2025A PT 220048037

Marca Temporal	4/22/2025, 9:57:13 AM
1. Presentación de la empresa.	La Registraduría Especial de Ipiales es una entidad fundamental dentro de la Registraduría Nacional del Estado Civil, encargada de garantizar la identificación y el registro de los ciudadanos, a través de su gestión, vela por la correcta administración de documentos de identidad, asegurando que cada ciudadano cuente con una identificación única y veraz. Además, también se encarga de coordinar y supervisar los procesos electorales en el municipio de Ipiales, Nariño, desempeñando un papel fundamental en el fortalecimiento de la democracia y el ejercicio pleno de los derechos ciudadanos, su labor garantiza que las elecciones se desarrollen de manera justa, trasparente y segura.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En la Registraduría Especial de Ipiales se han identificado problemas en la organización del archivo de documentación, específicamente en el archivo de comunicaciones oficiales, expedientes de jurados de votación y procesos sancionatorios. Existen documentos desordenados y carpetas ubicadas en distintos lugares y la falta de un sistema estructurado dificultan la localización y acceso oportuno a la información, además algunos funcionarios han manifestado desconocimiento en gestión documental, lo cual genera errores en la clasificación, almacenamiento y recuperación de documentos, afectando la eficiencia en los procesos administrativos.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La desorganización documental genera retrasos en la recuperación de información, incrementando la carga operativa del personal, ya que deben invertir tiempo adicional en la búsqueda de documentos que deberían estar fácilmente accesibles, esta situación impacta negativamente la eficiencia administrativa y aumenta el riesgo de pérdida de documentos importantes, además la falta de un sistema estructurado para la gestión documental dificulta el cumplimiento requisitos legales y administrativos, especialmente en la gestión de sanciones y verificación de expedientes de jurados de votación.
4. Posible solución a explorar.	Una posible medida para mejorar la parte de gestión de archivo es una estrategia de revisión, clasificación y ordenamiento de los documentos especialmente lo de archivo de procesos sancionatorios, comunicaciones oficiales y expedientes jurados de votación, esto incluirá la implementación de un sistema de clasificación estructurado, guías de archivo para facilitar la consulta y acceso a la información y también la capacitación del personal en buenas prácticas de gestión documental.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	El proyecto se desarrollará en varias fases asi: Fase 1: Realizar un diagnostico del estado actual del archivo documental, identificando los principales problemas y oportunidades de mejora. Fase 2: Diseño de una estructura de clasificación para los documentos de comunicaciones oficiales, expedientes jurados de votación y procesos sancionatorios. Fase 3: Organización y reubicación de documentos según la nueva estructura definida. Fase 4: Capacitación al personal en gestión documental para mejorar la administración del archivo. Fase 5: Seguimiento y ajustes para garantizar la sostenibilidad de la organización documental.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Se espera mejorar significativamente la organización del archivo documental, para facilitar el acceso y la recuperación de la información, esto mediante la implementación de estrategias de organización documental más eficientes, lo cual permitirá optimizar los tiempos de búsqueda, reducir la carga operativa del personal y minimizar el riesgo de perdida de documentos clave, ya que una correcta clasificación y almacenamiento contribuirá a la preservación de la documentación, garantizando su disponibilidad cuando sea requerida y facilitando el cumplimiento de las normativas en gestión documental. Además, la capacitación al personal en buenas practicas de archivo y administración documental será un pilar fundamental en este proceso, ya que al brindar a los funcionarios conocimientos actualizados sobre normativas y metodologías de organización no solo mejorará su desempeño, sino que también fomentará una cultura de orden y responsabilidad en el manejo de información, esto se traducirá a una mayor eficiencia administrativa y operativa en la Registraduría Especial de Ipiales.
7. Producto a entregar (PPM).	1 Archivo documental reorganizado con un esquema de clasificación eficiente. 2 Capacitación impartida al personal sobre gestión documental 3 Informe final con evaluación del impacto de la mejora en la organización del archivo.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1-3 Diagnóstico inicial del estado actual del archivo documental. Semana 4-6 Diseño de la estructura de clasificación documental. Semana 7-11 Organización y reubicación de documentos. Semana 11-12 Capacitación del personal. Semana 13-15 Monitorear y mejorar continuamente para optimizar su desempeño y adaptarlo a las necesidades institucionales. Semana 16-18 Evaluación final de resultados y elaboración de informe de mejoras realizadas.
Nombres	Yina Alejandra
Apellidos	Tarapues Chamorro
Código	220048037
Celular	3136534500
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	tarapuesyina2003@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna