2025A PT 221043005

Marca Temporal	5/5/2025, 9:53:52 AM
1. Presentación de la empresa.	La Fundación Hospitalaria San Pedro, ubicada en la ciudad de Pasto, Nariño, es una institución privada sin ánimo de lucro que ha desempeñado un papel fundamental en la prestación de servicios de salud en el suroccidente colombiano. A lo largo de su historia, esta fundación se ha consolidado como un referente regional por su compromiso con la salud, la calidad de la atención médica y el respeto por la dignidad humana. Desde su creación, la Fundación ha enfocado sus esfuerzos en brindar una atención integral, oportuna y humanizada a pacientes de todas las edades, especialmente a quienes provienen de sectores vulnerables. Su propósito no se limita únicamente a la atención médica, sino que también incluye un firme compromiso social y comunitario, orientado al bienestar colectivo y al desarrollo humano. La misión de la institución se centra en ofrecer servicios de salud con calidad científica y calidez humana, promoviendo el respeto por la vida y los derechos de los pacientes. A través de un equipo multidisciplinario altamente capacitado, la Fundación trabaja día a día para garantizar la seguridad del paciente, el trato digno y la mejora continua de sus procesos clínicos y administrativos. Por otro lado, su visión es la de posicionarse como una entidad líder en la prestación de servicios de salud de alta complejidad, reconocida por su excelencia clínica, innovación y compromiso social en toda la región. Dentro de su portafolio de servicios se destacan áreas fundamentales como urgencias 24 horas, consulta externa especializada, hospitalización, cirugías, unidad de cuidados intensivos (UCI), salud mental, servicios diagnósticos (laboratorio clínico, imágenes, etc. ) y programas de prevención. Todo esto se presta bajo criterios de calidad, eficiencia y atención centrada en el usuario, con el objetivo de lograr una atención segura y efectiva. La Fundación Hospitalaria San Pedro también ha emprendido procesos de mejora continua mediante la adopción de estándares de calidad, lo cual la ha llevado a fortalecer su sistema de gestión institucional, incluyendo la acreditación en salud como un paso fundamental para garantizar un servicio de excelencia. Además, la institución desempeña un rol activo en la formación de talento humano en salud y en el desarrollo de campañas de educación, prevención y promoción de estilos de vida saludables.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Durante mi proceso de práctica profesional en la Fundación Hospitalaria San Pedro de la ciudad de Pasto, he tenido la oportunidad de desempeñarme en el área de Subgerencia Administrativa, donde he podido observar y participar en diversos procesos internos relacionados con la gestión administrativa y documental. Uno de los aspectos que más ha llamado mi atención ha sido la forma en la que se realiza la generación de los gastos de viaje, tanto para campañas como para salidas individuales del personal. La Fundación cuenta con un programa propio para gestionar dichos gastos. Sin embargo, he identificado algunas situaciones que afectan la eficiencia del proceso y que podrían mejorarse con algunos ajustes técnicos y operativos. Por ejemplo, para poder buscar a un funcionario dentro del sistema, es necesario cambiar manualmente el año en curso, lo cual no solo retrasa el procedimiento sino que puede generar errores si no se realiza correctamente. En los casos en que el funcionario no aparece registrado en el sistema, es necesario acudir a una base de datos externa en Excel, donde se debe ingresar la información de manera manual, dato por dato, lo que incrementa el riesgo de errores y el tiempo invertido. Una Vez generado el documento de gastos en el programa, este se descarga automáticamente en formato PDF, por lo que es necesario convertirlo a Word utilizando un software adicional. Esto implica un paso extra que podría eliminarse si el sistema permitiera exportar directamente en formato editable. Una vez en Word, se deben realizar varias modificaciones manuales, tales como la actualización de la fecha, los valores (en el caso de campañas de sangre), y la información de los directivos que autorizan los gastos, cuyos nombres y cargos pueden cambiar con el tiempo. En el caso específico de los gastos de viaje individuales, el procedimiento es aún más detallado, ya que se deben calcular los viáticos de forma personalizada. Para ello, es necesario consultar el salario del funcionario, buscar su rango salarial en una tabla específica y, con base en esto, determinar el valor correspondiente según la ciudad de destino. Este proceso, aunque riguroso, toma un tiempo considerable y está expuesto a posibles errores humanos, especialmente en la digitación o en la lectura de los rangos. A diferencia de las campañas de sangre, donde el valor es estandarizado para todos los funcionarios, los gastos individuales exigen mayor precisión y control. Estas observaciones evidencian la necesidad de optimizar el sistema actual mediante la automatización de ciertos pasos, la integración de bases de datos y la posibilidad de generar documentos editables directamente desde el programa. Implementar estas mejoras no solo facilitaría el trabajo del personal administrativo, sino que también reduciría los tiempos de ejecución y minimizaría los errores operativos, contribuyendo a una gestión más eficiente y segura de los recursos institucionales.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	1 Retrasos en la ejecución de tareas, la necesidad de realizar múltiples pasos manuales (como cambiar el año en el sistema, convertir archivos de PDF a Word y modificar datos uno por uno) genera una carga adicional de trabajo y retrasa el flujo normal de los procesos. 2 Ineficiencia en el uso del tiempo, el proceso consume más tiempo del necesario, lo cual reduce la productividad del personal administrativo, quienes podrían destinar esos recursos a tareas de mayor valor estratégico. 3 Dependencia de herramientas externas, el uso de programas adicionales para convertir archivos o consultar bases de datos externas (como hojas de Excel) implica dependencia de herramientas que no siempre son compatibles o estables. 4 Mayor probabilidad de errores humanos: La digitación manual de datos, la conversión de formatos y la actualización de información sensible (como valores, fechas y nombres de responsables) incrementan las posibilidades de cometer errores, lo que podría afectar tanto al funcionario como a la institución. 5 La obligación de modificar cargos o nombres de directivos manualmente cada vez que se emite un documento, puede derivar en documentos con información incorrecta o desactualizada, lo que compromete la validez administrativa del proceso.
4. Posible solución a explorar.	Ante la problemática observada en la generación de gastos de viaje en la Fundación Hospitalaria San Pedro, donde los procedimientos actuales implican múltiples pasos manuales, conversiones de formato y digitación individualizada que incrementan el riesgo de errores y reducen la eficiencia operativa, he desarrollado una solución basada en una plantilla inteligente en Excel. Esta plantilla está diseñada para simplificar y automatizar el proceso, minimizando la intervención manual y garantizando mayor precisión en los datos. En el caso de los viáticos correspondientes a campañas de sangre, la plantilla permite que, al digitar únicamente el número de documento del funcionario, se genere automáticamente el valor del viático gracias al uso de listas desplegables, validación de datos y fórmulas programadas. De este modo, el documento queda listo para impresión y firma en tan solo dos pasos, eliminando la necesidad de editar archivos PDF, buscar datos externos o realizar cálculos manuales. Para los gastos individuales, que requieren mayor personalización, la plantilla funciona de forma similar. Se introducen únicamente el número de documento, la ciudad destino, la fecha del viaje y el número de días. Con esta información, el sistema cruza automáticamente los datos con una base de sueldos, identifica el rango salarial del funcionario, aplica el porcentaje correspondiente según la ciudad, y genera el valor total a pagar. Todo el proceso se realiza de forma automática, garantizando exactitud y agilidad. La implementación de esta plantilla representa una mejora significativa en términos de eficiencia operativa, reducción de errores y estandarización del proceso. Permite además liberar tiempo del personal administrativo, reducir la carga operativa y garantizar trazabilidad clara, al trabajar con una herramienta accesible, versátil y conocida por los funcionarios. Esta iniciativa, aunque sencilla en su ejecución, demuestra el valor de la innovación aplicada al mejoramiento continuo de los procesos institucionales.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1 Planeación (Diagnóstico y diseño inicial), recolección de información, análisis detallado del proceso actual de generación de gastos de viaje (campañas e individuales), identificación de cuellos de botella, errores frecuentes y pasos redundantes. Identificación de variables clave, determinar los datos necesarios para el cálculo de los viáticos, como documento del funcionario, ciudad de destino, fechas de viaje, valor devengado y porcentaje por ciudad. Diseño del esquema lógico en Excel, planificación de las fórmulas necesarias, organización de hojas internas (base de datos, tabla de rangos, valores por ciudad, etc. ) y flujos de entrada/salida. 2 Ejecución (Construcción de la herramienta), Creación de la base de datos interna, inclusión de funcionarios (con documento, nombre, cargo, sueldo) y las ciudades destino con sus respectivos porcentajes de viáticos. Diseño de interfaz de usuario en Excel Utilización de listas desplegables, celdas protegidas, validación de datos y diseño limpio para facilitar su uso por personal administrativo. Programación de fórmulas Cálculos automáticos del valor a pagar, en función del número de días, sueldo y ciudad, tanto para campañas como para salidas individuales. 3Verificación (Pruebas y ajustes) Pruebas de funcionamiento Simulación de casos reales con diferentes funcionarios y destinos para validar los resultados automáticos. Identificación de errores o mejoras Revisión de posibles fallos en fórmulas, inconsistencias en la base de datos o problemas de compatibilidad con versiones de Excel. Ajustes y mejoras Refinamiento de la herramienta en base a las pruebas, asegurando estabilidad, claridad y facilidad de uso. 4 Implementación y mejora continua Capacitación básica a los usuarios del área administrativa Breve explicación del uso de la plantilla, pasos a seguir y cómo interpretar los resultados. Implementación progresiva Uso en paralelo con el método anterior durante una etapa de transición para asegurar su confiabilidad. Documentación y actualización Elaboración de un instructivo de uso, y programación de actualizaciones periódicas (como nuevos funcionarios, ajustes salariales o cambios en las ciudades).
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Con la implementación de la plantilla automatizada en Excel para la generación de gastos de viaje en la Fundación Hospitalaria San Pedro, se espera lograr una notable optimización del tiempo y los recursos empleados en el proceso. Esto permitirá pasar de una metodología extensa y manual a una solución mucho más ágil que reduce los pasos operativos a solo dos, lo que se traduce en una mayor eficiencia para el área administrativa. Asimismo, al automatizar los cálculos y el llenado de datos, se minimiza significativamente el margen de error humano, asegurando precisión en los valores asignados y en la información registrada. Otro de los resultados esperados es la estandarización del proceso, lo cual permitirá unificar la estructura de los documentos tanto para los viáticos correspondientes a campañas de sangre como para los gastos individuales. Esta uniformidad facilitará el control y seguimiento del procedimiento, brindando mayor trazabilidad y mejorando la organización documental. La plantilla diseñada también ofrecerá una interfaz amigable y fácil de usar, lo que permitirá que cualquier miembro del equipo administrativo pueda generar los documentos sin necesidad de depender de herramientas externas o conocimientos técnicos avanzados. Además, se espera que esta mejora repercuta positivamente en la calidad del servicio interno, ya que permitirá dar respuesta más rápida y precisa a las solicitudes de los funcionarios, generando un entorno de mayor confianza institucional. Finalmente, este avance representa un paso importante hacia la digitalización de procesos y el fortalecimiento de una cultura de mejora continua dentro del hospital, sentando las bases para futuras integraciones tecnológicas más robustas y sostenibles.
7. Producto a entregar (PPM).	el producto a entregar sería una plantilla automatizada en Excel para la generación de gastos de viaje de la Fundación Hospitalaria San Pedro. Esta herramienta está diseñada para facilitar y optimizar la creación de documentos tanto para viáticos de campañas de sangre como para viáticos individuales, reduciendo tiempos, errores y pasos manuales. La plantilla incluirá las siguientes funcionalidades integradas, Una base de datos con los funcionarios del hospital, incluyendo su número de documento, nombre, cargo y salario devengado, utilizada para cálculos automáticos. Fórmulas que permiten calcular el valor de los viáticos con base en el número de días, ciudad destino y porcentaje asignado según la normativa interna. Campos dinámicos que permiten ingresar únicamente los datos clave (documento, fecha, ciudad) y generan automáticamente el valor a pagar y el formato final listo para firma. Listas desplegables y validación de datos que evitan errores de digitación y garantizan coherencia en la información ingresada. Estructura limpia y ordenada del documento final, cumpliendo con los requerimientos institucionales y lista para impresión o envío digital. Adicionalmente, como complemento al producto principal, se puede entregar un instructivo de uso básico en el que se expliquen los pasos para diligenciar correctamente la plantilla, actualizar la base de datos de funcionarios y adaptar parámetros como porcentajes o cargos autorizadores. Este producto no solo resuelve una necesidad puntual del área administrativa, sino que también contribuye al fortalecimiento de la eficiencia operativa y la estandarización de procesos dentro de la Fundación Hospitalaria San Pedro.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1:Diagnóstico del proceso actual de generación de gastos de viaje. Identificación de pasos críticos, tiempos de ejecución y problemas frecuentes. Semana 2:Recolección de insumos: listado actualizado de funcionarios, salarios, ciudades destino, tablas de porcentajes y normativas institucionales relacionadas. Semana 3:Diseño de la estructura de la plantilla en Excel, determinando secciones para datos de entrada, procesamiento y documento final. Semana 4:Creación de la base de datos interna con validación de documentos, cargos, salarios y rangos establecidos para cálculo de viáticos. Semana 5:Desarrollo de fórmulas automatizadas para viáticos de campaña, integrando listas desplegables y autocompletado de información básica. Semana 6:Desarrollo de fórmulas para viáticos individuales, considerando rangos salariales, ciudad de destino, días de viaje y valores porcentuales. Semana 7:Diseño del formato final del documento para impresión o envío, incluyendo estructura institucional, espacios para firmas y datos relevantes. Semana 8:Pruebas con datos simulados de ambos tipos de viáticos. Verificación de cálculos, campos dinámicos y detección de errores. Semana 9:Corrección de errores detectados en las pruebas, ajustes en fórmulas, nombres de campos y presentación del documento final. Semana 10:Elaboración del instructivo de uso con ejemplos prácticos y pasos detallados para el personal administrativo. Semana 11:Socialización de la herramienta con la Subgerencia Administrativa. Capacitación a los funcionarios responsables del diligenciamiento. Semana 12: Implementación oficial. Seguimiento del uso real, recolección de retroalimentación y ajustes menores si es necesario.
Nombres	KAREN DAYANNA
Apellidos	LUNA ORTEGA
Código	221043005
Celular	3167656713
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	karenortega.2619@gmail.com
Asesor	Oscar Ramos
Observaciones.	La plantilla de excel, ya esta siendo implementada por el area de subgerencia administrativa de la Fundacion Hospital San Pedro.