2026A PT 221048017

Marca Temporal	5/28/2026, 10:11:15 AM
1. Presentación de la empresa.	Integra Accounting S. A. S. , es una firma especializada en la prestación de servicios contables, tributarios, financieros y de asesoría empresarial, orientada a brindar soluciones eficientes y confiables a personas naturales y jurídicas. La cual, se caracteriza por ofrecer acompañamiento integral en procesos contables y administrativos, apoyando a sus clientes en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, financieras y legales, conforme a la normatividad vigente en Colombia. La empresa cuenta con personal capacitado y comprometido con la calidad del servicio, la ética profesional y la mejora continua de los procesos empresariales. Dentro de sus principales servicios se encuentran la elaboración y presentación de declaraciones tributarias, manejo de información exógena, asesoría contable y financiera, gestión de nómina, conciliaciones bancarias, preparación de estados financieros y acompañamiento en procesos administrativos y tributarios. La organización busca contribuir al crecimiento y fortalecimiento empresarial de sus clientes mediante el uso de herramientas tecnológicas y estrategias contables que permitan optimizar la toma de decisiones y garantizar el adecuado manejo de la información financiera.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Ahora bien, en la firma se ha encontrado dificultades relacionadas con la organización y almacenamiento de la información de los clientes, debido al manejo de grandes volúmenes de documentos físicos y digitales, esto puede generar retrasos en la búsqueda de información, duplicidad de archivos, pérdida documental y demoras en la elaboración de declaraciones tributarias e informes financieros. Por consiguiente, la ausencia de procedimientos estandarizados para clasificar y almacenar documentos contables afecta la eficiencia operativa de la empresa. Además, cuando varios colaboradores trabajan simultáneamente con información de diferentes clientes, se incrementa el riesgo de errores y reprocesos, afectando la productividad y la calidad del servicio prestado.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Uno de los principales impactos es el retraso en los procesos contables y tributarios, debido a la dificultad para localizar documentos e información requerida en momentos específicos, esto ocasiona pérdida de tiempo en actividades operativas y disminuye la eficiencia laboral. Asimismo, la falta de organización documental puede generar errores en la elaboración de declaraciones tributarias, informes financieros y demás procesos contables, debido al uso de información incompleta, duplicada o desactualizada. Por ende, como consecuencia, aumenta el riesgo de inconsistencias contables y posibles sanciones para los clientes. Otro impacto importante es el incremento del reproceso administrativo, ya que se deben invertir tiempo adicional verificando, corrigiendo o solicitando nuevamente documentos que no fueron almacenados adecuadamente, esto afecta la productividad general de la empresa y limita la capacidad de atender oportunamente a todos los clientes. De igual manera, esta problemática puede afectar la seguridad y confidencialidad de la información financiera, especialmente cuando no existen controles claros para el almacenamiento y acceso a documentos físicos y digitales. Donde, la pérdida o filtración de información puede perjudicar la imagen y credibilidad de la empresa frente a sus clientes. Además, la desorganización documental genera dificultades en la comunicación y coordinación interna entre los colaboradores, especialmente en temporadas de alta carga laboral como presentación de impuestos, información exógena o cierre contable anual. Finalmente, todos estos factores repercuten directamente en la satisfacción del cliente, ya que las demoras, errores o falta de respuesta oportuna pueden disminuir la confianza en los servicios prestados por la empresa, afectando su competitividad y reputación en el mercado.
