2026A S4 221048002

Marca Temporal	15/3/2026, 8:54:38 p. m.
Nombres	Francy Katherine
Apellidos	Vallejo Ortega
Código	221048002
Celular	3156008420
Sede	Ipiales
Asesor	Luis Sarasty Rodriguez
Correo	francy.vallejo05@gmail.com
Cargo	Auxiliar administrativo área Despacho
Empresa	Seccional Ipiales de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN
Semana	4
Actividades	• Gestión de actos administrativos: Durante la semana se brindó apoyo en la elaboración, registro y trámite de diferentes actos administrativos relacionados con la gestión del talento humano, tales como resoluciones de asignación de funciones, disfrute de vacaciones, días compensatorios, permisos laborales e incapacidades médicas. • Asimismo, se realizó la elaboración de actas de posesión, actas de jefatura y actas de ubicación de funcionarios en distintas dependencias. • Estas actividades incluyeron la solicitud de consecutivos en el sistema SINOT, la comunicación de resoluciones mediante correo institucional y el seguimiento al estado de actos administrativos pendientes. • Procesos de vinculación y actualización de funcionarios: Se apoyó el proceso de vinculación y registro de nuevos funcionarios mediante la verificación de documentación para posesión, generación de certificados de antecedentes, activación y actualización de usuarios en plataformas institucionales como SIGEP II y Kactus, así como la solicitud de afiliación a la ARL. • Igualmente, se realizó la incorporación de nuevos funcionarios en formatos internos de control y el registro de información en bases de datos institucionales. • Gestión documental y organización de historias laborales: Se desarrollaron actividades de organización, clasificación y archivo físico y digital de historias laborales y documentos administrativos. • Esto incluyó la creación de carpetas por funcionario, foliación de documentos, verificación de información, registro de formatos y preparación de paquetes documentales para el envío de historias laborales a nivel central. • También se efectuó el archivo de resoluciones, actas y documentación relacionada con procesos administrativos. • Apoyo en revisión de prenómina: Se brindó apoyo en la revisión de posibles inconsistencias o errores en la prenómina generada en la plataforma KACTUS desde la sede central, posterior al registro de todas las novedades que afectan la nómina correspondientes al mes de marzo. • Esta actividad permitió verificar que la información registrada previamente se reflejara de manera correcta en el sistema, contribuyendo al control y validación de los datos antes de la consolidación final del proceso de nómina. • Gestión de evaluaciones de desempeño laboral: Se brindó apoyo en el proceso de evaluación de desempeño laboral mediante la organización, impresión, digitalización y archivo de formatos de evaluación correspondientes a diferentes dependencias, incluyendo el área de Atención al Ciudadano y Despacho. • Asimismo, se realizó el registro y seguimiento de evaluaciones en los formatos de control establecidos. • Apoyo en bienestar institucional: Se participó en actividades de apoyo a bienestar institucional mediante la elaboración de material informativo y carteleras relacionadas con la actividad de rumboterapia. • Apoyo en actividades administrativas: Se realizó el registro de documentación institucional en el formato FT-TAH-1831 para el envío de historias laborales.
Observaciones	Durante el desarrollo de las actividades de la semana se evidenció que existe una debilidad en los procesos de organización, clasificación y archivo físico y digital de las historias laborales y documentos administrativos, lo cual puede generar dificultades en la consolidación y envío oportuno de la documentación. No obstante, desde el rol como estudiante en práctica se ha procurado aportar con propuestas orientadas a mejorar la organización y gestión de estos documentos, con el fin de contribuir al cumplimiento adecuado del envío quincenal de la documentación correspondiente a las historias laborales de los funcionarios hacia la sede central en Bogotá.