2026A PT 221043046

Marca Temporal	6/25/2026, 11:07:40 PM
1. Presentación de la empresa.	La Fundación Hospital San Pedro (FHSP) es una institución prestadora de servicios de salud ubicada en la ciudad de San Juan de Pasto, Nariño, reconocida por su trayectoria, calidad asistencial y compromiso con el bienestar de la comunidad. Actualmente, se constituye como una de las entidades hospitalarias más importantes del sur de Colombia, ofreciendo servicios integrales de salud de mediana y alta complejidad con altos estándares de calidad y atención humanizada. Su origen se remonta al año 1886, A lo largo de más de 140 años de historia, la Fundación Hospital San Pedro ha evolucionado constantemente en infraestructura, tecnología, investigación y formación del talento humano en salud, consolidándose como una institución líder en la región y referente en la prestación de servicios especializados. La misión institucional de la Fundación Hospital San Pedro consiste en brindar servicios integrales de salud hasta la alta complejidad, con estándares de calidad y humanismo dirigidos al paciente y su familia, apoyados en un talento humano competente y fundamentados en principios y valores institucionales. Esta filosofía orienta el desarrollo de sus procesos asistenciales, administrativos y financieros, garantizando la sostenibilidad y el cumplimiento de sus objetivos organizacionales. El área de Tesorería es la dependencia encargada de administrar, controlar y ejecutar las operaciones relacionadas con el flujo de recursos financieros de la institución. Su gestión se enfoca en garantizar la disponibilidad y el uso eficiente de los recursos económicos necesarios para el cumplimiento de las actividades asistenciales, administrativas y operativas del hospital. Dentro de sus principales funciones se encuentra la gestión de ingresos y egresos, mediante el control de recaudos, la administración de recursos financieros, la programación y ejecución de pagos, el seguimiento de las cuentas por pagar y el cumplimiento oportuno de las obligaciones adquiridas por la entidad. Asimismo, participa en procesos de conciliación bancaria, control de movimientos financieros y elaboración de reportes que apoyan la toma de decisiones institucionales. Debido a que esta área constituye el último eslabón dentro del proceso de pago a proveedores y terceros, mantiene una interacción constante con diferentes dependencias de la organización para verificar el cumplimiento de los requisitos administrativos, contractuales, presupuestales y contables requeridos para la ejecución de los desembolsos. De esta manera, contribuye al adecuado manejo de los recursos financieros y a la sostenibilidad económica de la Fundación Hospital San Pedro.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Dentro del área de Tesorería se ha identificado la existencia de obligaciones pendientes de pago asociadas a facturas que presentan una antigüedad considerable respecto a su fecha de vencimiento. Esta situación se ha generado debido a dificultades en la trazabilidad documental, falta de soportes y el seguimiento de las obligaciones a lo largo de las diferentes etapas del proceso administrativo y financiero que intervienen en la gestión de pagos. Como consecuencia, algunas facturas han quedado rezagadas dentro del flujo de pagos y la falta de soportes, dificulta la identificación de su estado actual y la determinación de las causas que han impedido su trámite y cancelación oportuna. Esta situación representa un riesgo para la institución, debido a la posible generación de intereses moratorios, contingencias financieras, reclamaciones por parte de proveedores y afectaciones en la administración de las cuentas por pagar. Adicionalmente, la acumulación de obligaciones con altos niveles de vencimiento dificulta el control y la conciliación de la información financiera, limitando la disponibilidad de datos confiables para la toma de decisiones y el análisis de la cartera de pasivos. En algunos casos, estas obligaciones pueden presentar soportes incompletos, inconsistencias documentales o requerir validaciones adicionales para definir su viabilidad de pago, negociación o depuración contable. En atención a esta situación, se propone desarrollar una actividad de revisión, análisis y seguimiento de las obligaciones pendientes con alta antigüedad de vencimiento, orientada a recuperar su trazabilidad dentro de los procesos institucionales, identificar su estado actual y suministrar información que facilite la toma de decisiones por parte de la entidad. Este trabajo constituye un aporte al saneamiento y depuración de pendientes financieros identificados por la Fundación Hospital San Pedro, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión administrativa y financiera de la institución.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La existencia de obligaciones pendientes con una antigüedad significativa respecto a su fecha de vencimiento genera diversos impactos en la gestión financiera y administrativa de la Fundación Hospital San Pedro. En primer lugar, incrementa el riesgo de asumir costos adicionales derivados de intereses moratorios, sanciones contractuales o reclamaciones por parte de los proveedores, lo que puede representar una afectación económica para la institución. Asimismo, la falta de trazabilidad y seguimiento de estas obligaciones dificulta el control efectivo de las cuentas por pagar, generando incertidumbre sobre el estado real de algunos compromisos financieros. Esta situación puede afectar la calidad y confiabilidad de la información utilizada para la toma de decisiones, así como los procesos de conciliación y depuración contable realizados por las diferentes dependencias involucradas. Desde el punto de vista operativo, la revisión de obligaciones pendientes con alto nivel de antigüedad demanda una inversión adicional de tiempo y recursos por parte del personal administrativo, debido a la necesidad de realizar búsquedas documentales, validaciones de información y consultas con las áreas responsables de cada proceso. Esto puede generar retrasos en otras actividades propias de la gestión financiera. Por otra parte, el mantenimiento de obligaciones sin definición clara sobre su estado puede afectar la relación institucional con algunos proveedores, quienes pueden presentar requerimientos, solicitudes de información o reclamaciones relacionadas con pagos pendientes. De igual manera, la acumulación de estos casos dificulta la depuración de saldos y la identificación precisa de los compromisos financieros vigentes de la entidad. En conjunto, esta problemática impacta la eficiencia de la gestión administrativa y financiera de la Fundación Hospital San Pedro, al generar riesgos económicos, operativos y de control que pueden afectar la adecuada administración de los recursos institucionales.
4. Posible solución a explorar.	Como alternativa para contribuir a la atención de la problemática identificada, se propone realizar un proceso de saneamiento y trazabilidad de las obligaciones pendientes que presentan una antigüedad superior a un año respecto a su fecha de vencimiento. Esta iniciativa busca proporcionar información confiable y actualizada sobre el estado real de dichas obligaciones, permitiendo reducir la incertidumbre existente frente a compromisos financieros que actualmente no cuentan con una situación claramente definida. La solución planteada está orientada a recuperar la trazabilidad de las facturas pendientes, identificar su estado dentro de los procesos institucionales y consolidar los soportes necesarios para facilitar la toma de decisiones por parte de la Fundación Hospital San Pedro. De esta manera, se espera disponer de información suficiente para determinar la viabilidad financiera, administrativa y documental de cada caso. Asimismo, se busca generar un panorama más preciso de las obligaciones pendientes de gestión, permitiendo establecer cuáles requieren continuidad en su trámite para pago, cuáles pueden ser objeto de conciliación o negociación con los proveedores y cuáles, de acuerdo con los análisis realizados y los lineamientos institucionales, podrían ser susceptibles de depuración o cierre administrativo. La implementación de esta propuesta contribuirá a mejorar la calidad de la información relacionada con las cuentas por pagar, apoyará la gestión de los pasivos pendientes y servirá como insumo para fortalecer el control y seguimiento de las obligaciones financieras de la institución. De igual manera, permitirá aportar al proceso de revisión y saneamiento de partidas pendientes identificado por la Fundación Hospital San Pedro, favoreciendo una gestión financiera más eficiente y acorde con la realidad documental y contable de la entidad.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista Para el desarrollo de la propuesta se empleará una metodología de revisión documental, análisis de información y verificación de trazabilidad, orientada a la identificación y evaluación de las obligaciones pendientes que presentan una antigüedad significativa respecto a su fecha de vencimiento. El proceso se desarrollará mediante las siguientes actividades: 5. 1. Identificación y clasificación de las obligaciones pendientes Como punto de partida, la tesorera entregará un archivo de Excel con las cuentas por pagar superiores a un año en el cual se identificará, proveedor, fecha de emisión, fecha de vencimiento, valor de la obligación y estado registrado en los sistemas institucionales. Esta actividad permitirá conocer la información y definir rutas de verificación acordes con la naturaleza de la factura. 5. 2. Revisión y consulta de información institucional Posteriormente, se efectuará un proceso de recopilación y validación de información mediante la consulta de las plataformas institucionales SIGE, SIO, así como de los repositorios documentales, correos, registros electrónicos disponibles y demás herramientas disponibles en la Fundación. El objetivo de esta etapa será identificar evidencias relacionadas con la radicación, aprobación, contabilización, causación, devolución, observación o cualquier otra actuación administrativa asociada a las obligaciones analizadas. La información obtenida permitirá establecer antecedentes de gestión y detectar posibles inconsistencias o interrupciones dentro del flujo financiero. 5. 3. Verificación de la trazabilidad documental Una vez identificados los antecedentes de cada obligación, se realizará un proceso de reconstrucción de trazabilidad documental mediante la verificación de las diferentes etapas que conforman el ciclo interno de gestión de facturas dentro de la institución. Para ello, se establecerán mecanismos de consulta y validación con las dependencias que intervienen en el proceso de revisión, aprobación, supervisión contractual, recepción de bienes o servicios, gestión presupuestal, registro contable y trámite de pago. Esta actividad permitirá identificar puntos de interrupción, documentos faltantes, devoluciones, observaciones pendientes o cualquier situación que haya impedido la culminación del proceso administrativo correspondiente. 5. 4. Validación de información con proveedores Con el fin de validar la situación actual de las obligaciones pendientes, se desarrollará un proceso de comunicación y conciliación de información con los proveedores involucrados. Durante esta etapa se buscará confirmar la vigencia de las facturas, verificar saldos pendientes, identificar posibles acuerdos previos, validar estados de cartera y obtener soportes complementarios que permitan fortalecer el análisis documental y financiero de cada caso. La información suministrada por los proveedores servirá como mecanismo de contraste frente a los registros institucionales y contribuirá a la construcción de un diagnóstico más preciso sobre cada obligación. 5. 5. Análisis y consolidación de resultados Con base en la información recopilada durante las etapas anteriores, se realizará una evaluación integral de cada obligación, considerando aspectos documentales, administrativos, financieros y contables. Este análisis permitirá determinar el nivel de gestión alcanzado por cada factura, identificar riesgos asociados a su antigüedad y establecer la viabilidad de las diferentes alternativas de tratamiento institucional. Asimismo, se consolidarán los hallazgos identificados, generando información de soporte para la toma de decisiones por parte de las áreas responsables. 5. 6. Presentación del informe con los hallazgos clave para la toma de decisiones Como resultado del proceso de análisis, se elaborará un informe consolidado que contendrá el estado actualizado de las obligaciones revisadas y los hallazgos encontrados por las posibles acciones de gestión para cada una de ellas. Dependiendo de la información y soportes obtenidos, las alternativas podrán incluir la continuidad del trámite para pago, la gestión de conciliaciones o, la actualización de información administrativa o financiera, o la evaluación de procesos de depuración contable y cierre administrativo cuando las circunstancias del caso así lo permitan. Esta etapa permitirá aportar información confiable para la regularización de obligaciones pendientes y apoyar el proceso de saneamiento de partidas identificadas por la Fundación Hospital San Pedro.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La ejecución de la propuesta permitirá obtener información confiable y actualizada sobre el estado de las obligaciones pendientes que presentan una antigüedad significativa respecto a su fecha de vencimiento, contribuyendo a la clarificación y regularización de partidas que actualmente presentan limitaciones en su trazabilidad documental y administrativa. Como resultado del proceso de identificación, validación y reconstrucción de la trazabilidad de las obligaciones, la Fundación Hospital San Pedro contará con un diagnóstico más preciso sobre el estado real de los compromisos financieros analizados, incluyendo la identificación de soportes documentales, antecedentes de gestión, responsables del trámite y posibles causas que han impedido la culminación de los procesos de pago correspondientes. Asimismo, se espera consolidar información que facilite la toma de decisiones respecto a cada obligación evaluada, permitiendo determinar cuáles continúan vigentes y requieren gestión para su pago, cuáles pueden ser objeto de conciliación o negociación con los proveedores y cuáles podrían ser susceptibles de depuración administrativa o contable de acuerdo con los lineamientos institucionales y la normatividad aplicable. Desde el punto de vista financiero, la propuesta contribuirá a la mitigación de riesgos asociados a obligaciones pendientes sin gestión definida, tales como la acumulación de intereses moratorios, reclamaciones de proveedores, contingencias económicas o posibles procesos jurídicos derivados del incumplimiento de compromisos adquiridos por la institución. Adicionalmente, el desarrollo de este trabajo permitirá fortalecer la confiabilidad de la información relacionada con las cuentas por pagar, favoreciendo los procesos de conciliación, análisis financiero y control de obligaciones. Esto proporcionará una base documental más sólida para futuras revisiones, auditorías y procesos de seguimiento realizados por las áreas administrativas y financieras de la Fundación Hospital San Pedro. Finalmente, se espera aportar al proceso de saneamiento de obligaciones pendientes de la institución mediante la recuperación y validación de información relevante para cada caso, contribuyendo a una gestión más eficiente de los compromisos financieros y al mejor conocimiento de la situación real de las obligaciones objeto de análisis.
7. Producto a entregar (PPM).	Como resultado del desarrollo del plan de mejoramiento, se entregará una base de datos consolidada en formato Excel que contendrá la información recopilada, analizada y validada durante el proceso de revisión de las obligaciones pendientes objeto de estudio. La herramienta estará diseñada como un instrumento de consulta y apoyo para la toma de decisiones, permitiendo centralizar la información relevante de cada obligación analizada. Entre los principales campos de información se incluirán: • Nombre o razón social del proveedor. • Número de factura o documento soporte. • Tipo de obligación. • Fecha de emisión y fecha de vencimiento. • Valor de la obligación. • Días de antigüedad respecto a la fecha de vencimiento. • Estado actual de la obligación. • Información obtenida de los sistemas institucionales y fuentes documentales consultadas. • Hallazgos relevantes relacionados con el trámite de la factura. • Posibles causas que originaron la interrupción o retraso del proceso de pago. • Información suministrada por el proveedor, cuando aplique. • Determinación preliminar sobre la vigencia de la obligación. • Observaciones y recomendaciones para su gestión. Adicionalmente, la base de datos incluirá una clasificación de las obligaciones de acuerdo con los resultados obtenidos durante el análisis, permitiendo identificar aquellos casos que requieren continuidad en su trámite para pago, aquellos susceptibles de conciliación o negociación con proveedores y aquellos que podrían requerir revisión para procesos de depuración contable. Este producto constituirá una herramienta de apoyo para la Fundación Hospital San Pedro, facilitando la consulta de información consolidada, la evaluación de riesgos asociados a obligaciones pendientes y la toma de decisiones frente a cada caso analizado.
8. Cronograma de trabajo.	SEMANA 1 - Identificación, clasificación y caracterización de las obligaciones pendientes objeto de análisis. - Levantamiento y validación de información en plataformas institucionales (SIGE, SIO y correo electrónico) SEMANA 2 - Reconstrucción de la trazabilidad documental mediante consulta a las áreas involucradas en el proceso - Validación y conciliación de información con proveedores y terceros relacionados SEMANA 3 - Consolidación, análisis y evaluación de la información recopilada - Determinación del estado de las obligaciones y formulación de alternativas de gestión - Elaboración y actualización de la base de datos consolidada de hallazgos - Elaboración del informe final de resultados y recomendaciones - Entrega de productos finales.
Nombres	Ana Sofia
Apellidos	Caicedo Arias
Código	221043046
Celular	3157231484
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	ansofycar@gmail.com
Asesor	Oscar Ramos
Observaciones.	Ninguna