2026A PT 221043040

Marca Temporal	6/22/2026, 11:24:30 PM
1. Presentación de la empresa.	La Fundación Hospital San Pedro es una institución privada sin ánimo de lucro ubicada en la ciudad de Pasto, departamento de Nariño. Cuenta con una trayectoria de más de 140 años al servicio de la comunidad, consolidándose como una de las entidades de salud más importantes del sur de Colombia. Su origen se remonta al año 1886, cuando se materializó la voluntad testamentaria de don Pedro Vela y Figueroa de crear un hospital destinado a brindar atención a las personas más necesitadas. Desde entonces, la institución ha experimentado un constante crecimiento en infraestructura, tecnología y capacidad de atención, convirtiéndose en un referente regional en la prestación de servicios de salud. La Fundación Hospital San Pedro ofrece servicios de mediana y alta complejidad en diversas especialidades médicas, atendiendo pacientes provenientes no solo del departamento de Nariño, sino también de otras regiones del país. Su labor se fundamenta en principios de calidad, humanización, ética y compromiso social, buscando siempre garantizar una atención integral centrada en el bienestar del paciente y su familia. Además de su función asistencial, la institución desempeña un papel importante en la formación de profesionales de la salud mediante convenios académicos y actividades de docencia e investigación. Esto contribuye al fortalecimiento del sector salud y al desarrollo científico de la región. Actualmente, la Fundación Hospital San Pedro continúa trabajando en el mejoramiento de sus procesos, la modernización de sus servicios y la incorporación de nuevas tecnologías, con el propósito de responder de manera eficiente a las necesidades de la población y mantener altos estándares de calidad en la atención en salud. Durante mi práctica empresarial, he tenido la oportunidad de conocer de cerca la gestión administrativa de la institución, así como los procesos que apoyan el funcionamiento y la prestación de los servicios de salud, lo que me ha permitido fortalecer mis conocimientos y adquirir experiencia en un entorno organizacional de gran importancia para la región.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Dentro de la Subgerencia Administrativa de la Fundación Hospital San Pedro, los procesos relacionados con la gestión contractual involucran la circulación constante de documentos como solicitudes de contrato, contratos y otrosíes entre diferentes dependencias de la institución. Estos documentos deben pasar por varias etapas de revisión, aprobación y firma antes de su formalización y posterior archivo. Actualmente, el control de dichos documentos se realiza de manera manual mediante registros en un cuaderno, donde únicamente se anota la dependencia o área a la que se remite cada documento. Aunque este mecanismo permite tener una referencia básica del destino de los contratos, presenta importantes limitaciones para el seguimiento y control del proceso.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Entre las principales dificultades identificadas se encuentra la imposibilidad de conocer en tiempo real el estado actual de un contrato, el tiempo que ha permanecido en cada dependencia y su ubicación exacta dentro del flujo institucional. Asimismo, no existe una herramienta que permita verificar de manera rápida si el documento ya completó todas las etapas requeridas y retornó al archivo principal de la Subgerencia Administrativa. Esta situación genera demoras en la localización de documentos, dificulta la trazabilidad de los procesos contractuales y obliga a realizar consultas manuales con diferentes áreas para determinar el estado de cada trámite. Adicionalmente, la ausencia de indicadores de tiempo impide identificar posibles cuellos de botella o retrasos en alguna de las etapas del proceso.
4. Posible solución a explorar.	Con el fin de dar respuesta a las dificultades identificadas en el seguimiento y control de los procesos contractuales, se propone el diseño e implementación de una herramienta de trazabilidad y seguimiento desarrollada en Microsoft Excel. Esta herramienta estará orientada a registrar, controlar y monitorear en tiempo real el recorrido de los documentos contractuales dentro de la institución, incluyendo solicitudes de contrato, contratos y otrosíes. La herramienta funcionará como una base de datos centralizada en la que se registrará cada documento desde el momento de su elaboración o recepción. A medida que el documento avance por las diferentes dependencias involucradas en el proceso, se actualizará su ubicación, fecha de envío, fecha de recepción y estado actual, permitiendo conocer de manera inmediata en qué etapa se encuentra y quién es el responsable de su gestión. Asimismo, la herramienta permitirá calcular automáticamente el tiempo de permanencia de cada documento en las diferentes áreas, facilitando la identificación de retrasos o posibles cuellos de botella dentro del proceso contractual. De igual forma, se podrá verificar si el documento ya ha completado todas las etapas establecidas y si ha sido devuelto al archivo principal de la Subgerencia Administrativa para su respectiva custodia. Como complemento, la herramienta incorporará indicadores y elementos visuales que permitan identificar de forma rápida los documentos en trámite, los documentos pendientes de retorno y aquellos que presenten tiempos de permanencia superiores a los establecidos. Esto facilitará la toma de decisiones y el seguimiento por parte del personal encargado del proceso. La implementación de esta solución contribuirá a fortalecer el control documental, mejorar la trazabilidad de los procesos contractuales y optimizar la gestión administrativa, reduciendo los tiempos invertidos en la búsqueda de información y proporcionando un mayor nivel de organización y control sobre la documentación contractual de la institución.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para el desarrollo de la herramienta de trazabilidad, control y seguimiento de los procesos contractuales, se empleará una metodología de mejora continua basada en el análisis de procesos, identificación de necesidades, diseño de la solución, implementación y validación de resultados. Esta metodología permitirá garantizar que la herramienta responda a las necesidades reales de la Subgerencia Administrativa y contribuya al fortalecimiento del control documental. Fase 1. Diagnóstico y levantamiento de información En esta etapa se realizará la identificación y análisis del proceso contractual actual, con el propósito de conocer el flujo que siguen las solicitudes de contrato, contratos y otrosíes dentro de la institución. Actividades: • Identificar las dependencias involucradas en el proceso contractual. • Analizar el procedimiento actual de registro y seguimiento de documentos. • Realizar observación directa del proceso de circulación documental. • Identificar las principales dificultades relacionadas con la trazabilidad y control de los contratos. • Determinar los requerimientos funcionales de la herramienta. Fase 2. Diseño de la herramienta Una vez identificadas las necesidades del proceso, se procederá al diseño de la herramienta en Microsoft Excel, definiendo la estructura de almacenamiento de información, los mecanismos de consulta y los indicadores de seguimiento. Actividades: • Diseñar la estructura de la base de datos para el registro de documentos. • Definir los campos de información necesarios para el seguimiento contractual. • Establecer los estados y etapas del flujo documental. • Diseñar formularios de registro y actualización de información. • Diseñar tableros de control e indicadores de gestión. Fase 3. Desarrollo e implementación En esta fase se construirá la herramienta y se configurarán las funcionalidades necesarias para el control y seguimiento de los documentos contractuales. Actividades: • Crear la base de datos de contratos, solicitudes y otrosíes. • Implementar fórmulas para el cálculo automático de tiempos de permanencia. • Configurar listas desplegables y validaciones de datos. • Diseñar reportes y consultas para identificar el estado y ubicación de los documentos. • Implementar alertas visuales mediante formatos condicionales para detectar retrasos en los procesos. • Elaborar el tablero de control para la visualización de indicadores. Fase 4. Pruebas y validación Posteriormente, se verificará el correcto funcionamiento de la herramienta mediante pruebas realizadas con información real o simulada del proceso contractual. Actividades: • Realizar pruebas de registro y actualización de documentos. • Verificar la correcta visualización de estados y ubicaciones. • Validar el cálculo de tiempos de permanencia. • Comprobar el funcionamiento de los indicadores y alertas. • Realizar ajustes y correcciones según los resultados obtenidos. Fase 5. Socialización y entrega Finalmente, se presentará la herramienta desarrollada y se explicará su funcionamiento a las personas involucradas en el proceso. Actividades: • Elaborar el manual básico de uso de la herramienta. • Capacitar a los usuarios responsables del registro y seguimiento documental. • Socializar los beneficios y alcances de la solución implementada. • Entregar la versión final de la herramienta para su utilización. Resultado esperado Al finalizar el proyecto se contará con una herramienta que permita registrar, monitorear y controlar la ubicación, estado y tiempo de permanencia de las solicitudes de contrato, contratos y otrosíes, mejorando la trazabilidad documental y facilitando el seguimiento de los procesos contractuales dentro de la institución.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de la herramienta de trazabilidad, control y seguimiento de los procesos contractuales permitirá fortalecer la gestión documental de la Subgerencia Administrativa, proporcionando información oportuna y confiable sobre el estado y ubicación de las solicitudes de contrato, contratos y otrosíes que circulan dentro de la institución. Uno de los principales resultados esperados es la mejora en la trazabilidad de los documentos contractuales, permitiendo conocer de manera inmediata la dependencia en la que se encuentra cada documento, la fecha de su envío, su estado actual y el tiempo que ha permanecido en cada etapa del proceso. Esto facilitará el seguimiento de los trámites y reducirá las dificultades asociadas a la localización de documentos. Asimismo, se espera optimizar los tiempos de respuesta en la gestión contractual, ya que la herramienta permitirá identificar oportunamente retrasos o represamientos en determinadas dependencias, facilitando la toma de acciones correctivas y el seguimiento por parte de los responsables del proceso. Otro beneficio importante será el fortalecimiento del control documental, debido a que se contará con un registro organizado y centralizado de los movimientos realizados por cada documento. Esto permitirá disminuir la dependencia de registros manuales en cuadernos y reducirá el riesgo de pérdida de información o inconsistencias en el seguimiento. Adicionalmente, la generación de indicadores e información histórica facilitará la identificación de oportunidades de mejora en los procesos contractuales, permitiendo analizar tiempos de gestión, detectar cuellos de botella y apoyar la toma de decisiones basada en información objetiva. En términos generales, la solución propuesta permitirá a la Fundación Hospital San Pedro contar con un mecanismo más eficiente para el control y seguimiento de los procesos contractuales, mejorando la organización documental, fortaleciendo la gestión administrativa y contribuyendo al desarrollo de procesos más ágiles, transparentes y controlados.
7. Producto a entregar (PPM).	Como resultado del desarrollo e implementación de la propuesta de mejora, se entregarán los siguientes productos: 1. Herramienta de trazabilidad y seguimiento contractual en Microsoft Excel Archivo desarrollado en Microsoft Excel que permitirá el registro, control y seguimiento de solicitudes de contrato, contratos y otrosíes, incluyendo información relacionada con su estado, ubicación actual, fechas de envío y recepción, así como el tiempo de permanencia en cada etapa del proceso. 2. Base de datos de control documental Base de datos estructurada para el almacenamiento y consulta de la información correspondiente a los documentos contractuales, permitiendo mantener un registro histórico de los movimientos realizados durante el flujo institucional. 3. Tablero de control (Dashboard) Módulo de visualización que presentará indicadores y reportes relacionados con el estado de los procesos contractuales, documentos en trámite, documentos finalizados, tiempos de permanencia y alertas sobre posibles retrasos en la gestión. 4. Manual de usuario Documento que contendrá las instrucciones para el uso adecuado de la herramienta, incluyendo procedimientos para el registro, actualización, consulta y seguimiento de la información, con el fin de facilitar su utilización por parte de los funcionarios responsables. 5. Informe de implementación Documento en el que se describirá el proceso de diseño, desarrollo e implementación de la herramienta, los resultados obtenidos, las mejoras alcanzadas y los beneficios generados para la Subgerencia Administrativa. 6. Socialización de resultados Presentación de la herramienta desarrollada y de los beneficios obtenidos con su implementación, dirigida a los responsables del proceso contractual y demás interesados dentro de la organización.
8. Cronograma de trabajo.	Fase Actividad Fecha de inicio Fecha de finalización 1 Diagnóstico de la situación actual y observación del proceso contractual 15/01/2026 31/01/2026 1 Levantamiento de información y recopilación de requerimientos con los responsables del proceso 01/02/2026 20/02/2026 1 Análisis del flujo documental y definición de necesidades de control y seguimiento 21/02/2026 05/03/2026 2 Diseño de la estructura de la herramienta y modelamiento de la base de datos 06/03/2026 20/03/2026 2 Definición de indicadores, reportes y funcionalidades de seguimiento 21/03/2026 31/03/2026 3 Desarrollo de la base de datos y módulos de registro de contratos, solicitudes y otrosíes 01/04/2026 25/04/2026 3 Desarrollo de funciones de trazabilidad, consulta y control documental 26/04/2026 15/05/2026 3 Diseño e implementación del tablero de control e indicadores 16/05/2026 25/05/2026 4 Pruebas funcionales de la herramienta con casos reales y simulados 26/05/2026 05/06/2026 4 Corrección de errores y optimización de funcionalidades 06/06/2026 10/06/2026 5 Elaboración del manual de usuario y documentación técnica 11/06/2026 13/06/2026 5 Socialización de resultados y entrega final del proyecto 14/06/2026 15/06/2026.
Nombres	Miguel Angel
Apellidos	Enriquez
Código	221043040
Celular	3107432146
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	miguel.angel.enriquez.guevara@gmail.com
Asesor	Oscar Ramos
Observaciones.	Ninguna