2026A PT 221142025

Marca Temporal	5/4/2026, 6:55:54 PM
1. Presentación de la empresa.	La Alcaldía Municipal de Túquerres, ubicada en el departamento de Nariño, es una entidad pública encargada de la administración de los recursos, la ejecución de proyectos y la implementación de políticas orientadas al desarrollo integral del municipio y al bienestar de la comunidad. Esta institución cumple funciones fundamentales en la gestión pública, tales como la planeación, organización y control de las actividades administrativas, sociales y económicas del territorio, garantizando el cumplimiento de la normatividad vigente y la adecuada prestación de los servicios a la ciudadanía. Dentro de su estructura organizacional, el área de contratación desempeña un papel clave, ya que es responsable de la gestión, organización y control de la documentación contractual, asegurando la correcta administración de los procesos contractuales de la entidad a partir de esta realidad institucional, se propone el desarrollo de un plan de trabajo orientado al fortalecimiento del área de contratación, específicamente en los procesos relacionados con la organización y archivo documental, con el propósito de mejorar la eficiencia operativa, optimizar los tiempos de gestión y fortalecer la trazabilidad de la información.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el área de contratación de la Alcaldía municipal de Túquerres se identifica la necesidad de fortalecer el proceso de organización y archivo documental, con el fin de mejorar su eficiencia y funcionalidad en el desarrollo de las actividades administrativas actualmente y aunque se cuenta con un sistema básico de clasificación de los contratos basado en el nombre del contratista y el año, se proyecta la identificación de algunas situaciones que pueden afectar el desempeño óptimo del área. Entre ellas, se encuentra la variabilidad en los formatos de los documentos, ya que estos se manejan en diferentes tamaños como carta y oficio, lo cual puede generar dificultades en su organización física y en la uniformidad de los expedientes. De igual manera, el proceso de perforación y archivo de documentos se realiza de forma manual, lo que puede implicar un mayor tiempo de ejecución y esfuerzo operativo, especialmente cuando se maneja un alto volumen documental. Asimismo, se evidencia la oportunidad de fortalecer los mecanismos de clasificación y localización de la información, mediante la posible implementación de sistemas complementarios de codificación y señalización del archivo físico, que permitan una ubicación más ágil y organizada de los documentos. Estas situaciones reflejan la necesidad de plantear estrategias de mejora orientadas a optimizar los procesos, estandarizar procedimientos y fortalecer la gestión documental dentro del área de contratación.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Las situaciones identificadas en el proceso de organización y archivo documental del área de contratación de la Alcaldía Municipal de Túquerres pueden generar diversos impactos en el desarrollo eficiente de las actividades administrativas. En primer lugar, la falta de estandarización en los formatos documentales podría ocasionar un incremento en el tiempo requerido para la organización y archivo de los contratos, afectando la agilidad en los procesos internos. Asimismo, el manejo manual de actividades como la perforación de documentos puede representar un mayor esfuerzo operativo y una disminución en la productividad cuando se presenta un alto volumen de información. De igual manera, la ausencia de un sistema complementario de clasificación y señalización del archivo físico podría dificultar la localización oportuna de los documentos, generando demoras en la consulta de información y afectando la eficiencia en la atención de requerimientos administrativos. Adicionalmente, estas condiciones podrían incidir en la uniformidad y presentación de los expedientes contractuales, lo cual impacta en la organización general del archivo y en la trazabilidad de la información estos aspectos evidencian la necesidad de implementar acciones de mejora que permitan optimizar los procesos, reducir tiempos operativos y fortalecer la gestión documental dentro del área de contratación.
4. Posible solución a explorar.	Con el fin de atender la problemática identificada en el área de contratación de la Alcaldía Municipal de Túquerres, se propone el desarrollo e implementación de una estrategia de mejora orientada a optimizar el proceso de organización y archivo documental. Como primera medida, se plantea la estandarización de los criterios de manejo físico de los documentos contractuales, buscando establecer lineamientos que permitan una mayor uniformidad en su organización, especialmente frente a la variabilidad en los tamaños de los formatos. De igual manera, se proyecta la optimización del proceso operativo mediante la incorporación de herramientas o métodos que faciliten actividades como la perforación y archivo de documentos, con el propósito de reducir el tiempo invertido y el esfuerzo requerido en estas tareas. Adicionalmente, se propone el fortalecimiento del sistema de clasificación existente, mediante la implementación de mecanismos complementarios como la codificación de carpetas y la señalización del espacio físico del archivo, lo que permitirá mejorar la localización y el control de los documentos. Finalmente, se contempla la posible creación de una base de datos digital que registre la información principal de los contratos junto con su ubicación física, con el fin de mejorar la trazabilidad, facilitar la consulta y apoyar la gestión administrativa del área.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para el desarrollo de la propuesta de mejora en el área de contratación de la Alcaldía Municipal de Túquerres, se plantea la aplicación de una metodología de tipo práctica, descriptiva y aplicada, apoyada en la técnica de observación directa, la cual permitirá analizar el funcionamiento real de los procesos y detectar oportunidades de mejora en la gestión documental. La metodología se desarrollará en varias fases, que permitirán estructurar de manera organizada el proceso de intervención: Fase 1: Diagnóstico • Aplicación de la técnica de observación directa en el área de contratación. • Identificación de falencias y oportunidades de mejora en el proceso documental. • Análisis de los procedimientos actuales de organización y archivo. Fase 2: Planificación • Definición de criterios de estandarización documental. • Diseño del sistema de clasificación y organización. • Planeación de estrategias para optimizar el proceso de archivo. Fase 3: Implementación • Aplicación de los criterios de estandarización en los documentos. • Organización y reclasificación del archivo físico. • Implementación de señalización en estanterías y carpetas. • Creación de una base de datos digital para el control de contratos. Fase 4: Seguimiento y control • Verificación del funcionamiento de las mejoras implementadas. • Ajuste de procesos según las necesidades identificadas. • Evaluación de la eficiencia en la organización documental. Fase 5: Evaluación final • Análisis de los resultados obtenidos. • Identificación de mejoras logradas en el proceso.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	A partir de la implementación de la propuesta de mejora en el área de contratación, se espera generar impactos positivos en la eficiencia administrativa y en la gestión documental de la entidad, contribuyendo al fortalecimiento de sus procesos internos. • Optimización de los tiempos de gestión documental, reduciendo el tiempo requerido para la organización, archivo y consulta de contratos. • Mejora en la eficiencia operativa, al disminuir el esfuerzo manual en actividades como la perforación y organización de documentos. • Mayor estandarización de los expedientes contractuales, garantizando uniformidad en la presentación y manejo de los documentos. • Fortalecimiento de la trazabilidad de la información, facilitando el seguimiento y control de los contratos. • Acceso más ágil a la información, gracias a la implementación de un sistema de clasificación mejorado y una base de datos digital. • Mejor organización del archivo físico, mediante la señalización y codificación de carpetas y estanterías. • Apoyo en la toma de decisiones administrativas, al contar con información organizada, actualizada y fácilmente consultable.
7. Producto a entregar (PPM).	Como resultado del desarrollo del plan de trabajo, se generarán productos concretos que evidencian la implementación de las mejoras propuestas en el proceso de gestión documental. • Diagnóstico del proceso de gestión documental. • Lineamientos de estandarización de documentos. • Sistema de clasificación y organización del archivo implementado. • Archivo físico organizado y señalizado. • Base de datos digital de contratos. • Informe final de resultados.
8. Cronograma de trabajo.	Fases del proyecto Diagnóstico Actividades principales: Observación directa, análisis de procesos, identificación de falencias Semana 1 - 3 Planificación Actividades principales: Definición de criterios, diseño del sistema de organización Semana 4 - 5 Implementación Actividades principales: Estandarización, organización del archivo, señalización, creación de base de datos Semana 6 - 13 Seguimiento y control Actividades principales: Verificación del funcionamiento, ajustes de procesos Semana 14 - 15 Evaluación y resultados Actividades principales: Análisis de resultados, evidencias, elaboración de informe final Semana 16 - 18.
Nombres	Diana Alejndra
Apellidos	Molina Chulacan
Código	221142025
Celular	3233406029
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	800dianamolina@gmail.com
Asesor	Luis Sarasty Rodriguez
Observaciones.	Ninguna