2026A PT 221048061

Marca Temporal	3/31/2026, 12:06:58 AM
1. Presentación de la empresa.	La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda de Colombia, encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y aduaneras. Administra impuestos nacionales y regula el ingreso y salida de mercancías en el país. En zonas fronterizas como Ipiales, gestiona operaciones donde la administración de vehículos aprehendidos requiere un control documental riguroso para asegurar los procesos de disposición final.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el área de Operación Logística (GIT) de la DIAN se identifica una baja trazabilidad en el ciclo de vida de los trámites administrativos de los vehículos aprehendidos. Actualmente, el seguimiento a la gestión de cada expediente se ve obstaculizado por la alta dependencia del archivo físico (Azetas), ya que la información crítica sobre el avance jurídico, técnico y documental tiene una baja centralización digital. Esta falta de seguimiento y la necesidad de mejora en la herramienta de control obliga a realizar búsquedas manuales constantes para conocer el estado actual de un trámite o verificar observaciones específicas, lo que impide un monitoreo proactivo y ralentiza la toma de decisiones.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La falta de una herramienta digital integral genera ineficiencia operativa por el incremento en los tiempos de búsqueda manual. Asimismo, la manipulación constante de los expedientes físicos aumenta el riesgo de deterioro o pérdida de folios importantes. Esto repercute en retrasos en la disposición final (chatarrización, venta o donación), ya que la dificultad para visualizar observaciones técnicas de forma rápida impide una planificación efectiva y aumenta los costos de almacenamiento.
4. Posible solución a explorar.	Se propone el seguimiento, alimentación continua y mejora de un Módulo de Trazabilidad Documental e Indexación de Observaciones bajo el ciclo de mejora continua PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar). Esta solución permite centralizar hallazgos extraídos de las Azetas, como peritajes y checklists de documentos obligatorios. La herramienta facilita la visualización en tiempo real de faltantes documentales y permite consultar notas técnicas sin acceder al archivo físico, optimizando la gestión de trámites para la disposición de vehículos.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Metodología por Fases (Ciclo PHVA) Fase I: Diagnóstico (Planear): Levantamiento de requerimientos e identificación de documentos obligatorios. Fase II: Desarrollo (Hacer): Auditoría de archivo físico para verificar folios críticos y captura de datos (peritajes/actas) para su digitalización en Excel. Fase III: Implementación (Verificar): Alimentación y actualización continua de la base de datos conforme avanzan los trámites de disposición. En esta fase se aplican los Indicadores de Gestión (KPIs) para evaluar la efectividad: Para evaluar el impacto de la mejora y alimentación de la herramienta, se medirán las siguientes variables: Tiempo de búsqueda: Reducción del tiempo empleado en localizar datos técnicos por vehículo. Porcentaje de integridad: Relación de expedientes con checklist documental. Gestión de trámites: Conteo de vehículos con documentación lista para la fase de disposición. Calidad del dato: Número de observaciones digitalizadas vs. registros en Azetas. Fase IV: Evaluación y Mejora (Actuar): Validación mediante cruce de información digital contra inventario físico.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Validación de Disponibilidad: Visualización inmediata sobre la existencia o ausencia de documentos esenciales en el expediente digital. Acceso a Información: Consulta rápida de datos técnicos y jurídicos sin recurrir al archivo físico. Eficiencia: Reducción significativa de los tiempos de búsqueda y preservación de expedientes físicos. Continuidad: Mejora en la toma de decisiones basada en datos centralizados.
7. Producto a entregar (PPM).	PLAN DE MEJORAMIENTO: IMPLEMENTACIÓN DE MÓDULO DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE TRÁMITES DE VEHÍCULOS (GIT OPERACIÓN LOGÍSTICA – DIAN) Manual de Usuario: Guía técnica para garantizar la continuidad en el uso de la herramienta. Informe de Gestión: Documento final que detalla el proceso de indexación y los resultados de la práctica. Socialización: Presentación de resultados y capacitación al personal involucrado.
8. Cronograma de trabajo.	- 16 feb – 28 feb: Inicio de práctica, y análisis de requerimientos (Fase I). - 01 mar – 15 abr: Revisión de Azetas e identificación de estados documentales para alimentar la herramienta digital (Fase II). - 16 abr – 31 may: Alimentación continua de datos (Fase III). - 01 jun – 30 jun: Seguimiento, monitoreo de la eficiencia y aplicación de mejoras continuas en la herramienta digital (Fase IV). - 01 jul – 13 jul: Ajustes finales, socialización definitiva de resultados y entrega del informe final de gestión.
Nombres	Jaider Andrés
Apellidos	Torres Chaves
Código	221048061
Celular	3175387298
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	www.jaiderandres@gmail.com
Asesor	Angela Martinez Chacua
Observaciones.	N/A