2026A PT 221048002

Marca Temporal	5/18/2026, 8:40:48 PM
1. Presentación de la empresa.	La práctica empresarial se desarrolla en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, entidad pública de orden nacional adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, responsable de administrar los impuestos nacionales, los derechos de aduana y las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias del Estado colombiano. Su gestión se orienta al recaudo, control, fiscalización y facilitación del cumplimiento de las obligaciones fiscales, contribuyendo al sostenimiento financiero del Estado y al fortalecimiento de la administración pública. La entidad fue creada como Unidad Administrativa Especial mediante el Decreto 2117 del 12 de diciembre de 1992 e inició formalmente sus operaciones el 1 de junio de 1993, como resultado de la fusión entre la Dirección de Impuestos Nacionales DIN y la Dirección de Aduanas Nacionales DAN. Desde entonces, su estructura organizacional ha sido objeto de ajustes normativos y administrativos orientados a fortalecer su capacidad operativa, ampliar su cobertura territorial y optimizar la prestación de servicios a la ciudadanía. En concordancia con su misión institucional, la entidad tiene como propósito garantizar una administración eficiente de los tributos nacionales y ejercer control sobre las operaciones aduaneras y cambiarias, promoviendo el cumplimiento de las obligaciones fiscales de manera equitativa. Asimismo, su visión institucional para el periodo 2024–2026 proyecta su consolidación como una administración tributaria y aduanera moderna, innovadora y confiable, soportada en principios de transparencia, eficiencia y legitimidad. En ese marco, uno de sus principales retos estratégicos consiste en contribuir a la reducción del costo fiscal asociado a la evasión y al contrabando, fortaleciendo los mecanismos de control y gestión institucional. En el ámbito territorial, la DIAN cuenta con una estructura descentralizada que permite la ejecución de sus funciones en distintas regiones del país. De acuerdo con su organización administrativa, la entidad está conformada por seis direcciones seccionales de impuestos, siete direcciones seccionales de aduanas, treinta y dos direcciones seccionales de impuestos y aduanas, y seis direcciones seccionales delegadas de impuestos y aduanas, las cuales facilitan la cobertura institucional y el desarrollo de sus competencias según las particularidades de cada territorio. Dentro de esta estructura se encuentra la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales, cuya ubicación fronteriza le confiere una importancia estratégica, debido a la dinámica comercial, tributaria y aduanera propia de la zona. En consecuencia, esta seccional articula procesos administrativos, tributarios y operativos orientados al cumplimiento de la misión institucional dentro de su jurisdicción, contribuyendo al fortalecimiento del control fiscal y aduanero en la región. La práctica empresarial se desarrolla en el área de Despacho, dependencia encargada de apoyar la coordinación administrativa de la dirección seccional y facilitar la ejecución de procesos internos asociados a la gestión institucional. Dentro de esta dependencia, el acompañamiento se orienta principalmente al apoyo en actividades relacionadas con la gestión del talento humano, especialmente en procesos administrativos que involucran manejo documental, seguimiento de trámites y soporte a la administración del personal. Entre las actividades desarrolladas se encuentran el apoyo a procesos de nómina, gestión y seguimiento de incapacidades, apoyo en procesos de vinculación de personal en las diferentes modalidades establecidas por la entidad, proyección de actos administrativos, organización de actividades de bienestar laboral, administración de archivo físico y digital y acompañamiento en otras actividades asignadas por el despacho. Dentro de estas funciones, el proceso de vinculación de personal en sus diferentes modalidades constituye una actividad de especial importancia para el área, dado que requiere seguimiento permanente, organización documental y conocimiento detallado de procedimientos internos para garantizar su adecuada ejecución. En ese sentido, la participación en este proceso permite identificar oportunidades de mejora relacionadas con la continuidad operativa y la transferencia del conocimiento, particularmente ante cambios de personal en el área, aspecto que incide directamente en la eficiencia administrativa y en el desarrollo oportuno de las actividades asignadas.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Dentro del área de Despacho de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales, uno de los procesos administrativos apoyados durante la práctica empresarial corresponde a la gestión de vinculaciones de personal en las diferentes modalidades establecidas por la entidad. Este proceso comprende actividades de seguimiento documental, verificación de requisitos, organización de soportes y control administrativo, las cuales requieren continuidad, precisión y conocimiento detallado de los lineamientos internos para su adecuada ejecución. Durante el desarrollo de la práctica se evidenció que este proceso se ve influenciado por cambios periódicos de personal dentro del área, derivados de las dinámicas administrativas y de las distintas modalidades de vinculación y asignación de funciones presentes en la entidad. Estos cambios generan relevos en la ejecución del proceso y demandan que los funcionarios que asumen dichas funciones cuenten con información clara sobre procedimientos, documentos requeridos y secuencia operativa. Si bien la entidad dispone de mecanismos formales como el acta de entrega de cargo para servidores con y sin personal a cargo, documento de obligatorio diligenciamiento al finalizar las funciones asignadas, se identificó que este instrumento no siempre garantiza la transferencia práctica del conocimiento relacionado con el proceso de vinculaciones. En algunos casos, la información consignada cumple con el requisito administrativo, pero no incorpora orientaciones operativas detalladas ni espacios de socialización que faciliten la comprensión integral del procedimiento. En consecuencia, el conocimiento relacionado con el proceso de vinculación de personal permanece asociado, en gran medida, a la experiencia individual de quien ejerce temporalmente la función, lo que dificulta la continuidad operativa ante cambios de personal. Como resultado, se presentan retrasos en la ejecución del proceso, reprocesos derivados de la recopilación reiterada de información, dependencia del aprendizaje empírico y necesidad de escalar consultas a dependencias del nivel central para dar continuidad a las actividades y trámites correspondientes. En este sentido, la problemática principal identificada corresponde a la limitada transferencia operativa del conocimiento en el proceso de vinculación de personal en sus diferentes modalidades ante cambios de responsables en el área de despacho, situación que afecta la continuidad administrativa y la eficiencia en la ejecución de este procedimiento. Desde la práctica empresarial, esta necesidad representa una oportunidad de fortalecimiento organizacional orientada a consolidar herramientas que faciliten la consulta, apropiación y continuidad del conocimiento operativo asociado a este proceso.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La limitada transferencia operativa del conocimiento en el proceso de vinculación de personal genera efectos directos en la continuidad y desarrollo de las actividades administrativas asociadas a este procedimiento dentro del área de Despacho. Aunque el proceso continúa ejecutándose ante cambios de responsables, la ausencia de una guía integral que consolide las actividades, criterios y secuencia operativa ocasiona dificultades para la apropiación oportuna de las funciones por parte del personal que asume el proceso. En el ámbito operativo, la limitada transferencia del conocimiento puede generar demoras en determinadas actividades del proceso de vinculación, especialmente durante la revisión documental y la identificación de requisitos aplicables según cada modalidad. Sin embargo, debido a que la entidad establece términos de obligatorio cumplimiento para estos procedimientos, dichas situaciones deben ser subsanadas dentro de los tiempos definidos, lo que incrementa la carga operativa y la necesidad de apoyo adicional para asegurar su desarrollo oportuno. Asimismo, la ausencia de una herramienta de consulta estructurada puede generar reiteración en la revisión de antecedentes, búsqueda adicional de soportes y necesidad de reconstruir parte del procedimiento a partir de experiencias previas. Aunque existen formatos y documentos específicos para determinadas actuaciones, estos constituyen insumos parciales y no consolidan de manera integral la secuencia operativa del proceso, por lo cual su aplicación depende, en gran medida, del conocimiento previo de quien los utiliza. Desde el punto de vista organizacional, esta situación incrementa la dependencia del conocimiento individual y la necesidad de acudir a funcionarios de otras dependencias o del nivel central para resolver dudas operativas o validar procedimientos. Esto evidencia que parte del conocimiento requerido para la ejecución del proceso permanece descentralizado y no siempre se encuentra documentado de forma accesible dentro del área. En consecuencia, la problemática impacta la eficiencia administrativa del Despacho al generar mayores tiempos de adaptación, incremento en la carga operativa, dependencia de apoyos externos y necesidad de consulta adicional para asegurar la continuidad del proceso. A largo plazo, estas condiciones pueden afectar la estandarización del procedimiento y limitar la transferencia interna del conocimiento, reduciendo la capacidad de respuesta del área frente a cambios de personal.
4. Posible solución a explorar.	Como alternativa de mejora frente a la problemática identificada, se propone diseñar una herramienta de consulta y trazabilidad operativa orientada al proceso de vinculación de personal en las modalidades apoyadas durante la práctica empresarial. Esta propuesta busca facilitar la transferencia del conocimiento y fortalecer la continuidad del procedimiento ante cambios de responsables dentro del área de despacho. La solución consiste en la elaboración de un documento estructurado en formato Excel, en el cual se consolide de manera organizada el paso a paso de cada uno de los procesos de vinculación abordados durante la práctica. Este instrumento incluirá la descripción secuencial de actividades, requisitos documentales, observaciones relevantes y enlaces de acceso a las rutas donde se encuentran almacenados los archivos y soportes necesarios para el desarrollo del proceso. Asimismo, la herramienta incorporará orientaciones relacionadas con el manejo del archivo físico y digital de cada modalidad de vinculación, permitiendo identificar la ubicación de la documentación generada y los criterios de organización aplicados en el área. De esta manera, se busca consolidar un insumo práctico que facilite la consulta de antecedentes y contribuya a la estandarización operativa del proceso. El alcance de la propuesta comprende exclusivamente las modalidades de vinculación en las cuales se brindó apoyo directo durante el desarrollo de la práctica empresarial, tomando como base la experiencia adquirida en la ejecución de dichas actividades. En ese sentido, la herramienta no pretende sustituir lineamientos institucionales existentes, sino complementar el proceso mediante la sistematización de información operativa que facilite su comprensión y ejecución. Esta propuesta fue socializada con el jefe inmediato del área y responde a una necesidad identificada en el ejercicio de la práctica, orientada a fortalecer la gestión administrativa del despacho, además fue socializada con el asesor de práctica asignado. Como herramienta de consulta interna, su implementación permitirá servir como insumo para futuros responsables del proceso, favoreciendo la transferencia del conocimiento, la continuidad operativa y la organización de la información asociada a las vinculaciones.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para el desarrollo de la propuesta se empleará una metodología de carácter descriptivo y aplicado, orientada a la identificación, organización y sistematización del conocimiento operativo relacionado con el proceso de vinculación de personal en las modalidades apoyadas durante la práctica empresarial. Esta metodología permitirá consolidar una herramienta práctica de consulta que facilite la continuidad del proceso y fortalezca su gestión administrativa. En una primera fase, se realizará el levantamiento de información a partir de la experiencia adquirida durante el desarrollo de la práctica, identificando las actividades ejecutadas en cada una de las modalidades de vinculación apoyadas. Esta etapa permitirá reconocer la secuencia operativa de los procedimientos, los documentos requeridos y los criterios aplicados en cada caso. Posteriormente, se llevará a cabo la revisión y análisis de documentos internos asociados al proceso, incluyendo archivos administrativos, antecedentes documentales y actos administrativos relacionados con cada modalidad de vinculación. Esta actividad permitirá complementar la información obtenida en la práctica y verificar los lineamientos que sustentan cada procedimiento dentro de la entidad. Con base en la información recopilada, se realizará la sistematización del proceso mediante la construcción de una matriz en formato Excel, en la cual se organizará de manera diferenciada cada modalidad de vinculación. En esta herramienta se consolidará el paso a paso del procedimiento, la documentación requerida, las rutas de acceso a archivos y soportes, así como el proceso de archivo físico y digital correspondiente a cada modalidad. Seguidamente, se efectuará la revisión y validación de la herramienta con el jefe inmediato y el asesor de práctica asignado, con el fin de verificar la pertinencia de la información registrada, realizar ajustes y garantizar que el contenido responda a las necesidades operativas del área. Esta fase permitirá fortalecer la utilidad del instrumento y asegurar su aplicabilidad dentro del despacho. Finalmente, se realizará la consolidación de la versión definitiva de la herramienta de consulta y trazabilidad operativa, la cual será entregada como insumo de apoyo para futuros responsables del proceso de vinculación de personal. De esta manera, se busca contribuir al fortalecimiento de la continuidad administrativa y a la transferencia interna del conocimiento en el área.