2025A PT 220142022

Marca Temporal	4/4/2025, 3:44:08 PM
1. Presentación de la empresa.	El grupo empresarial JL & RB SAS constituido por Electromillonaria, Keeway, Fratelli, e Interelec, cuenta con más de 34 años de experiencia en el territorio colombiano, especializándose en el mercado de la comercialización de motocicletas, bicicletas, electrodomésticos, muebles y hogar de reconocidas marcas como Fratelli, Keeway, JLC, Samsung, Haceb, Electrolux, LG, Asus, Acer, Lenovo, Xiaomi, Rimax, Spring, Samsung, Hp, Abba y Epson. Con presencia en el Eje Cafetero, Valle, Cauca, Nariño, Huila, Caquetá, Bogotá y Putumayo. Este grupo empresarial se ha constituido como un importante referente en el sur occidente colombiano, contando con aproximadamente 54 sedes y más de 900 trabajadores. Misión: Caracterizarnos por el profesionalismo e innovación en el servicio y la atención a nuestros clientes, contando con la calidad del talento humano competente para satisfacer las expectativas de nuestros clientes. Comprometidos con el crecimiento de la empresa y contribuir así con el desarrollo social de nuestro país. Visión: Para el 2025 convertirnos la empresa líder en el sur de Colombia siendo la mejor opción de compra para cada hogar colombiano, aumentado participación en el mercado nacional y regional, contribuyendo con el progreso de la región con la comercialización de electrodomésticos, motocicletas, productos de alta tecnología, diseño atractivo y de la mejor calidad. fundamentados en: Calidad en el servicio al cliente. Variedad de marcas. Amplio portafolio de productos. Facilidad de compra. Valor agregado y compromiso para nuestros clientes. Calidad en talento humano. Confianza y satisfacción para nuestros clientes. Responsabilidad y compromiso social.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El proceso de recepción, revisión y archivo de los informes de arqueo de caja en Electromillonaria presenta diversas dificultades debido a su manejo exclusivamente físico. Actualmente, las agencias y puntos satélites deben imprimir los informes junto con facturas y otros documentos, y enviarlos físicamente a la sede en Pasto mediante transportadoras o vehículos particulares.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	1 Retrasos en la entrega de documentos: Los informes provenientes de ciudades lejanas tardan varios días en llegar, y en algunos pueblos con transporte limitado, el tiempo de envío puede superar los 15 días, afectando la oportunidad de la auditoria y revisión. 2 Altos costos operativos: El envío físico de documentos implica costos adicionales para la empresa, ya que deben pagar por el servicio de transporte, lo que impacta los recursos financieros de la organización. 3 Excesivo consumo de papel y almacenamiento ineficiente: Se utiliza una gran cantidad de papel para la impresión de informes y facturas, que posteriormente se archivan. Una vez cumplido el tiempo de archivo, los documentos se destruyen o se reciclan parcialmente, lo que representa un desperdicio de recursos y un impacto ambiental negativo.
4. Posible solución a explorar.	Se propone la transformación total del proceso de gestión de informes de arqueo de caja mediante la digitalización completa, eliminando la necesidad de impresión y envío físico de documentos. Esto implicará la implementación de firmas y huellas digitales, almacenamiento en la nube y un sistema centralizado para el envío y validación de informes.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1 Análisis y Diseño del Sistema Digital: Evaluar plataformas digitales para la gestión documental (Google Drive, SharePoint, sistema interno, etc). 2 Desarrollo e implementación del Sistema: Diseñar un portal web o aplicación interna donde las cajeras puedan cargar los informes digitalmente. 3 Pruebas Piloto: Realizar pruebas piloto con algunas agencias para verificar el funcionamiento. Ajustar el sistema con base en retroalimentación de usuarios. 4 Implementación Total y Eliminación del Papel: Expandir el uso del sistema a todas las agencias y puntos satélites. Descontinuar completamente el uso de informes físicos. Implementar copias de seguridad automáticas en la nube.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	1 Eliminación total del papel en el proceso de arqueo de caja. 2 Reducción de tiempos y costos operativos. 3 Rápido acceso y control de documentos. 4 Optimización del proceso de auditoría.
7. Producto a entregar (PPM).	1 Diagnóstico del Proceso Actual. 2 Planteamiento del Problema: Justificación de la necesidad de transformación digital. 3 Propuesta de Mejora (Diseño del Sistema Digital). 4 Informe final.
8. Cronograma de trabajo.	1 Análisis y Diseño del Sistema Digital (Semanas 1-2). 2 Desarrollo e Implementación del Sistema (Semanas 3-6). 3 Capacitación y Pruebas Piloto (Semanas 7-8). 4 Implementación Total y Eliminación del Papel (Semanas 9-12).
Nombres	Natalia Briyid
Apellidos	Tepud Guerrero
Código	220142022
Celular	3162672779
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	natabriyid8@gmail.com
Asesor	Nelson Mora
Observaciones.	Ninguna