2025A PT 220142055

Marca Temporal	4/27/2025, 10:12:11 PM
1. Presentación de la empresa.	La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es una entidad pública colombiana, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuya función principal es administrar de manera eficiente, transparente y equitativa el sistema tributario, aduanero y cambiario del país. En este sentido, su misión se orienta a garantizar el recaudo adecuado de los recursos que financian las políticas públicas, contribuyendo así al desarrollo económico y social de la nación. Adicionalmente, la DIAN tiene como misión "contribuir al bienestar de los colombianos, mediante la administración efectiva de los impuestos, los recursos tributarios, aduaneros y cambiarios, facilitando el cumplimiento de las obligaciones, promoviendo la competitividad, el comercio legítimo y la seguridad del país". Esta declaración resalta su propósito de ser un facilitador activo del crecimiento económico, apoyando tanto al Estado como a los ciudadanos. Por otra parte, la entidad se encarga de promover el cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales, a través de procesos de orientación, acompañamiento y asistencia a los ciudadanos y empresas. Gracias a ello, busca fomentar una cultura de legalidad, responsabilidad y compromiso con el país. Así mismo, trabaja constantemente en el fortalecimiento de las capacidades institucionales para optimizar la gestión pública y generar confianza en la administración tributaria y aduanera. De igual modo, la DIAN desempeña un papel fundamental en la regulación del comercio exterior, al ejercer control sobre el ingreso y salida de mercancías en el territorio nacional. Esto no solo facilita el intercambio comercial, sino que también protege la economía, previene delitos como el contrabando y el lavado de activos, y fortalece la seguridad del país. Por consiguiente, la entidad proyecta su visión hacia el año 2030: "ser una entidad moderna, íntegra y eficiente, reconocida por la excelencia en el servicio al ciudadano, el apoyo a la competitividad del país y la contribución al cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible". Esta visión refleja el compromiso de evolucionar continuamente para enfrentar los desafíos de un entorno globalizado, fortaleciendo la confianza pública y la transparencia institucional. En términos generales, todas estas acciones reflejan el compromiso de la DIAN con la construcción de una administración pública más eficiente, cercana al ciudadano y alineada con los principios de legalidad, transparencia y responsabilidad fiscal.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Durante el desarrollo de mi práctica empresarial en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), específicamente en el área de Cobranzas, he identificado una problemática que representa un riesgo significativo para la eficiencia del proceso de gestión y seguimiento de las obligaciones tributarias incluidas en los inventarios mensuales que son asignados a los funcionarios. Se trata de la prescripción de las obligaciones tributarias de los contribuyentes que figuran en los inventarios asignados a los funcionarios. Esta situación ocurre cuando no se adoptan, dentro del plazo legal, las medidas de cobro correspondientes, lo que conlleva a la pérdida del derecho del Estado para exigir el cumplimiento de dichas obligaciones. Como consecuencia, se ve afectado el recaudo fiscal y se compromete la operatividad institucional. Cada mes, la sede central de la DIAN en Bogotá remite a los funcionarios un inventario en formato Excel que contiene información detallada sobre los contribuyentes y sus obligaciones, incluyendo la fecha estimada de prescripción. En teoría, este recurso debería facilitar el seguimiento y la gestión de los procesos de cobro. Sin embargo, he podido evidenciar que el exceso de información en estos documentos dificulta el control individualizado de cada caso, lo cual incrementa el riesgo de que algunas obligaciones se pasen por alto y prescriban sin que se adopten las medidas necesarias. A partir de esta observación, considero que uno de los factores que incide directamente en esta situación es la ausencia de mecanismos automáticos de alerta o recordatorios que permitan identificar, de forma ágil y visual, los casos que requieren atención inmediata. Actualmente no existe un sistema que avise de manera oportuna sobre las fechas próximas a prescribir, lo que dificulta la priorización de tareas por parte de los funcionarios encargados del cobro. Por lo tanto, se hace evidente la necesidad de implementar una solución que permita mejorar el seguimiento de las fechas de prescripción, optimizar la gestión de cobro y minimizar el riesgo de pérdida de cartera debido a la inacción frente a obligaciones tributarias que están por vencer.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La problemática de la prescripción de las obligaciones dentro de los inventarios asignados a los funcionarios del área de Cobranzas de la DIAN genera una serie de impactos que afectan directamente el cumplimiento de los objetivos institucionales. En primer lugar, cuando no se realizan las gestiones de cobro dentro de los plazos legales establecidos, el Estado pierde la facultad para exigir el cumplimiento de dichas obligaciones, lo que representa una pérdida de recursos importantes para el fisco nacional. Como consecuencia de lo anterior, se ve afectado el recaudo tributario, el cual es fundamental para financiar los programas sociales, proyectos de inversión y funcionamiento del aparato estatal. Esta disminución en el recaudo limita la capacidad operativa del Estado y reduce su margen de acción en materia económica y social. Además, esta situación compromete la eficiencia y la imagen institucional de la entidad, ya que genera una percepción de ineficacia en los procesos de cobro y de falta de control interno. Esto puede afectar la confianza de los ciudadanos en la gestión pública, especialmente en lo relacionado con la administración y recuperación de recursos. Por otro lado, la inexistencia de un sistema de alertas o recordatorios automáticos que permita a los funcionarios identificar de forma oportuna las obligaciones próximas a prescribir, dificulta la priorización de tareas y genera una sobrecarga en el análisis manual de la información. Esto no solo incrementa el riesgo de que ciertas obligaciones queden sin ser gestionadas, sino que también reduce la productividad del personal al tener que invertir más tiempo en revisar y filtrar manualmente los datos. En conjunto, todos estos efectos reflejan la necesidad urgente de adoptar mecanismos de apoyo que permitan optimizar la gestión del inventario de obligaciones y prevenir pérdidas económicas para la entidad.
4. Posible solución a explorar.	Teniendo en cuenta los impactos generados por la prescripción de las obligaciones contenidas en los inventarios asignados a los funcionarios del área de Cobranzas, se hace necesario implementar una herramienta que facilite la identificación oportuna de los vencimientos próximos y, de esta manera, permita tomar decisiones preventivas que eviten la pérdida de cartera. En este sentido, una posible solución a explorar consiste en el diseño e implementación de un sistema de alertas visuales automatizadas mediante Excel. Esta propuesta se fundamenta en el uso de fórmulas y formatos personalizados que permiten resaltar visualmente las fechas cercanas a prescribir, así como aquellas que ya han vencido. De esta forma, los funcionarios podrán identificar de inmediato los casos prioritarios dentro del inventario, lo que facilita la gestión oportuna y eficiente de las obligaciones tributarias en riesgo de prescripción. Adicionalmente, esta solución se caracteriza por su practicidad y bajo costo de implementación, ya que aprovecha las herramientas ya disponibles en los sistemas de la entidad, sin requerir la adquisición de nuevos programas o licencias. Así mismo, permite su aplicación a múltiples contribuyentes dentro del mismo archivo, lo que la convierte en una alternativa escalable, útil y adaptable a distintos contextos dentro del área de Cobranzas. Mediante esta alerta visual automatizada, se busca optimizar el control sobre los vencimientos de las obligaciones, fortalecer la gestión preventiva de cobro y reducir el riesgo de prescripción, todo ello en beneficio del cumplimiento de las metas institucionales y del fortalecimiento del recaudo tributario.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para la construcción de la solución prevista, se empleará una metodología práctica y secuencial basada en el diseño, prueba y validación de una herramienta automatizada en Excel, orientada a prevenir la prescripción de las obligaciones tributarias asignadas a los funcionarios del área de Cobranzas. Esta solución combinará dos componentes principales: una columna que calcule automáticamente los días restantes antes de la prescripción y una alerta visual que indique el estado de cada obligación. En primer lugar, se realizará un diagnóstico del formato actual del inventario entregado mensualmente por la Dirección General, con el objetivo de identificar y estandarizar la ubicación de los datos clave, especialmente las fechas de prescripción. Esta revisión permitirá establecer una base sólida para automatizar los cálculos necesarios. Posteriormente, se construirá una tabla modelo que reúna información esencial de los contribuyentes, como nombre, NIT, tipo de obligación, fecha de prescripción, días restantes y estado de alerta. Se implementará una fórmula que reste la fecha actual a la fecha de prescripción, generando así el número de días restantes. A partir de este valor, se configurarán reglas de formato condicional que resalten visualmente las obligaciones que estén próximas a prescribir o ya prescritas, facilitando su identificación inmediata. Una vez implementada la estructura de la herramienta, se realizarán pruebas con inventarios reales para verificar la precisión de los cálculos y la efectividad de las alertas visuales. Esto permitirá detectar posibles errores, ajustar fórmulas y garantizar una experiencia de uso clara y funcional. Simultáneamente, se elaborará un instructivo que explique de forma detallada cómo utilizar y actualizar la herramienta, asegurando que cualquier funcionario del área pueda adaptarla a sus necesidades sin dificultad. Este documento incluirá ejemplos, recomendaciones y buenas prácticas. Esta propuesta, por su carácter práctico y replicable, se proyecta como un apoyo significativo en la gestión preventiva de la cartera y puede ser fácilmente adoptada por los diferentes equipos de trabajo del área.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Como resultado de la implementación de la herramienta automatizada en Excel, se espera generar beneficios significativos para la gestión operativa del área de Cobranzas en la DIAN. En primer lugar, el principal impacto será la reducción del riesgo de prescripción de obligaciones, ya que la visualización oportuna de los días restantes antes del vencimiento permitirá a los funcionarios priorizar adecuadamente los casos que requieren acción inmediata. Asimismo, la incorporación de alertas visuales dinámicas facilitará la identificación de contribuyentes cuyas obligaciones están próximas a prescribir, lo cual mejorará la eficiencia en la toma de decisiones y en la asignación de tareas. Esta capacidad de respuesta temprana contribuirá a aumentar la efectividad de las gestiones de cobro, evitando la pérdida de recursos para la entidad por obligaciones no cobradas a tiempo. Adicionalmente, el uso de una herramienta automatizada permitirá optimizar el tiempo y reducir los errores manuales, al eliminar la necesidad de realizar cálculos individuales o seguimientos poco estructurados. Esto fomentará una mayor organización y estandarización en el manejo de los inventarios, haciendo que el proceso sea más transparente y trazable. Finalmente, al tratarse de una solución de fácil uso, replicable y adaptable a los formatos que mes a mes son entregados desde la Dirección General, se fortalecerá la capacidad de gestión preventiva del área, promoviendo una cultura de planeación y control en el seguimiento de los expedientes de cobro.
7. Producto a entregar (PPM).	Alerta Preventiva para la Identificación Oportuna de Prescripciones en Inventarios de Cobranzas – DIAN.
8. Cronograma de trabajo.	Semanas 1 a 5 – Diagnóstico y análisis inicial. En esta etapa se llevará a cabo una revisión detallada del formato de los inventarios que mensualmente son remitidos por la Dirección General. Se identificará la ubicación exacta de los campos relevantes, tales como el nombre del contribuyente, el NIT, la fecha de prescripción y el tipo de obligación. Este análisis permitirá definir la estructura más adecuada para consolidar la información y facilitar la automatización de los cálculos necesarios. Asimismo, se determinarán los lineamientos y restricciones institucionales que deben tenerse en cuenta para el diseño de la herramienta. Semanas 6 a 10 – Construcción de la herramienta y automatización de cálculos. Durante este bloque se desarrollará la tabla modelo en Excel, incorporando los datos más relevantes de los contribuyentes. Se incluirá una columna destinada a calcular automáticamente los días restantes antes de la prescripción, utilizando funciones de fecha. Paralelamente, se establecerán reglas de formato condicional que permitan generar alertas visuales según el nivel de urgencia: obligaciones ya prescritas, próximas a prescribir o dentro del rango de gestión. El objetivo de esta fase es asegurar que la herramienta sea funcional, clara y de fácil uso. Semanas 11 a 15 – Validación y ajustes de la herramienta con datos reales. En esta fase se aplicará la herramienta a inventarios reales con el fin de validar su funcionamiento. Se comprobará la precisión de los cálculos, la correcta activación de las alertas visuales y la consistencia general de los datos. Los resultados permitirán realizar los ajustes necesarios para optimizar su rendimiento. De manera simultánea, se comenzará a redactar un instructivo práctico que explique cómo implementar y utilizar la herramienta de manera efectiva. Semanas 16 a 20 – Consolidación, documentación y entrega final. En la etapa final se consolidará la versión definitiva de la herramienta, integrando las mejoras implementadas a lo largo del proceso. Asimismo, se culminará el instructivo de uso y se elaborará el informe del plan de mejoramiento, en el que se detallará el desarrollo de la propuesta, los resultados obtenidos y los beneficios esperados para el área. Esta fase concluirá con la entrega formal del material, con el propósito de poner a disposición del equipo una solución funcional que contribuya a la gestión preventiva de las obligaciones tributarias y facilite la toma de decisiones oportunas.
Nombres	Sebastian
Apellidos	Ortega Morillo
Código	220142055
Celular	3183277834
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	morillo852@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna