2025A PT 220043055

Marca Temporal	5/11/2025, 1:48:00 PM
1. Presentación de la empresa.	Montagas SAESP prestadora de servicios públicos de gas combustible de bajas emisiones, con más de 60 años de experiencia, aporta a la descarbonización y promueve la transición energética en el sur occidente colombiano. Montagas está certificada por Icontec en la norma ISO 9001:2015 bajo el compromiso con la calidad en el servicio; También cuenta con el sello IQNET que da un aval para competitividad a nivel internacional y con la certificación de Servicios de Inspección que avala que el producto, procesos y servicios cumplen el referencial técnico 40247 de 2016. Además, han sido certificados con el Sello Verde de la Corporación Autónoma Regional de Nariño – Corponariño. Tiene presencia en 5 departamentos del suroccidente colombiano: Nariño, Putumayo, Huila, Cauca y Caquetá. Espera que para el 2026 Montagas SAESP liderará la transición energética de bajas emisiones en el sur occidente colombiano.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Se ha identificado que algunas de las áreas de la empresa no tienen un conocimiento adecuado sobre la gestión documental. Esto ha generado inconsistencias en la organización, almacenamiento y recuperación de documentos, además de ocasionar dificultades en la comunicación entre áreas y entre los colaboradores, ya que se tiene la cultura de que el área de Gestión Documental debe encargarse de todo lo referente a la documentación, aunque desde el área se han proporcionado capacitaciones, acompañamientos y cumplimiento con lo que le corresponde por parte de la norma, algunas áreas siguen llevando un inadecuado Archivo de Gestión. Otro factor es la alta rotación de personal, lo que dificulta que se conserve el adecuado proceso documental y la no autorización de capacitaciones para el proceso documental.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	1 Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos. 2 Poca adherencia al proceso de Gestión Documental en algunas áreas. 3 Aparición de Fondos Documentales en el Archivo de Gestión debido a la no transferencia. 4 Procedimientos documentales internos que no se cumplen por parte de las áreas. 5 Generación de conflictos entre áreas por falta de claridad en los procesos documentales. 6 Riesgos legales y administrativos debido a la mala gestión de documentos.
4. Posible solución a explorar.	Reestructurar el programa de capacitación en Gestión Documental para todos los colaboradores, adaptado a las necesidades de cada área, enfocándose a una nueva cultura organizacional donde se tenga en claro que el proceso documental también es responsabilidad de cada área en su Archivo de Gestión, buscando una mejor adherencia y compromiso a el mismo. Adicionalmente, poner en claro los procedimientos estandarizados para la organización, almacenamiento y recuperación de documentos, apoyados en herramientas tecnológicas.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1 Diagnóstico del nivel de conocimiento actual en gestión documental. 2 Rediseño de un plan de capacitación en formatos presenciales y virtuales. 3 Mayor exposición y distribución de manuales y guías de gestión documental. 4 Concientizaciones durante capacitaciones donde se enfoque a una cultura donde el proceso documental también es responsabilidad de las áreas de la empresa. 6 Evaluación periódica del impacto de las capacitaciones, el proceso documental y ajustes según retroalimentación.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	1 Mayor eficiencia en el manejo de documentos dentro de la organización. 2 Reducción de tiempos en la recuperación de información. 3 Disminución de dificultades interdepartamentales por gestión documental. 4 Cumplimiento de normativas y mejores prácticas en organización documental. 5 Menor riesgo en las novedades de contratos comodato y demás documentos.
7. Producto a entregar (PPM).	Diagnóstico inicial sobre la situación actual de la gestión documental. Material de capacitación (presentaciones, resultados).
8. Cronograma de trabajo.	Diagnóstico inicial 1 mes. Diseño y creación de proceso de capacitaciones 3 semanas. Aplicación de capacitaciones 2 semanas. Ajustes des después de retroalimentación 1 semana.
Nombres	Esteban Ricardo
Apellidos	Bolaños Tabla
Código	220043055
Celular	3107029560
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	estebanb.1220@gmail.com
Asesor	Omar Villarreal Velasco
Observaciones.	.