4. Posible solución a explorar.	Ante esta situación, se propone diseñar y desarrollar un sistema de organización documental digital mediante carpetas estructuradas, nomenclaturas estandarizadas y herramientas de almacenamiento en la nube que permitan acceso rápido y seguro a la información.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para el desarrollo de dicha propuesta orientada a la optimización del manejo y organización de la información contable en Integra Accounting S. A. S. , se llevará a cabo una metodología de tipo descriptiva y aplicada, enfocada en identificar las falencias existentes dentro del proceso documental y proponer soluciones prácticas que permitan mejorar la eficiencia administrativa y contable de la empresa. La metodología se desarrollará mediante un proceso de diagnóstico, análisis, diseño e desarrollo de estrategias de organización documental, utilizando herramientas tecnológicas y procedimientos estandarizados para el manejo de la información.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Uno de los principales resultados esperados es el mejoramiento en la organización documental, permitiendo que la información física y digital de los clientes se encuentre clasificada y almacenada de manera ordenada, facilitando su acceso y consulta en cualquier momento. Asimismo, se espera una reducción significativa en los tiempos de búsqueda y procesamiento de documentos, lo que contribuirá a agilizar actividades como la elaboración de declaraciones tributarias, informes financieros y demás procesos contables desarrollados por la empresa. Otro beneficio importante será la disminución de errores y reprocesos administrativos, debido a la implementación de procedimientos estandarizados para el manejo de la información. Lo cual, permitirá mejorar la calidad y precisión de los servicios prestados a los clientes. De igual manera, el plan contribuirá al fortalecimiento de la seguridad y control de la información contable, minimizando riesgos de pérdida documental, duplicidad de archivos o acceso no autorizado a información confidencial. También se espera mejorar la productividad y desempeño del cargo como auxiliar contable, ya que contar con procesos organizados facilitará el desarrollo de las actividades laborales y permitirá optimizar el tiempo destinado a tareas operativas. En cuanto a la atención al cliente, la empresa podrá ofrecer respuestas más rápidas y eficientes frente a solicitudes de información o requerimientos tributarios, incrementando la satisfacción y confianza de los clientes en los servicios ofrecidos. Finalmente, la implementación de este plan de mejoramiento contribuirá al fortalecimiento de la imagen corporativa y competitividad de Integra Accounting S. A. S. , posicionándola como una empresa organizada, eficiente y comprometida con la calidad en la prestación de servicios contables y administrativos.
7. Producto a entregar (PPM).	Diseño e implementación de un sistema de organización y gestión documental contable para la optimización de los procesos administrativos en Integra Accounting S. A. S.
8. Cronograma de trabajo.	Para la ejecución del plan de mejoramiento se proyecta en un periodo de ocho semanas, durante las cuales se desarrollarán de manera progresiva las actividades necesarias para la implementación del sistema de organización y gestión documental en Integra Accounting S. A. S. Durante la primera, segunda y tercer semana, se llevará a cabo el proceso de diagnóstico, en el cual se analiza el estado actual del manejo de la información contable dentro de la empresa. En esta etapa se identifican las principales falencias en la organización documental, los métodos utilizados para el almacenamiento de la información y las dificultades que se presentan en el acceso y control de los archivos tanto físicos como digitales. En la cuarta y quinta semana, se procede a la identificación de los documentos contables y tributarios más relevantes que maneja la empresa, tales como declaraciones tributarias, soportes contables, facturación, estados financieros y demás archivos esenciales. A partir de este análisis, se diseña una estructura organizada de clasificación documental que permita agrupar la información de manera lógica por cliente, periodo y tipo de documento. Durante la sexta y séptima semana, se implementan las herramientas digitales seleccionadas para el almacenamiento y gestión de la información, junto con la estandarización de procedimientos internos, en esta fase se realiza la organización inicial de los archivos conforme a la estructura diseñada, promoviendo el uso de plataformas digitales que faciliten el acceso, consulta y respaldo de la información contable. Finalmente, en la octava semana se realiza la socialización del sistema implementado con los contadores de la empresa, explicando su funcionamiento, beneficios y forma de uso. Adicionalmente, se llevan a cabo ajustes finales y una evaluación preliminar del impacto del plan, con el fin de verificar su efectividad y realizar mejoras si son necesarias.
Nombres	Santiago Samir
Apellidos	Erazo Tobar
Código	221048017
Celular	3173364108
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	santiagoerazo290599@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna