2025A PT 220043059

Marca Temporal	16/12/2025, 1:28:46 p. m.
1. Presentación de la empresa	El Consejo Comunitario Unión Río Rosario es una organización sin ánimos de lucro, de base comunitaria ubicada en Tumaco- Nariño. Fue creado en 2002 cuando se le otorgó la resolución de titulación colectiva Nro. 002546 del 23 de diciembre, adjudicándola 10. 800 hectáreas de tierra para su administración. Su objetivo principal es la defensa de los derechos territoriales, el desarrollo sostenible y la protección de la identidad cultural de las comunidades afrodescendientes asentadas en la cuenca del río Rosario. A través de la gestión comunitaria, promueve iniciativas productivas, ambientales, educativas y de fortalecimiento organizativo para mejorar la calidad de vida de sus habitantes. El territorio del Consejo Comunitario Unión del Rio Rosario está conformado por 15 veredas ribereñas, las cuales son: Trujillo, Cándelo, La Quinta, Isla Grande, Iscuandé, Santa María, El Llano, Chapilar, El Coco, Vuelta Larga, San Francisco, Ambupí, Corriente Grande, La Chorrera y Peña de los Santos. Las personas que resultan beneficiarias de esta organización son más de 4. 275 de acuerdo con el documento de titulación colectiva del consejo Comunitario Unión del Rio Rosario.
2. Descripción de la problemática	En un escenario ideal, la gestión documental en las instituciones debería desarrollarse bajo parámetros claros de organización, clasificación y conservación, garantizando que cada documento, sin importar su soporte, pueda ser accesible de manera rápida, segura y confiable. Bajo estas condiciones, la administración funcionaría de forma fluida, con procesos estandarizados que permitirían no solo atender con eficiencia a los usuarios internos y externos, sino también fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas, asegurando la preservación de la memoria institucional y facilitando la gestión de proyectos con diferentes entidades. Sin embargo, la realidad en el Consejo Comunitario Unión del Río Rosario es completamente diferente de este ideal. La ausencia de un sistema archivístico estructurado, sumada a la falta de capacitación del personal y de herramientas tecnológicas adecuadas, ha generado una administración documental desordenada y poco eficiente. Los archivos se acumulan sin criterios definidos, lo que ocasiona duplicidad de registros, pérdida de información y retrasos en la localización de datos relevantes. Esta situación repercute directamente en la ejecución de las actividades administrativas y en la capacidad de respuesta frente a las demandas de la comunidad y de los organismos externos. El problema se origina en un contexto marcado por limitaciones estructurales y de recursos, en un espacio comunitario donde la gestión de la información debería constituirse en una herramienta clave para el desarrollo organizativo. Surge principalmente en el ámbito administrativo del consejo, y se manifiesta de manera continua, afectando el quehacer diario tanto de quienes gestionan los documentos como de quienes dependen de ellos para acceder a información confiable. Su relevancia es significativa porque la deficiente administración de archivos no solo obstaculiza la transparencia, sino que también pone en riesgo la conservación de documentos que representan la historia y la identidad comunitaria. Además, esta situación afecta a todos los actores relacionados: desde los miembros del consejo y la comunidad hasta las instituciones públicas o privadas con las que se busca establecer alianzas y proyectos.
