2025A PT 220043038

Marca Temporal	9/5/2026, 11:22:10 a. m.
1. Presentación de la empresa	El grupo empresarial JL & RB S. A. S. incluye las marcas Electromillonaria, Keeway, Fratelly e Interelec, y lleva más de 34 años en el mercado colombiano. La empresa se dedica a vender motocicletas, bicicletas, electrodomésticos, muebles y productos para el hogar de marcas como Samsung, Haceb, Electrolux, LG, Asus, Lenovo, Xiaomi, Rimax, HP y Epson, entre otras. Sus clientes son principalmente personas de estratos medio y medio-bajo que compran de contado o con financiación.
2. Descripción de la problemática	El área de archivo del Departamento de Gestión Humana maneja toda la documentación de forma física, generando duplicidad de trabajo al escanear y archivar simultáneamente. El archivo está desorganizado, los tiempos de búsqueda son excesivos (15-30 minutos por expediente) y el 68% de los expedientes están incompletos. No existe un proceso estandarizado de verificación documental.
3. Impactos o consecuencias	Pérdida de tiempo en búsqueda de documentos (afecta a Nómina, Contabilidad y otras áreas) Alto consumo de recursos ($3,000,000 anuales en papelería) Riesgo de sanciones en auditorías por documentación incompleta Posibles demandas laborales por falta de soportes Baja productividad del área de archivo 12 carpetas extraviadas identificadas.
4. Posible solución a explorar	Implementar un sistema de gestión documental principalmente digital aprovechando la plataforma Manager Docs y la firma electrónica que la empresa ya tiene desde 2026. Reorganizar el archivo físico reduciendo su volumen en 90% mediante digitalización progresiva y establecer procesos estandarizados de verificación y subsanación documental.
5. Metodología y actividades	Diagnóstico mediante observación participante, revisión de 400 expedientes y entrevistas con personal de Gestión Humana. Análisis DOFA para identificar estrategias. Implementación de tres líneas de acción: (1) Transición digital con capacitación y cambio de procesos en todas las áreas, (2) Reorganización física con cajas numeradas e índice digital, y (3) Creación de manual de procedimientos con rutina mensual de subsanación.
6. Resultados esperados	Reducción del 90% en tiempo de búsqueda de documentos (de 20 min a menos de 5 min) Ahorro anual de $9,000,000 (papelería + espacio + productividad) 90% de expedientes completos (vs 32% actual) Liberación de 2 de 3 bodegas actuales 95% de empleados nuevos procesados digitalmente Eliminación de riesgo de pérdida de información por respaldo digital Cumplimiento normativo en auditorías.
7. Producto a entregar (PPM)	Propuesta de Plan de Mejoramiento (PPM) con diagnóstico, análisis DOFA y estrategias Manual de procedimientos de gestión documental Checklist digital en Excel vinculado con Manager Docs Índice digital de ubicación de archivo físico 400 expedientes digitalizados como piloto Política formal de retención documental Informe final de práctica profesional.
8. Cronograma de trabajo	Mes 1: Validación con Auditoría y capacitación del equipo Mes 2: Reorganización física e implementación de procesos digitales Mes 3: Digitalización de empleados activos e inicio de rutina de subsanación mensual Mes 4-5: Digitalización de empleados retirados Mes 6: Evaluación final y ajustes.
Nombres	Juan Diego
Apellidos	Zapata Botina
Código	220043038
Celular	3003792319
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	juandiegozapata456@gmail.com
Asesor	Javier Figueroa Meneses
Observaciones	Ninguna