2025A PT 220142020

Marca Temporal	4/7/2025, 10:44:32 PM
1. Presentación de la empresa.	¿Qué es Superservicios de Nariño? Superservicios de Nariño, es la red multiservicios moderna y competitiva con mayor reconocimiento en los departamentos de Nariño, Putumayo y Vaupés, la cual abarca un amplio y variado portafolio de productos y servicios. Gracias a su red comercial y plataforma tecnológica han realizado alianzas con empresas de reconocido renombre, permitiéndoles realizar importantes convenios a nivel nacional como recaudo de cartera o pagos. Cuentan además con importantes convenios con el estado. Consolidando así una red con más de 12000 oficinas a nivel nacional logrando convertirnos en la red comercial de mayor confianza para sus clientes Súper Servicios de Nariño, comercialmente conocida como Súper Giros, es una empresa líder en el sector de giros postales y servicios financieros en Colombia. Su enfoque está en la prestación de soluciones de envío y recepción de dinero, brindando confianza y eficiencia a sus clientes. Dentro de su estructura organizativa, el área de Gestión Humana juega un papel clave en la administración del talento y la gestión de beneficios para los colaboradores. Misión. Nuestra misión es facilitar la vida de nuestros clientes. Visión. En los próximos 5 años, estaremos consolidando una eficiente red de servicios, generando valor para todos los grupos de interés con plena con responsabilidad social.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Dentro de su estructura organizacional, el área de Gestión Humana desempeña un papel fundamental en la administración del talento humano y la garantía de los derechos laborales de sus colaboradores, y es esta quien se encarga de la recepción de incapacidades de los colaboradores, haciendo su respectiva gestión y diligenciamiento con las mismas. Por todo lo anterior la empresa enfrenta dificultades en la gestión y recuperación de incapacidades laborales de los colaboradores. Aunque las incapacidades de 1 a 2 días son cubiertas por la empresa, aquellas que superan los 2 días deben ser asumidas por la EPS. Sin embargo, existen numerosas incapacidades que no son reconocidas por las EPS y terminan siendo cubiertas por la empresa, ocasionando un impacto financiero negativo para la empresa. Además, la falta de colaboración de los empleados en el envío no oportuno de certificados de incapacidad, errores en la digitación de las mismos, en cuanto a fechas o días y retrasos en los procesos administrativos dificultan la recuperación efectiva de estos pagos. Entre los problemas detectados se encuentran: • Incapacidades no reconocidas por las EPS, lo que obliga a la empresa a asumir estos costos. • Errores en la documentación y radicación (fechas incorrectas, digitación errónea), que retrasan los reembolsos. • Falta de agilidad en la entrega de incapacidades por parte de los colaboradores, lo que afecta la liquidación de nómina. • Prolongación de incapacidades más allá de los 180 y 540 días, lo que genera incertidumbre sobre la financiación de las mismas.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Las dificultades en la gestión de incapacidades tienen consecuencias directas e indirectas en la organización: 1 Aumento de cartera: Las incapacidades no reconocidas incrementan las obligaciones financieras de la empresa. 2 Afectación en la liquidez: La demora en la recuperación de pagos impacta el flujo de caja. 3 Retrasos en nómina: La falta de documentos a tiempo impide una correcta liquidación de pagos. 4 Incremento en carga administrativa: La gestión manual y la corrección de errores consumen tiempo y recursos. 5 Riesgo legal y cumplimiento: La empresa debe garantizar el cumplimiento normativo en la administración de incapacidades para evitar sanciones.
4. Posible solución a explorar.	Para optimizar el proceso, se plantea: • Capacitar a los colaboradores sobre el proceso adecuado para la entrega oportuna de incapacidades. • Diseñar un manual de procedimientos para estandarizar la radicación y reducción de errores. • Mejorar la comunicación con las EPS y fondos para agilizar la respuesta a radicaciones. Crear un canal interno de comunicación directo con las EPS. • Realizar controles internos periódicos a la documentación para evitar rechazos por errores administrativos. • Creación de un protocolo estandarizado para la recepción y verificación de documentos. • Implementación de herramientas digitales para el seguimiento y control de radicaciones. • Coordinación con las EPS para agilizar la aprobación y pago de incapacidades.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	• Diagnóstico de la situación actual mediante análisis de casos no reconocidos. • Desarrollo de un protocolo de radicación para minimizar errores. • Capacitaciones al personal sobre el manejo de incapacidades. • Seguimiento estricto de las radicaciones y pagos. • Evaluación continua del plan para realizar ajustes necesarios. Protocolo de Radicación y Seguimiento de Incapacidades Objetivo: Establecer un proceso estandarizado para la radicación y seguimiento de incapacidades con el fin de reducir errores administrativos y agilizar la recuperación de cartera. 1 Recepción de Incapacidad: El colaborador debe enviar el certificado de incapacidad en un plazo máximo de 24 horas después de su emisión. El documento debe ser entregado en formato digital o físico al área de Gestión Humana. 2 Verificación de Documentos: Revisar que el certificado contenga la información correcta: nombre del colaborador, fechas de incapacidad, diagnóstico y firma del médico tratante, y confirmar que la entidad que presta el servicio sea la que emite el certificado. 3 Radicación ante la EPS: Registrar la incapacidad en la plataforma de la EPS correspondiente. 4 Seguimiento del Estado de la Radicación: Realizar seguimiento semanal a cada caso a través de la plataforma de la EPS y mantener una comunicación continua con la EPS para verificar tiempos de respuesta y corrección de errores si es necesario. 5 Corrección de Errores y Reenvío: En caso de rechazo por errores administrativos (fechas incorrectas, falta de firma, etc), gestionar la corrección y reenviar la radicación en un máximo de 3 días hábiles. 6 Recuperación de Cartera: Generar reportes quincenales de incapacidades radicadas y pagadas e identificar casos no reconocidos y presentar apelaciones ante la EPS o Fondo de Pensiones según el caso. 7 Cierre y Archivo: Una vez aprobado y pagado el valor de la incapacidad, actualizar la base de datos y archivar digitalmente el caso como evidencia del cumplimiento del proceso.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	• Reducción de las pérdidas económicas por incapacidades no reconocidas. • Optimización del proceso de radicación y recuperación de cartera. • Mayor agilidad en la gestión de nómina. • Reducción de errores en la digitación y presentación de documentos. • Mayor cumplimiento en los tiempos de respuesta de las EPS.
7. Producto a entregar (PPM).	• Protocolo de radicación y seguimiento de incapacidades. • Base de datos con seguimiento actualizado de las radicaciones. • Reportes de recuperación de cartera. • Capacitaciones documentadas y evidencia de implementación.
8. Cronograma de trabajo.	Semana Actividad. Sem 1 – 2 Diagnóstico de la situación actual. Sem 3 – 4 Análisis de casos de incapacidades no reconocidas. Sem 5 – 6 Diseño del protocolo de radicación. Sem 7 – 8 Socialización y capacitación del personal. Sem 9 – 10 Implementación del protocolo y digitalización de procesos. Sem 11 – 12 Evaluación inicial de la efectividad del plan. Sem 13 – 14 Ajustes y optimización del protocolo. Sem 15 – 16 Seguimiento y análisis de recuperación de cartera. Sem 17 – 18 Informe final y presentación de resultados.
Nombres	Daniela Ariadna
Apellidos	Andrade Moncayo
Código	220142020
Celular	3174085592
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	andrademoncayodanielaariadna@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna