2026A PT 220048022

Marca Temporal	6/24/2026, 11:59:49 PM
1. Presentación de la empresa.	La Empresa de Servicios Públicos EMSAN ESP es una entidad encargada de la prestación de servicios públicos domiciliarios en el municipio de Sandoná, su labor está orientada a garantizar el acceso de la comunidad a servicios esenciales que contribuyen al bienestar, la salud pública y el desarrollo sostenible del territorio. EMSAN ESP tiene como propósito principal prestar servicios públicos con calidad, eficiencia y responsabilidad social, atendiendo las necesidades de los habitantes del municipio y promoviendo el mejoramiento continuo de sus procesos, a través de su gestión la empresa busca contribuir al desarrollo integral de la comunidad mediante la adecuada administración de los recursos y la protección del medio ambiente. Dentro de sus funciones se encuentra la operación, mantenimiento y administración de los servicios públicos a su cargo, velando por la continuidad y calidad en la prestación de esto, también se desarrolla actividades encaminadas al fortalecimiento institucional, la atención oportuna a los usuarios y el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de servicios públicos domiciliarios. La importancia de EMSAN ESP radica en que es una entidad fundamental para el funcionamiento adecuado del municipio, ya que sus servicios impactan directamente la calidad de vida de la población, donde gracias a su trabajo se garantiza la prestación eficiente de servicios esenciales para los hogares, establecimientos comerciales e instituciones del municipio. EMSAN E. S. P. continúa desarrollando acciones orientadas al mejoramiento de la infraestructura, la optimización de los procesos operativos y la implementación de estrategias que permitan brindar un servicio cada vez más eficiente, contribuyendo así al progreso y bienestar de todos los habitantes del municipio de Sandoná.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En la Empresa de Servicios Públicos de Sandoná EMSAN ESP se desarrollan de manera permanente actividades administrativas que implican la gestión, organización y conservación de una amplia cantidad de documentos institucionales relacionados con la prestación de los servicios públicos, la contratación, la gestión financiera y los procesos administrativos de la entidad. Dado al constante flujo documental que se genera en las diferentes dependencias, se identifica la necesidad de fortalecer los procesos de organización, clasificación y archivo de la información, con el propósito de garantizar una adecuada administración documental que facilite el acceso oportuno a los documentos, optimice los tiempos de búsqueda y contribuya a una mayor eficiencia en el desarrollo de las actividades institucionales. Asimismo, la gestión de documentos como actas, resoluciones, informes de supervisión, informes de actividades, contratos, comunicaciones oficiales y demás expedientes administrativos requiere un seguimiento permanente que permita mantener actualizados los archivos físicos y digitales, asegurando la integridad, conservación y disponibilidad de la información cuando sea requerida por las diferentes áreas de la empresa. Se evidencia la oportunidad de fortalecer los procedimientos relacionados con la gestión documental y el apoyo administrativo, mediante la implementación de actividades orientadas a la organización de expedientes, clasificación de documentos, actualización de archivos y apoyo en la elaboración y revisión de documentación institucional, estas acciones contribuirán al mejoramiento continuo de los procesos administrativos de EMSAN E. S. P. , favoreciendo una gestión más eficiente, organizada y acorde con las necesidades de la entidad.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La necesidad de fortalecer los procesos de gestión documental y apoyo administrativo en EMSAN ESP puede incidir directamente en la eficiencia operativa de la entidad, la existencia de un volumen considerable de documentación institucional, asociada a los procesos administrativos, contractuales, financieros y de prestación de servicios públicos, demanda mecanismos de organización y control que garanticen la disponibilidad oportuna de la información. La insuficiente sistematización y organización de los archivos puede generar dificultades en la consulta, localización y seguimiento de documentos, ocasionando mayores tiempos de respuesta en el desarrollo de las actividades administrativas y en la atención de requerimientos internos y externos, donde puede afectar la trazabilidad de la información y limitar la capacidad de control sobre los expedientes y registros que respaldan la gestión institucional. De igual manera, la falta de actualización permanente de los archivos físicos y digitales puede incrementar la carga operativa del personal encargado de los procesos administrativos, al requerir mayores esfuerzos para la búsqueda, verificación y recuperación de documentos, esta situación puede repercutir en la eficiencia de los procedimientos internos y en el adecuado flujo de información entre las diferentes dependencias de la empresa. El fortalecimiento de la gestión documental constituye un aspecto estratégico para EMSAN ESP dado que contribuye a optimizar los procesos administrativos, mejorar la conservación y disponibilidad de la información institucional, fortalecer los mecanismos de control interno y apoyar el cumplimiento eficiente de los objetivos y responsabilidades de la entidad frente a la comunidad y los organismos de control.
4. Posible solución a explorar.	Como posible solución a explorar se propone fortalecer los procesos de gestión documental y apoyo administrativo de EMSAN ESP mediante la implementación de actividades orientadas a la organización, clasificación, actualización y control de la documentación institucional, esta estrategia permitirá optimizar el manejo de la información, facilitar la consulta de los archivos y contribuir al desarrollo eficiente de los procesos administrativos de la entidad. La solución contempla el apoyo en la organización de expedientes físicos y digitales, la actualización de archivos institucionales, la clasificación de documentos de acuerdo con su naturaleza y la aplicación de criterios que favorezcan su adecuada conservación y localización, de la misma manera se proyecta brindar apoyo en la elaboración, revisión y organización de documentos administrativos, tales como actas, resoluciones, informes, contratos y demás registros que hacen parte de la gestión institucional. De igual manera, se plantea promover mecanismos que contribuyan a mejorar el control y seguimiento documental, fortaleciendo la disponibilidad y trazabilidad de la información requerida por las diferentes dependencias de la empresa, estas acciones permitirán optimizar los tiempos de respuesta, fortalecer los procesos internos y contribuir al cumplimiento de los principios de eficiencia, organización y transparencia que orientan la gestión de EMSAN ESP.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología propuesta para el desarrollo de la práctica empresarial en EMSAN ESP se fundamenta en un enfoque de apoyo administrativo y gestión documental, orientado al fortalecimiento de los procesos relacionados con la organización, control y conservación de la información institucional. Para ello, se llevará a cabo un proceso sistemático de identificación, clasificación y organización de la documentación generada por las diferentes dependencias de la empresa, con el fin de contribuir al mejoramiento de la eficiencia administrativa y la disponibilidad de la información. Se realizara el reconocimiento de los procesos administrativos y documentales de la entidad, identificando la estructura de los archivos, los procedimientos utilizados para la gestión de documentos y las necesidades de organización existentes en el área asignada. Se desarrollarán actividades orientadas a la clasificación, organización y actualización de expedientes físicos y digitales, garantizando el adecuado almacenamiento y conservación de la documentación institucional de igual manera, se brindará apoyo en la organización de actas, resoluciones, contratos, informes de actividades, informes de supervisión y demás documentos administrativos requeridos para el funcionamiento de la entidad. Participación en actividades relacionadas con la recepción, revisión, registro y control de la correspondencia recibida y enviada, contribuyendo a mantener actualizada la información y facilitando su consulta cuando sea requerida por las diferentes dependencias. Apoyo en la elaboración y revisión de documentos administrativos, así como el seguimiento a actividades propias del área, con el propósito de fortalecer los procesos internos y contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales. Finalmente, se realizará un seguimiento continuo a las actividades desarrolladas, evaluando los avances obtenidos en materia de organización documental y apoyo administrativo, con el fin de generar aportes que contribuyan al mejoramiento continuo de la gestión institucional de EMSAN ESP.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de las actividades propuestas permitirá fortalecer los procesos de gestión documental y apoyo administrativo de EMSAN ESP generando beneficios que contribuirán al mejoramiento continuo de la gestión institucional. Se espera lograr una mayor organización y control de la documentación institucional mediante la clasificación, actualización y conservación adecuada de los archivos físicos y digitales, facilitando la consulta y recuperación oportuna de la información por parte de las diferentes dependencias de la empresa. Optimizando los tiempos asociados a la búsqueda, verificación y seguimiento de documentos administrativos, contribuyendo a una mayor eficiencia en el desarrollo de los procesos internos y en la atención de los requerimientos institucionales. Fortaleciendo los procedimientos de archivo y gestión documental permitirá mejorar la trazabilidad y disponibilidad de la información, favoreciendo el cumplimiento de los principios de organización, transparencia y control que orientan la gestión de la entidad. Brindando apoyo en la elaboración, revisión y organización de documentos administrativos contribuirá al fortalecimiento de las actividades operativas del área, permitiendo una mejor distribución de las tareas y un aprovechamiento más eficiente de los recursos institucionales.
7. Producto a entregar (PPM).	PROPUESTA DE PLAN DE MEJORAMIENTO 1-Diagnóstico Durante el desarrollo de las actividades en el área administrativa de EMSAN E. S. P. se identificó la necesidad de fortalecer los procesos relacionados con la gestión documental, organización de archivos y control de la información institucional. El volumen de documentos generados por las diferentes dependencias de la empresa, tales como contratos, resoluciones, actas, informes de supervisión, informes de actividades y correspondencia oficial, requiere procedimientos de organización y seguimiento que permitan optimizar la administración documental y facilitar el acceso oportuno a la información. Asimismo, se evidenció la oportunidad de fortalecer los mecanismos de clasificación, actualización y conservación de los archivos físicos y digitales, con el propósito de mejorar la eficiencia de los procesos administrativos y contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales. 2-Objetivo General Fortalecer los procesos de gestión documental y apoyo administrativo en EMSAN ESP, mediante la organización, actualización y control de la documentación institucional, con el fin de optimizar la disponibilidad de la información y mejorar la eficiencia de los procesos administrativos. 3-Objetivos Específicos * Organizar y clasificar la documentación administrativa de acuerdo con su naturaleza y finalidad. * Mantener actualizados los expedientes físicos y digitales de la entidad. * Apoyar la elaboración, revisión y organización de documentos administrativos. * Fortalecer los mecanismos de control y seguimiento documental. * Contribuir a la optimización de los tiempos de consulta y recuperación de información institucional. 4- Estrategias y Acciones de Mejoramiento Estrategia 1, Fortalecimiento de la gestión documental Acciones * Clasificación y organización de expedientes físicos y digitales. * Revisión y actualización de archivos institucionales. * Organización de contratos, actas, resoluciones, informes y demás documentos administrativos. * Aplicación de criterios de ordenación documental para facilitar la consulta de la información. Estrategia 2, Optimización de los procesos administrativos Acciones * Apoyo en la elaboración y revisión de documentos administrativos. * Organización y control de la correspondencia recibida y enviada. * Actualización de registros documentales. * Apoyo en actividades relacionadas con el seguimiento de procesos administrativos. Estrategia 3, Mejoramiento del acceso y control de la información Acciones * Identificación y organización de expedientes por categorías documentales. * Actualización permanente de la información archivada. * Implementación de mecanismos básicos de control documental que faciliten la ubicación de documentos. * Seguimiento al estado y conservación de los archivos institucionales. 5-Implementación La ejecución del plan de mejoramiento se realizará mediante el desarrollo de actividades de apoyo administrativo y documental, las acciones estarán orientadas al fortalecimiento de los procesos internos de EMSAN ESP bajo la supervisión del personal responsable del área, garantizando el cumplimiento de los procedimientos institucionales y las directrices establecidas por la entidad. 6-Resultados Esperados * Mayor organización y control de la documentación institucional. * Optimización de los tiempos de búsqueda y consulta de información. * Actualización permanente de los archivos físicos y digitales. * Fortalecimiento de los procesos administrativos y documentales. * Mejor disponibilidad y trazabilidad de la información institucional. * Contribución al mejoramiento continuo de la gestión administrativa de EMSAN ESP. 7-Seguimiento y Evaluación El seguimiento se realizará mediante la verificación periódica del cumplimiento de las actividades propuestas, evaluando aspectos como la organización documental, la actualización de expedientes, el control de archivos y el apoyo brindado a los procesos administrativos, los resultados obtenidos permitirán identificar avances y oportunidades de mejora que contribuyan al fortalecimiento continuo de la gestión institucional.
8. Cronograma de trabajo.	Semanas 1 a 2 Inducción y reconocimiento de los procesos administrativos y documentales de EMSAN E. S. P. Diagnóstico de la organización documental y revisión de expedientes existentes. Semanas 3 a 4 Clasificación y organización de archivos físicos y digitales. Organización de actas, resoluciones, contratos y demás documentos administrativos. Apoyo en la recepción, registro y control de correspondencia recibida y enviada. Semanas 5 a 8 Actualización y control de expedientes institucionales. Organización de informes de actividades e informes de supervisión. Elaboración y revisión de documentos administrativos. Continuación de la clasificación y organización de archivos físicos y digitales. Semanas 9 a 12 Seguimiento a la gestión documental y verificación de archivos. Identificación de oportunidades de mejora en los procesos administrativos y documentales. Actualización y control de expedientes institucionales. Organización de documentos administrativos y correspondencia. Semanas 13 a 16 Fortalecimiento de los procesos de organización documental. Seguimiento y control de archivos físicos y digitales. Elaboración y revisión de documentos administrativos. Actualización de expedientes institucionales. Semanas 17 a 20 Evaluación de resultados obtenidos durante la práctica. Consolidación y verificación de la documentación organizada. Identificación de los aportes realizados al mejoramiento de la gestión documental y administrativa. Elaboración del informe final de práctica empresarial.
Nombres	NURY SILVANA
Apellidos	POTOSI ROJAS
Código	220048022
Celular	3234174401
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	nurypotosi16@gmail.com
Asesor	Wilson Revelo Maya
Observaciones.	ninguna