administrativos. • Nombres y apellidos completos. • Número de identificación (cédula, pasaporte u otro). • Cargo o función dentro de la institución. • Tipo de vinculación (funcionario, practicante, judicante, contratista). • Área o dependencia asignada. • Fecha de ingreso a la institución. • Fecha de finalización de contrato o periodo de práctica. 2 Información de contacto actualizada. • Teléfono personal. • Teléfono institucional (si aplica). • Correo electrónico personal. • Correo electrónico institucional. • Dirección de residencia. 3 Información de seguridad y control de acceso. • IMEI y características de dispositivos móviles autorizados. • Registro de equipos de trabajo asignados (computadores, radios, otros dispositivos). • Identificación de accesos y autorizaciones especiales dentro de la institución. • Historial de ingresos y salidas de la entidad. • Antecedentes disciplinarios o reportes internos (si aplica). 4 Información profesional y académica. • Formación académica (nivel educativo, títulos obtenidos, institución). • Certificaciones y cursos de formación relacionados con su labor. • Experiencia laboral previa (cargos, entidades, duración). 5 Datos contractuales y administrativos adicionales. • Tipo de contrato (planta, provisional, temporal, voluntario). • Número de contrato (si aplica). • EPS y fondo de pensiones afiliado. • ARL (Administradora de Riesgos Laborales). 6 Observaciones y documentación adjunta. • Estado actual en la institución (activo, inactivo, en licencia, suspendido). • Documentación requerida y verificada (cédula, diploma, certificados, contrato).
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para optimizar la gestión de la información en la Oficina de Talento Humano se implementará una metodología estructurada en seis fases clave: 1 Evaluación del estado actual de la base de datos y diagnóstico de necesidades. 2 Definición de campos de información y estructura óptima de la base de datos. 3 Selección de herramientas tecnológicas y planificación de la implementación. 4 Desarrollo, integración y migración de datos. 5 Pruebas de funcionamiento, seguridad y optimización. 6 Capacitación, documentación y entrega final.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de una base de datos actualizada y optimizada en la Oficina de Talento Humano trendra múltiples beneficios a nivel administrativo, operativo y de seguridad. Entre los principales resultados esperados, estan: • Mejora en la Gestión del Talento Humano: Información centralizada y accesible, permitiendo una administración más eficiente de funcionarios, practicantes y judicantes. Optimización en la búsqueda y actualización de datos, reduciendo tiempos en procesos administrativos. Mayor control sobre contratos, permisos, sanciones y asignaciones de funciones dentro de la institución. • Fortalecimiento de la Seguridad Institucional: Implementación de registros detallados que incluyen información clave como IMEI de dispositivos, historial de accesos y datos biométricos, mejorando la seguridad interna. Control más efectivo sobre ingresos y egresos del personal, evitando posibles irregularidades. Reducción del riesgo de usurpación de identidad o acceso no autorizado a las instalaciones penitenciarias. • Optimización de la Comunicación Interna: Disponibilidad de contactos actualizados (correos institucionales, teléfonos, direcciones), mejorando la comunicación con el personal. Mayor fluidez en la difusión de avisos, citaciones y documentos relevantes. Integración con herramientas digitales para envíos automáticos de notificaciones y recordatorios.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de Mejoramiento de la Base de Datos de la Oficina de Talento Humano en la Entidad Cárcel y Penitenciaría de media seguridad con reclusión mujeres Pasto.
8. Cronograma de trabajo.	En la Semana 1, se realizará un análisis y diagnóstico inicial para evaluar el estado actual de la base de datos, identificando fallas, información obsoleta y necesidades de actualización. Durante la Semana 2, se procederá con la recolección y organización de información de los funcionarios, practicantes y judicantes, verificando datos incompletos o erróneos para garantizar su correcta migración. En las Semanas 3 y 4, se diseñará la estructura de la nueva base de datos, definiendo los campos esenciales y organizando la información de manera eficiente. Además, se seleccionarán las herramientas tecnológicas más adecuadas para su desarrollo. Las Semanas 5 y 6 estarán enfocadas en la creación y desarrollo de la base de datos, migrando la información existente y validando los registros para asegurar su precisión y funcionalidad. En la Semana 7, se realizarán validaciones para detectar posibles errores, corregir inconsistencias y optimizar el sistema antes de su implementación oficial. Las Semanas 8 y 9 estarán dedicadas a la capacitación del personal encargado de administrar y actualizar la base de datos para su correcta gestión. Durante la Semana 10 y 11, se implementará un protocolo de actualización y mantenimiento, estableciendo lineamientos para la actualización periódica de la información y asegurando su fiabilidad a largo plazo. En la Semana 12, se llevará a cabo una evaluación de la base de datos optimizada, verificando su impacto en la gestión del talento humano y realizando los ajustes finales según las necesidades detectadas. Finalmente, en la Semana 15, se presentará el informe final con el diagnóstico, la metodología utilizada, la implementación del proyecto y los beneficios esperados para la institución.
Nombres	Alejandra Valentina
Apellidos	López Figueroa
Código	220043005
Celular	3163876663
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	valenfigueroa@gmail.com
Asesor	Nelson Mora
Observaciones.	Ninguna