2025A PT 220142050

Marca Temporal	4/29/2025, 11:39:41 AM
1. Presentación de la empresa.	El Resguardo Indígena de Yascual, ubicado en el municipio de Túquerres, Nariño, es una entidad de carácter público especial que opera bajo un sistema de gobierno propio basado en la Ley de Origen y la Cosmovisión Indígena. Su estructura organizativa está conformada por autoridades tradicionales que gestionan el territorio y los recursos de la comunidad con el fin de garantizar el bienestar de sus habitantes y la preservación de su cultura. El resguardo cuenta con un sistema organizativo propio que regula la toma de decisiones y la administración de los recursos colectivos, buscando fortalecer su autonomía y el desarrollo sostenible dentro de su jurisdicción.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Una de las principales problemáticas que presenta actualmente el resguardo es la falta de claridad en la asignación de funciones y la inexistencia de documentación de los procesos administrativos. Las actividades que se desarrollan dentro del cabildo carecen de lineamientos escritos que definan las responsabilidades y los procedimientos que deben seguir los colaboradores, lo que genera desorganización, duplicidad de tareas, desigualdad en la carga laboral y confusión en la ejecución de actividades. Esta situación se agrava con la ausencia de una visión institucional que oriente de forma coherente las acciones y decisiones que se toman internamente. La carencia de documentación formal limita la posibilidad de controlar y dar seguimiento a los procesos, así como de aplicar mecanismos de mejora continua, lo que impide que la organización avance hacia una gestión moderna y eficiente.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La falta de procesos administrativos documentados ha generado desorganización interna, ya que cada colaborador actúa con base en su criterio personal, sin una guía estructurada. Esta ausencia de claridad ha causado inequidad en la distribución del trabajo, donde algunos funcionarios asumen múltiples funciones mientras otros carecen de una asignación definida. Además, la inexistencia de procedimientos escritos dificulta el seguimiento, la evaluación y la mejora de las tareas realizadas. Esta problemática también conlleva a retrasos en la ejecución de trámites, baja eficiencia operativa y pérdida de oportunidades para acceder a recursos o presentar proyectos, debido a que no se cuenta con soporte documental formal que respalde la gestión del resguardo.
4. Posible solución a explorar.	Como solución se plantea implementar un Plan de Documentación de Procesos Administrativos, cuyo propósito principal será establecer una estructura organizativa clara, funcional y sostenible, centrada en la descripción detallada de los procesos que se llevan a cabo en la entidad. Este plan permitirá identificar, organizar y registrar de manera sistemática los procedimientos, los responsables y los recursos implicados en cada proceso. También se busca definir y asignar funciones específicas a cada miembro del equipo de trabajo, establecer mecanismos de seguimiento y control, y formular la misión y visión institucional como marco orientador. De esta manera, se pretende consolidar una base administrativa que mejore la eficiencia, reduzca errores y permita la planificación y evaluación constante de las acciones desarrolladas por el resguardo.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología a implementar se dividirá en tres fases. La primera corresponde al diagnóstico organizativo, en la que se identificará y caracterizará la situación actual de los procesos internos mediante entrevistas, observación directa y análisis documental. Esta fase permitirá conocer las prácticas actuales, detectar tareas repetitivas o confusas, y establecer un primer mapa de procesos prioritarios. La segunda fase se enfocará en la documentación y diseño de procesos, mediante la elaboración de fichas técnicas que incluyan entradas, salidas, pasos, tiempos, responsables y recursos utilizados en cada procedimiento. También se realizará la asignación clara de funciones dentro de cada proceso, la formulación de la misión y visión institucional, y el diseño de herramientas de control que faciliten su implementación. la tercera fase consistirá en la socialización y entrega del plan final, donde se presentarán los resultados a las autoridades del resguardo, se validará la información con base en sus aportes y se entregará el documento definitivo con recomendaciones para su aplicación y mejora continua.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Como resultado de la implementación del plan de documentación de procesos administrativos, se espera lograr la identificación y registro formal de los principales procedimientos que se desarrollan en el resguardo, acompañados de una asignación clara de responsabilidades. Asimismo, se espera alcanzar una mejor organización interna, una mayor eficiencia en la gestión, una reducción significativa de errores y retrasos, y una cultura institucional más orientada al orden y la planificación. La consolidación de la misión y visión institucional permitirá además fortalecer el sentido de pertenencia y la orientación estratégica de la organización. Con los procesos documentados y las herramientas de control adecuadas, el resguardo estará en capacidad de dar seguimiento a sus acciones, identificar oportunidades de mejora y avanzar hacia una gestión más profesional y eficiente.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de Plan de mejoramiento mediante la documentación de procesos del Resguardo Indígena de Yascual.
8. Cronograma de trabajo.	El trabajo se desarrollará a lo largo de dieciocho semanas, distribuidas en tres fases de seis semanas cada una. Semanas 1 a 6: Se realizará el diagnóstico organizativo y la recolección de información sobre los procesos internos. Semanas 7 a 12: Se procederá con la documentación y diseño de los procesos, así como la elaboración de las herramientas necesarias. Semanas 13 a 18: Se socializará el plan con las autoridades del resguardo, se harán los ajustes pertinentes y se entregará el documento final con las respectivas orientaciones para su puesta en marcha.
Nombres	Andrea Dayana
Apellidos	Goyes Goyes
Código	220142050
Celular	3229074010
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	goyesdayana@gmail.com
Asesor	Lina María Dueñas Paz
Observaciones.	El plan de trabajo puede combinar nuevas actividades de acuerdo a las necesidades del Resguardo Indígena de Yascual.