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de la herramienta de consulta y trazabilidad operativa para procesos de vinculación de personal permitirá fortalecer la gestión administrativa del área de Despacho, mediante la consolidación de información organizada sobre los procedimientos apoyados durante la práctica empresarial. Su desarrollo busca facilitar la continuidad del proceso y mejorar el acceso al conocimiento operativo requerido para su ejecución. En el ámbito operativo, se espera que la herramienta contribuya a una mayor claridad en el desarrollo de las actividades relacionadas con las modalidades de vinculación abordadas, permitiendo identificar de manera organizada la secuencia de cada procedimiento, la documentación requerida y las rutas de acceso a la información. Esto facilitará la ejecución de las actividades y la consulta de antecedentes cuando se presenten cambios de responsables. En el componente administrativo, se prevé un fortalecimiento en la organización del archivo físico y digital asociado al proceso, al consolidar en un solo instrumento la ubicación de soportes, documentos y referencias necesarias para su desarrollo. Esto permitirá optimizar la consulta de información y facilitar la trazabilidad documental dentro del área. Desde el enfoque organizacional, la herramienta favorecerá la transferencia del conocimiento operativo, al servir como insumo de apoyo para futuras personas encargadas del proceso. De esta manera, se espera reducir la dependencia del conocimiento individual y facilitar la apropiación de las actividades por parte de nuevos responsables, tanto en procesos de transición como en actividades de inducción interna. Finalmente, como beneficio institucional, la propuesta contribuirá al fortalecimiento de la eficiencia administrativa del despacho, al disponer de una herramienta de consulta interna que apoye la continuidad del proceso de vinculaciones en sus diferentes modalidades. Su almacenamiento dentro del despacho de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales permitirá contar con un insumo práctico para la gestión del conocimiento y el soporte administrativo del área.
7. Producto a entregar (PPM).	Título: Propuesta Plan de Mejoramiento: Fortalecimiento de la trazabilidad y consulta operativa en los procesos de vinculación de personal del área de despacho de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales. Como producto final de la práctica empresarial, se entregará una propuesta de plan de mejoramiento orientada al fortalecimiento del proceso de vinculación de personal en las modalidades apoyadas durante el desarrollo de las actividades en el área de despacho. Esta propuesta se materializará en una herramienta de consulta y trazabilidad operativa diseñada para facilitar la transferencia del conocimiento y la continuidad del proceso ante cambios de responsables. El producto principal consistirá en una matriz estructurada en formato Excel, en la cual se consolidará de manera organizada el paso a paso de cada modalidad de vinculación abordada, incluyendo actividades requeridas, documentación de soporte, rutas de acceso a archivos, enlaces de consulta y lineamientos para la organización del archivo físico y digital correspondiente a cada proceso. Como complemento a la propuesta, se elaborará un video explicativo del plan de mejoramiento, en el cual se presentará el contenido, estructura y funcionalidad de la herramienta desarrollada, con el fin de facilitar su comprensión y consulta por parte de los futuros responsables del proceso. Este recurso permitirá explicar de manera práctica la utilidad del instrumento y su aplicación dentro del área. Asimismo, al finalizar la práctica empresarial, se realizará una socialización del plan de mejoramiento en las instalaciones de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales, dirigida al Director Seccional, al jefe inmediato, al asesor de práctica y a funcionarios del Despacho. Este espacio permitirá presentar el alcance de la propuesta, exponer la herramienta desarrollada y dar a conocer su utilidad como apoyo para la continuidad del proceso de vinculación de personal. En conjunto, estos productos constituyen un insumo de consulta interna para el despacho, orientado a fortalecer la gestión del conocimiento, apoyar la inducción de futuros responsables y contribuir a la conservación de la información operativa asociada a las vinculaciones en sus diferentes modalidades.
8. Cronograma de trabajo.	El desarrollo del plan de trabajo se ejecutará durante el periodo comprendido entre el 16 de febrero y el 3 de julio de 2026, en concordancia con la duración establecida para la práctica empresarial. Las actividades se desarrollarán de manera progresiva, articulando el cumplimiento de las funciones asignadas en el área con la construcción de la propuesta de mejoramiento y el acompañamiento del asesor académico. 1 Inducción al área, reconocimiento de funciones y apoyo inicial en actividades del despacho. Semana 1 a 2 (16 febrero – 1 marzo). Identificación del proceso de vinculación de personal y modalidades apoyadas. Semana 2 a 4 (23 febrero – 15 marzo). Identificación de la problemática y análisis de necesidades de mejora. Semana 4 a 8 (9 marzo – 12 abril). Primera asesoría académica y revisión inicial del plan de trabajo. Semana 4 (9 – 15 marzo). Recolección de información mediante práctica, revisión de archivos y actos administrativos. Semana 5 a 12 (16 marzo – 10 mayo). Sistematización del procedimiento por modalidad en matriz de trabajo. Semana 9 a 15 (13 abril – 31 mayo). Segunda asesoría académica y retroalimentación del avance. Semana 12 (4 – 10 mayo). Organización de rutas de archivo físico y digital y consolidación de enlaces. Semana 13 a 17 (11 mayo – 14 junio). Validación de la herramienta con jefe inmediato y ajustes. Semana 17 a 18 (8 – 21 junio). Elaboración del video explicativo del PPM. Semana 14 (18 – 24 mayo). Tercera asesoría académica y revisión final. Semana 16 (1 – 7 junio). Socialización del PPM ante jefe inmediato, asesor y funcionarios del despacho. Semana 20 (3 julio). Entrega final del producto y cierre de práctica. Semana 20 (3 julio).
Nombres	Francy Katherine
Apellidos	Vallejo Ortega
Código	221048002
Celular	3156008420
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	francy.vallejo05@gmail.com
Asesor	Luis Sarasty Rodriguez
Observaciones.	El plan de trabajo preliminar fue cargado inicialmente en la semana 4 bajo el título “Fortalecimiento de la gestión documental física y digital en los procesos de nómina y novedades de personal del Despacho de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales, Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”, propuesta que surgió a partir de las necesidades identificadas dentro del área y de las actividades desarrolladas durante la práctica. Posteriormente, en la semana 6, se realizó una observación en la cual se dejó constancia de un diálogo sostenido con la gestora de nómina respecto al enfoque del trabajo a desarrollar, contemplando la posibilidad de orientar el proyecto hacia la elaboración de un instructivo detallado sobre las actividades de nómina. Finalmente, tras una nueva reunión y retroalimentación con la asesora académica y la jefe inmediata, se acordó no continuar con la propuesta inicialmente presentada y redefinir formalmente el plan de trabajo hacia la elaboración del instructivo de actividades de nómina, con el propósito de servir como herramienta de apoyo para los funcionarios y facilitar la comprensión, continuidad y estandarización de los procesos. En consecuencia, se realiza nuevamente la actualización y carga del plan de trabajo, dejando sin efecto la propuesta preliminar presentada en la semana 4 y dando continuidad a la nueva línea de trabajo acordada conjuntamente.