3. Impactos o consecuencias	Si en el Consejo Comunitario Unión del Río Rosario no se interviene de manera oportuna, el desorden documental continuará afectando de forma directa la gestión administrativa. La ausencia de procedimientos estandarizados y el limitado uso de herramientas tecnológicas provocarán que la información siga siendo difícil de organizar y localizar, lo que retrasará la atención de solicitudes internas y externas, limitará la capacidad de cumplir con auditorías o requerimientos institucionales. Esta situación consolidará un modelo de gestión poco confiable y con escasa capacidad de respuesta. A nivel económico y social, implica costos indirectos derivados del tiempo invertido en la búsqueda de documentos, riesgos de pérdida de información valiosa y limitaciones en el acceso a recursos externos por no contar con soportes documentales adecuados. Todo esto refuerza la necesidad urgente de implementar estrategias de organización, digitalización y conservación que fortalezcan la gestión comunitaria y aseguren la sostenibilidad administrativa. Además, la comunidad sufrirá de manera inmediata las consecuencias de la ineficiencia administrativa. La demora en los trámites y la imposibilidad de acceder oportunamente a información precisa generarán inconformidad entre los usuarios, afectando la percepción de la población frente a la gestión del CCURR. A mediano plazo, esta pérdida de confianza podría traducirse en menor participación comunitaria y en un debilitamiento del respaldo social hacia el consejo, lo que comprometería su legitimidad y capacidad de liderazgo. Por último, la falta de intervención incrementará el riesgo de pérdida, duplicidad o deterioro de documentos fundamentales para la memoria institucional. La desaparición de registros clave no solo entorpecería la continuidad administrativa, sino que también limitaría el diseño de proyectos y la presentación de propuestas ante entidades externas. Esto significaría menos posibilidades de acceder a recursos financieros, asistencia técnica o convenios estratégicos, reduciendo las oportunidades de fortalecer el desarrollo local. En resumen, esta problemática puede ocasionar un sinnúmero de problemáticas o consecuencias, a continuación, se resumen las más importantes: • Pérdida de información importante. • Limitación en la toma de decisiones basada en datos confiables. • Retrasos en la ejecución de proyectos. • Falta de capacitación del personal. • Baja transparencia en la administración de recursos y decisiones. • Mayor carga de trabajo manual, duplicación de tareas y uso ineficiente del tiempo del personal.
4. Posible solución a explorar	En el Consejo Comunitario Unión del Río Rosario se han intentado soluciones orientadas a la organización física de los documentos mediante sistemas rudimentarios de clasificación y almacenamiento. Sin embargo, dichos esfuerzos no han logrado consolidar un orden estable, ya que la ausencia de estandarización, la falta de procedimientos claros y la carencia de mecanismos de seguimiento han ocasionado que, con el tiempo, los archivos vuelvan al desorden. Este fenómeno no es aislado, pues investigaciones señalan que la gestión manual sin apoyo normativo ni tecnológico suele derivar en caos recurrente y baja eficiencia administrativa Para superar estas limitaciones, es necesario orientar el trabajo hacia acciones que integren procesos archivísticos modernos con herramientas tecnológicas accesibles. Entre ellas destacan la formulación de un programa básico de gestión documental que combine procedimientos físicos y digitales, la adopción de Tablas de Retención Documental (TRD) que definan criterios de clasificación y conservación, la capacitación de personal responsable en principios archivísticos y el inicio progresivo de un sistema de digitalización que garantice acceso seguro y oportuno a la información (AGN, 2021). Estas medidas no requieren grandes inversiones iniciales, pero sí un compromiso comunitario para mantener su continuidad. Los beneficios de estas acciones son significativos, la reducción de tiempos en la búsqueda de documentos y en la respuesta a solicitudes, la disminución de costos asociados al almacenamiento físico y al riesgo de pérdida o deterioro de archivos, y el fortalecimiento de la transparencia y la confianza en la gestión comunitaria. Además, contar con documentación organizada y accesible incrementa la capacidad del consejo para articularse con entidades externas y respaldar proyectos o propuestas, favoreciendo la sostenibilidad institucional.
5. Metodología y actividades	La metodología propuesta se estructura en cuatro fases: diagnóstico, planeación, ejecución y evaluación, orientadas a responder a las necesidades identificadas en el Consejo Comunitario Unión del Río Rosario y fundamentadas en los lineamientos de la documentación moderna. El estudio adoptará un método no experimental, con un diseño cualitativo-descriptivo y propositivo, lo que permitirá caracterizar las deficiencias actuales en la gestión documental y formular propuestas de mejora contextualizadas. Fase 1. Diagnóstico En la primera fase se realizará un levantamiento de información orientado a identificar el estado actual de los archivos: volumen, tipología de documentos, soportes, condiciones de conservación y responsables de su manejo. Se aplicarán entrevistas semiestructuradas a la secretaría y a los miembros encargados de la gestión administrativa, además de observación directa de los procesos de archivo físico y revisión de los espacios destinados a la conservación de documentos. Fase 2. Planeación Con los hallazgos del diagnóstico, se diseñará un plan de acción integral que articula procedimientos físicos y tecnológicos. En esta fase se definirán políticas internas de archivo, se elaborarán Tablas de Retención Documental (TRD) y se asignarán responsables de su cumplimiento. Asimismo, se planteará un cronograma progresivo de digitalización, priorizando documentos de mayor valor legal e histórico. Fase 3. Ejecución La implementación del plan contemplará tres acciones principales: • Organización física inicial de los documentos, siguiendo criterios técnicos de clasificación y conservación. • Capacitación básica del personal administrativo en principios archivísticos y manejo de herramientas digitales, entendiendo que la formación del recurso humano es clave para garantizar la sostenibilidad de cualquier sistema archivístico. • Digitalización progresiva de los documentos más relevantes, con el fin de mejorar el acceso y reducir costos asociados al almacenamiento físico. En este sentido, se sostiene que la digitalización fortalece la accesibilidad, preserva la información y disminuye los riesgos de pérdida o deterioro documental. Fase 4. Evaluación y mejora continua La última fase consistió en establecer mecanismos de seguimiento y control que aseguren la continuidad del sistema archivístico. Estos incluirán auditorías internas periódicas, revisión del cumplimiento de las TRD y actualización de protocolos según las necesidades cambiantes del consejo. Población, muestra y técnicas de recolección La población de estudio estará conformada por el personal administrativo del CCURR, particularmente la secretaría y los miembros vinculados directamente a la gestión documental. La muestra se integrará con la totalidad de los responsables de estas tareas, lo que asegurará un conocimiento completo del proceso. Los criterios de inclusión considerarán a quienes desempeñan funciones administrativas relacionadas con el manejo de archivos, mientras que se excluirán a los miembros de la comunidad sin vinculación a estas responsabilidades. Para la recolección de datos se utilizarán entrevistas semiestructuradas, observación directa de los procesos y revisión documental, apoyadas en guías, listas de verificación y fichas de análisis.
6. Resultados esperados	Los principales beneficios esperados para el Consejo Comunitario son: • Mejor organización administrativa. • Respaldo documental accesible y seguro. • Fortalecimiento de la transparencia y confianza ante entidades externas. • Empoderamiento de líderes comunitarios en prácticas administrativas básicas. • Aumento de la eficiencia operativa y reducción de tiempos en la gestión administrativa. • Procedimientos claros que eviten duplicidad de tareas y errores administrativos. • Fortalecimiento de capacidades digitales de líderes y miembros.
7. Producto a entregar (PPM)	EFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL CONSEJO COMUNITARIO UNIÓN DEL RIO ROSARIO, 2025.
8. Cronograma de trabajo	1 Recopilación de información de la empresa 2 Diagnóstico documental 3 Identificación de la problemática a trabajar 4 Observación directa y registro de procesos de archivo físico 5 Elaboración y socialización del informe diagnóstico 6 Diseño del plan de acción integral (procedimientos físicos y digitales) 7 Definición de políticas internas de archivo 8 Asignación de responsables del archivo y roles 9 Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD) 10 Organización física inicial de documentos (clasificación y conservación) 11 Inicio de la digitalización de documentos de mayor valor legal/histórico 12 Capacitación básica en principios archivísticos y herramientas digitales 13 Revisión del cumplimiento de las TRD 14 Actualización de protocolos y ajustes al sistema 15 Elaboración del informe final del proyecto 16 Socialización de resultados y recomendaciones.
Nombres	Maria Angelica
Apellidos	Angulo España
Código	220043059
Celular	3006169995
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	mariaangelicaangulo0@gmail.com
Asesor	Oscar Ramos
Observaciones	Ninguna