2025A PT 220048054

Marca Temporal	6/9/2025, 11:40:03 PM
1. Presentación de la empresa.	La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda de Colombia, encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias. Administra impuestos nacionales y regula el ingreso y salida de mercancías en el país. Además, participa activamente en la cadena logística del comercio exterior, promueve la legalidad fiscal, y combate la evasión y el contrabando. En zonas fronterizas como Ipiales (Nariño), la DIAN gestiona operaciones en el Puente Internacional de Rumichaca en conjunto con otras entidades, enfrentando desafíos como altos volúmenes de carga, evasión y dificultades geográficas.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el área de Operación Logística (GIT) se identifica una deficiente organización y seguimiento de la información sobre trámites de disposición de vehículos (aprehendidos, decomisados, abandonados o adjudicados). Los datos están dispersos, dificultando su trazabilidad, seguimiento y toma de decisiones, lo que conlleva a errores, duplicación de esfuerzos, pérdida de documentos y riesgos legales. No existe una herramienta centralizada que facilite el control en tiempo real ni permita una coordinación efectiva entre áreas, lo que repercute en la eficiencia del proceso logístico.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La falta de una adecuada organización y seguimiento de la información relacionada con el trámite de disposición de vehículos genera diversos impactos negativos en el funcionamiento del GIT de Operación Logística de la DIAN. Uno de los efectos más notorios es el incremento en los tiempos y costos de bodegaje de los vehículos aprehendidos o decomisados. Esta situación no solo representa un sobrecosto para la nacion en términos de almacenamiento y vigilancia, sino que también genera congestión en los patios o depósitos, dificultando la recepción de nuevos bienes. Otro impacto relevante es la dificultad para realizar un seguimiento oportuno y preciso al estado actual del trámite de cada vehículo. Al no contar con una base de datos, se hace complejo verificar en qué fase del proceso se encuentra una mercancía, qué documentos faltan o qué gestiones ya se han adelantado. Esto puede llevar a duplicidad de acciones, pérdida de información relevante o incluso decisiones mal fundamentadas, lo cual pone en riesgo la legalidad del procedimiento. Perdida de curva de conocimiento cuando por necesidad del servicio se presenta la----- de procesos o procedimientos con relación al trámite de este tipo de mercancías o vehículo. Finalmente, la problemática también genera traumatismos operativos cuando se presentan cambios de funcionarios responsables del proceso. La ausencia de una herramienta o protocolo de seguimiento dificulta la entrega de información y continuidad del trámite cuando hay rotación de personal, lo que a su vez retrasa aún más los procedimientos y puede afectar el cumplimiento de los plazos establecidos en el instructivo IN-ADF-0169.
4. Posible solución a explorar.	Se propone el desarrollo de una herramienta basada en tablas dinámicas, que permita centralizar, organizar y monitorear de manera eficiente los datos asociados a los tramites de cada vehículo para su posterior disposicion. Esta herramienta facilitaría la visualización en tiempo real del estado de los procesos, incorporando campos clave como número de expediente, ubicación física del bien, fecha de aprehensión, etapa actual del trámite, documentos pendientes y observaciones. Una característica central de esta solución sería la implementación de un sistema de alertas tempranas, que permita notificar de forma automática a los funcionarios responsables sobre vencimientos de plazos, demoras en la gestión documental o necesidad de intervención en alguna fase del proceso. Esto ayudaría a anticipar cuellos de botella y tomar decisiones oportunas, evitando atrasos innecesarios y manteniendo un flujo constante en la operación logística. La herramienta permitiría clasificar y filtrar los vehículos según su modalidad de disposición (chatarrización, venta, donación o asignación) y estado de tramite con relación a lo indicado a instructivo IN-ADF-0169, facilitando la planificación y ejecución de cada ruta de gestión conforme a los lineamientos del instructivo. Esta solución no solo fortalecería el control interno y la trazabilidad, sino que también contribuiría a la eficiencia, transparencia y continuidad operativa, incluso en casos de rotación de personal o reasignación de funciones dentro del GIT de Operación Logística.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	a Levantamiento de requerimientos: Identificación de datos y fases del proceso conforme al instructivo IN-ADF-0169. b Diseño de base de datos: Estructuración en hoja de Excel con normalización de datos. c Tablas dinámicas: Visualización por fase, modalidad y ubicación. d Alertas tempranas: Uso de formato condicional y fórmulas para notificaciones. e Pruebas funcionales: Carga de datos, validación y retroalimentación del personal. f Capacitación: Manual de usuario y sesiones de formación. g Implementación y seguimiento: Uso en el área GIT con monitoreo y mejoras continuas.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Mayor trazabilidad y control centralizado. Reducción de tiempos de almacenamiento. Continuidad operativa a pesar de cambios de personal. Mejor toma de decisiones y cumplimiento del instructivo IN-ADF-0169. Fortalecimiento de la imagen institucional y disminución de costos.
7. Producto a entregar (PPM).	Implementación de Herramienta para el Control y Seguimiento de Trámites de Vehículos Aprehendidos y Disposición Final en la DIAN mediante Tablas Dinámicas.
8. Cronógrama de trabajo.	4 feb – 15 feb Reuniones con el equipo GIT y análisis de requerimientos y datos necesarios Documento con requerimientos y datos claves 16 feb – 28 feb Diseño y estructuración de base de datos en Excel Modelo de base de datos en Excel definido 1 mar – 15 mar Desarrollo de tablas dinámicas y segmentadores para seguimiento tablas dinámicas funcionales con filtros 16 mar – 31 mar Implementación de alertas tempranas con formato condicional y fórmulas sistema de alertas activado y configurado 1 abr – 15 abr Pruebas con datos reales y simulados, ajuste según retroalimentación herramienta validada y optimizada 16 abr – 30 abr Preparación de manual de usuario y capacitación al personal del GIT manual y personal capacitado 1 may – 15 may Implementación oficial de la herramienta en el área herramienta en uso operativo 16 may – 30 jun Seguimiento, monitoreo y recolección de feedback para mejoras continuas Reporte de uso y mejoras documentadas 1 jul – 4 jul Ajustes finales y cierre del proyecto producto final entregado y aprobado.
Nombres	Daren Nicolas
Apellidos	Arevalo Chacon
Código	220048054
Celular	3175328029
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	daren.arevalo.10@gmail.com
Asesor	Jairo Medina Morillo
Observaciones.	ninguna